導入事例/アルプスファイナンスサービス株式会社 様

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『BIZUTTO(びずっと)経費』とのデータ連携で
経費精算のペーパーレス化とテレワーク対応を実現。
電帳法対応で経理の大幅な業務効率化も達成。

アルプスファイナンスサービス株式会社 様

電子部品事業と車載情報機器事業を中核とするアルプスアルパインのグループ企業として、保険事業や金融事業を中心に、個人および法人のお客様に対して安心と安全、困りごとの解決策、万が一の際の補償・アフターケアまでを含むサービスを提供。
「あなたの未来を“すてき”にしますをモットーに、ファイナンス事業を通じて関わる全ての人の豊かな未来を創造する存在として、お客様のご期待に日々応えられるよう努められています。

  • 設立:1971年6月25日
  • 所在地:東京都大田区雪谷大塚町1-7
  • 業務案内:
    1. 金融事業/リース、割賦、手形割引、ファクタリング、グループ資金センター
    2. 保険事業/損害保険、生命保険
    3. 不動産事業/仲介・斡旋、賃貸、管理
    4. 物販事業/健康補助食品販売、カード業務、自販機管理
    5. 中古機器装置の売買、仲介・斡旋事業
    6. 経理、財務受託事業
  • 従業員:95名(2022年3月末現在)
  • オフィシャルサイト:https://www.alfs.co.jp/

【お話を伺った方】

アルプスファイナンスサービス株式会社
  • 経理グループ
    マネージャー 篠﨑智史 様
           板倉なるみ 様

導入前の課題

  • ワークフローの最適化を図りたい
  • コロナ禍で需要が高まったテレワークを促進したい
  • 単なる経費精算のペーパーレス化では書類整理の先送りにすぎない
  • 既存の経費精算システムでは電帳法対応が難しい

導入後の期待

  • 業務効率化を実現する最適なワークフローを構築
  • 経費精算のペーパーレス化と業務効率化をテレワークで両立
  • 経費精算の電帳法対応を簡単に、手間なく、確実に実現
  • 社内の電帳法対応領域を拡大

「ClimberCloud」選定のポイント

  • BIZUTTO(びずっと)経費のデータがそのまま利用できる優れた連携性
  • JIIMA※認証を取得した電帳法完全対応製品
  • 月額基本料金900円と低コスト
  • 追加コストは利用状況に応じた従量課金制
  • 保存データの検索機能が充実

※公益社団法人日本文書情報マネジメント協会

【ソリューション導入の背景】

経費精算をテレワークで負荷なく実現するため、電帳法を視野に検討を開始

ClimberCloud

アルプスファイナンスサービス様は、電子部品事業と車載情報機器事業を中核ビジネスとするアルプスアルパイン・グループの企業です。
さらなる成長に向けて積極的にビジネスを拡大すると同時に、業務の効率化と負荷軽減も推進。経費精算関連でも、グループ企業のアルプス システム インテグレーション株式会社(以下、ALSI)が開発した経費精算システムを導入し、業務を効率化していました。

2020年夏、経費精算関連の仕組みを進化させる転機が訪れました。導入していた会計システムを、オンプレミス版から最新のクラウド版へ切り替えることが決定。このシステム変更を機にワークフローの最適化を図ることになり、経費精算関連のフロー改善にも取り組むことになったのです。

「コロナ禍で、テレワークの必要性が高まったこともフロー改善に取り組む重要な要因の一つでした」と当時を振り返るのは、同社の経理グループ・マネージャーで、今回のプロジェクトを主導した篠﨑智史氏です。

「ただ、経費精算の申請をペーパーレスにしても、請求書など原紙の保存義務があるため、いずれは出社して書類整理を行う必要性があります。そこで、電帳法に対応した新しい経費精算の仕組みについて検討を始めました」(篠﨑氏)

同社では、ALSIに新たな提案を依頼すると同時に、対応ソリューションの独自調査も進めました。

【製品選定の理由】

テレワーク下でペーパーレス・業務効率化・電帳法対応が確実に達成できる

最終的に検討対象になったのは、導入している会計システムメーカーの製品や、積極的な広告展開で知名度のある製品など、3~4製品。それぞれのメリットなどを検討し、採用が決定したのは、ALSIの提案。ALSI が新しく開発したクラウド型経費精算サービス『BIZUTTO(びずっと)経費』と『ClimberCloud』を連携させたソリューションでした。

「最も評価したのは、ALSI によってBIZUTTO(びずっと)経費とClimberCloudのデータ連携がしっかり整備され、今回の導入目的である“テレワーク環境下でのペーパーレス化・業務効率化・電帳法対応”が、簡単に、手間なく、確実に達成できることです」(篠﨑氏)

