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電子情報保存ソリューションとRPAとの連携で、業務削減とペーパーレス化を実現

本特集は日本経済新聞出版社の許諾を得て日経MOOK「RPAホワイトカラー革命」に掲載された内容より転載したものです。

ペーパーレス化が急速に進む中、効率的で適切な情報管理を実現するために新たな電子情報保存システムが生み出された。RPAを併用することで、さらに大幅なコスト削減と業務の効率化が可能になる。

法定帳簿や各書類を一括管理する「PandoraClimber™」

多くの企業にとってペーパーレス化は急務となっているが、紙書類のデジタル化に伴う膨大な入力作業やシステムの使いにくさといった壁に阻まれているケースは少なくない。そんな悩みに応えるため、直感的で分かりやすく、効率的な仕組みとして開発されたのが、電子データ保存ソリューション「PandoraClimber™」だ。
仕訳帳や総勘定元帳、領収証、請求書等の国税関係帳簿のほか、Office文書や画像、動画等、様々な情報の保存や統合管理をワンパッケージで実現するECM(Enterprise Content Management)ソリューションである。ビジネスソリューション事業部の鈴木雅臣課長代理は「電子帳簿保存法に対応しており、帳簿申請、書類申請、スキャナ保存申請に必要な機能の要件を満たしています。初期の開発から20年の歴史があり、2000社の導入実績があります」と話す。
より直感的な操作性を実現するため、Googleが提唱したマテリアルデザインを採用しており、一度体験すれば取り扱いに迷わない仕様となっている。まさにマニュアルいらずのインターフェースだ。さらには、マルチブラウザ、マルチデバイス対応となっている点もありがたい。ブラウザさえあればPCだけでなくタブレットでも利用可能で、外出先、例えば工場や倉庫、出張先でも使うことができる。面倒なソフトやツールのインストール等も必要ない。

RPA(WinActor)と組み合わせると何ができるのか

PandoraClimber™はRPA(WinActor)と併用することで、大幅な業務効率化を実現できる。例えば金融機関では、担当者が毎朝、電子帳票サーバにアクセスして帳票を紙に印刷し、上長が確認して最終的に支店長が承認するといった煩雑な作業が発生している。さらに書類は倉庫に輸送、保管される。ここでWinActorを使って必要な帳票データを自動的にPandoraClimber™に取り込んでみよう。すると、ワークフロー機能によって手続きの電子化が可能になる。
「各担当者がデジタルで確認・承認をした上でそのまま管理・保管でき、一連の業務がスムーズに運びます」とビジネスソリューション事業部の千代田直泰氏はそのメリットを説明する。
もう一つの具体例は、拠点が全国に点在している場合の情報管理や保管の効率化だ。各拠点で見積書、注文書、請求書等が発生するが、特に取引先から受領した紙のデータは事務センターに集約され、基幹システムに手動で入力しなければならない。原本を見ながらの手入力はミスの発生リスクがある上、人件費がかかる。入力が終わった書類は、倉庫に輸送されて保管されるが、ここでも輸送費用、維持管理費用が発生する。
そこで各拠点の担当者が、取引先から受領した紙書類をスキャナやスマートフォンを使って電子化し、さらにそのデータをWinActorによって自動的にOCR(光学的文字認識)ソフトを介してPandoraClimber™に取り込めば、手入力による手間やミスを大幅に削減できる。PandoraClimber™は電子帳簿保存法に対応しているために原本の破棄が可能となり、輸送や保管のコストがなくなるのだ。
これらのほか、多くの企業では老朽化したシステムにおける問題も抱えている。長い間使われていた旧来の電子帳簿システムにデータを保管していると、新しいシステムに移行するだけで費用、手間、時間によるコストが膨大になってしまう。このような場合のデータ移行も、WinActorとPandoraClimber™を併用すれば、自動的に24時間作業を進められ、コストも最小限に抑えられるという。

お客様の課題を解決する「PandoraClimber™」

電子帳簿保存のみならず社内情報の一括管理を目指す

「将来的には、電子書類だけではなく、社内のあらゆる情報をデータベースで管理できる仕組みに拡張していけるように開発を進めています。昨今では人材の流動化が進んでおり、海外では社内のコンテンツをどう管理するかが一つの課題となっています。今後は日本国内でも、この問題の重要性が増してくるでしょう」とビジネスソリューション事業部の南口富夫担当部長は強調した。

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