さらに、ALSIは同社の業務運用を把握しているため、導入後も細部にわたって的確なサポートを受けられる安心感も、高評価につながりました。

製品それぞれにも魅力があり、BIZUTTO(びずっと)経費はサーバー管理や運用維持の負荷が少なく、コスト面でもメリットがありました。そしてもう一つ、「ALSIの新製品ということで、当社がいち早く使用し、経理視点からの課題提起や要望を出すことで機能の充実に貢献でき、グループの内外に関わらず、多くのお客様に歓迎される製品になればいいな、という想いもありました」と、篠﨑氏は話します。

「ClimberCloudについては、JIIMA認証を取得した電帳法対応の製品であること、導入・運用コストが抑えられること、さらに検索機能が充実している点に注目しました」(篠﨑氏)。

【導入プロセス】

多少強引なお願いにも対応してもらい、予定通り本番稼働を開始

システム導入に向け、具体的な検討がスタートしたのは、2021年4月。その後、6月から2カ月かけてマスターデータを設定。9月末にユーザー説明会を実施。1カ月間のテスト運用を経て、11月からシステムの運用が始まりました。
最初の2カ月間は、システムに慣れてもらうため、書類は紙ベースと電子データの両方で運用。2022年1月から電子データに一本化し、ペーパーレス化による本格運用へと移行しました。

この間の取り組みについて篠﨑氏は、「メイン担当は1名体制で、通常の経理業務と並行して対応していたため、ALSIには多少強引なお願いにも対応してもらうことがありました」と言います。

さらに、マスターデータの設定完了後に、メイン担当が板倉なるみ氏に変更。それまでプロジェクトに参加していなかった板倉氏は、「システム関連の知識・スキル習得をALSIにフォローしてもらい、とても助かりました」と言います。(板倉氏)

システム構築から人的支援まで含めた全面的なサポート体制によってスケジュールは予定通りに進み、本番稼働を迎えることができたのです。

【導入効果】

電帳法対応で、経理確認だけが目的の出社は不要。完璧なテレワークが実現

「使い始めなので慣れない点もありますが、運用は概ね問題なく、申請・承認業務はスムーズに実施できています」と、板倉氏。ユーザーからの問い合わせに対しては、丁寧に説明することを心掛けた結果、件数も落ち着き、「使いやすくなった」という声も聞こえていると言います。

さらに、テレワーク対応による業務効率化に関しては、まだ全社的なデータはないものの、経理グループでは、すでに大きな成果があらわれています。

「紙運用だった従来は、出社時しか経理確認ができないことから業務が滞らないように定期的な出社が必要で、出社時はまとめて処理するために負担も大きく、締め日の周辺は本当に大変でした。それが現在は、すべてテレワークで対応することも可能に。経理確認だけのために出社しなくてもよくなったのは、効果として一番大きいと感じています」と、板倉氏はこの数カ月の実感を言葉にします。

「ClimberCloudに関しても、ペーパーレス化の実施に向けて保存データを確認するとき、細かい検索条件を設定できることから目的の書類がすぐに表示され、とても便利で、魅力を感じました」(板倉氏)

【今後の展望】

ClimberCloudの機能を活用し、電帳法対応領域を拡大

現在はまだ、新システム導入の過渡期であると、同社では認識しています。そこで、ユーザーすべての理解が進み、正しく運用できるように社内のサポート体制を充実させるとともに、BIZUTTO(びずっと)経費のチュートリアル機能などもフルに活用して正しい使用法の普及に努めたいと、篠﨑氏は話します。

「ALSIには、これまでの取り組みを通じて当社の業務を深く理解してもらっているので、その知見を活かして引き続きフォローしてもらいたいと考えています」(篠﨑氏)

板倉氏が注目しているのは、経費精算関連だけでなく、契約書などの電子取引データもClimberCloudに保存できる点です。

「今後は全社の業務を対象に、電帳法対応を進めていきたいと思っています」(板倉氏)

電帳法対応の領域拡大に関しては、ALSIと当社の強力なパートナーシップを活かし、ご要望に対応していきたいと考えています。当社では、これまでの蓄積に基づく数多くのソリューションはもちろん、新たなニーズにも的確に対応するため、様々な機能拡張を積極的に進めています。引き続き、当社のソリューション提案・提供にご期待ください。

アルプスファイナンスサービス様のように使いこなす「ClimberCloud」の活用法

電帳法対応の経費精算システム導入で、経理関連業務のテレワーク対応やペーパーレス化・効率化をめざす企業は多くあります。アルプスファイナンスサービス様もその1社で、目標の達成に向け、ALSIが構築したクラウド型経費精算システム『BIZUTTO(びずっと)経費』とClimberCloudを連携させたソリューションを導入されました。
このソリューションは、ALSIと当社の強力なパートナーシップにより、BIZUTTO(びずっと)経費とClimberCloudの緻密なデータ連携を実現したもの。「業務の効率化が進んだ」「操作がしやすい」「電帳法対応に有効」との評価が寄せられています。
こうした実績をもとに、ALSIと当社では今後、様々なお客様にソリューションの提案から運用サポートを提供していきます。現場の使いやすさを最優先し、電帳法に対応した経費精算ソリューションの導入をご検討のお客様は、お気軽にご相談ください。