味の素トレーディング株式会社様 kintoneとの連携事例|電子帳簿保存法完全対応のClimberCloud(クライマークラウド)

味の素トレーディング株式会社様
kintoneとClimberCloudの連携事例

[ClimberCloud(kintone連携)・WinActor・DX-Suite]

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kintoneとClimberCloudの連携で
請求処理のペーパレス化と電帳法対応を実現。
新たな業務負担を抑えるため、AI-OCR+RPAも導入。

味の素トレーディング株式会社 様

味の素グループの中核商社として、高品質サービスをグローバルなフィールドで提供されている味の素トレーディング様。幅広いネットワークを活かし、食材・食品・ヘルスケア・食品工場用機械などの輸出と新市場開拓から、素材調達・製品開発・委託製造販売までを展開。さらに、貿易のプロフェッショナル集団として、幅広い顧客の輸出入業務や需給を代行する受託事業も展開されています。

  • 設立:1954年8月19日
  • 所在地:東京都港区台場二丁目3番1号 トレードピアお台場11階
  • 事業案内:味の素グループ製品・食品工場機材、食品素材、食品・医療・化成品原料、合成皮革用離型紙などの輸出入及び調理製品の委託製造販売
  • 従業員数:70名
  • オフィシャルサイト:https://www.ajitrade.com

【お話を伺った方】

味の素トレーディング株式会社
  • 財務部長 兼 経営企画部長 野島 悟 様
  • 総務部 課長 中丸 謙助 様
  • 財務部 多田隈 歩 様
TOMAコンサルタンツグループ株式会社
  • 取締役 持木 健太 様

導入前の課題

  • 支払関連処理はコロナ禍でも出社して対応することも
  • 新型コロナの脅威拡大で経理部門のテレワーク強化が急務
  • 電帳法(電子帳簿保存法)対応環境の新規整備

導入後の期待

  • 支払関連処理のペーパレス化でテレワーク推進
  • 自動化でペーパレスに伴う業務負担なし
  • 新たな負担なく電帳法に完全対応

「ClimberCloud」選定のポイント

  • 電子データ保存からスキャン保存などオールマイティに対応
  • API公開でkintoneとの連携もスムーズに実現
  • 電帳法完全対応。JIIMA※認証取得で安心して利用できる
  • 利用ユーザー数に制限がない
  • 利用料金が月額900円からで初期投資を抑えて導入できる

※公益社団法人日本文書情報マネジメント協会

【ソリューション導入の背景】

ペーパレス化で請求関連処理のテレワークを実現し、電帳法にも対応したい

ClimberCloud

味の素トレーディング様の本社は、東京のお台場地区にあります。同地区は東京2020オリンピック・パラリンピックの会場であることから、同社では大会期間中の業務は在宅で行えるよう準備を進めていました。この体制整備により、政府が2020年に新型コロナウイルス感染症対策として呼びかけたテレワークの推進にもスムーズに対応できたと言います。

経理部門も、請求書のPDF受領や支払依頼書の電子化などでテレワーク対応を進めていました。ただ、紙伝票も存在していたため、並行して出社対応も行われていたのですが、新型コロナウイルスの感染拡大が続いたことから、テレワーク対応のさらなる体制強化を決定。「支払処理関連業務をペーパレス化によってテレワークを実現し、付随する業務負担の軽減と同時に、電帳法にも対応した仕組みづくりの検討を始めました」と、当時の状況を野島氏は語ります。

めざす仕組みを実現するため、同社ではWebを通じてリサーチを開始し、数社に問い合わせを実施。その中の1社が、NTTデータビジネスブレインズでした。

当社では同社の問い合わせを受け、ClimberCloudを紹介。「ClimberCloudは電帳法に特化した画期的な製品で、ニーズにマッチした便利なシステムだと感じました」(野島氏)。さらに、「めざす仕組みづくりに対応できるコンサルタントを紹介してもらえないか」と相談されたことから、パートナー企業の中で電帳法対応に多くの実績を持つTOMAコンサルタンツグループ(以下TOMA)に、今回の案件対応を依頼しました。

こうした対応を通じて野島氏は、「NTTデータグループであることの安心感に加え、企業の誠意と信頼感が高まりました」と、当社の印象を言葉にしました。

【ソリューション導入に向けて】

お客様業務を分析し、当社製品とkintoneを連携させたソリューションを提案

TOMAでは、これまでも多くの電帳法関連案件を、当社の紹介を通じて手掛けています。この良好な関係が続いている要因のひとつとして持木氏があげたのは、当社のビジネススタンスです。

「案件紹介のとき、NTTデータビジネスブレインズが常に強調することがあります。それは、“当社製品ありきではなく、お客様に最適な提案をお願いします”と言うもの。お客様の業務フローをしっかり分析したのちに最適なソリューションを提案できるので、本当にありがたいと思っています」

さっそく味の素トレーディング様の業務フローとシステムを分析した持木氏。同社では支払処理関連のデータを基幹システムで管理していることから、基幹システム内でペーパレス対応を行い、電帳法システムと連携させればニーズに応えることが可能です。ところが、この基幹システムはグループ会社で共用しているため、個別カスタマイズには相当の手間とコストがかかってしまいます。

そこで持木氏が提案したのは、AI-OCR「DX-Suite」+RPA「WinActor」+kintone+ClimberCloudで構築するシステム。味の素トレーディング様では、各担当者が請求書を受領すると必要事項を基幹システムに登録後、支払依頼書を出力しています。持木氏が注目したのは、この支払依頼書が自社フォーマットのため、DX-Suiteで読取率100%が実現できる(その後の検証で実証)ことです。そこで、WinActorによる夜間バッチで支払依頼書の伝票番号・日付・取引先・金額・通貨をDX-Suiteで読み取ってkintoneに自動登録。これにより、支払承認までの業務がペーパレス&新たな業務負担なしで実施でき、そのデータをClimberCloudに連携・保存することで電帳法対応が実現できるのです。

【製品選定の理由】

多彩な機能を搭載し、導入時も導入後も安心して使えるClimberCloud

今回の提案にClimberCloudを採用した理由として持木氏が最初にあげたのは、「対応領域の幅広さ」です。ClimberCloudは、請求関連の電子データはもちろん、スキャン保存にも、他の帳簿や書類の保存にもオールマイティに対応します。そのため、味の素トレーディング様の対応業務が、ソリューション導入後に拡大しても対応できる。「導入後でも簡単にソリューション領域が拡張できることは、提案サイドから見て大きな魅力になっています」(持木氏)。

加えて、APIを公開しているため、kintoneとの連携がスムーズにできることも重要なポイントだと話します。

そしてもうひとつのポイントが、JIIMA認証を取得していることです。JIIMA認証がないと、細かな部分まで電帳法に対応していることを確認する作業が必要になります。一方、ClimberCloudはJIIMA認証されているので、その作業が一切不要。お客様も、JIIMA認証され、電帳法に完全対応しているClimberCloudなら、電帳法に関する詳しい知識がなくても、安心して利用できます。

さらに、クラウドシステムなので、利用ユーザー数に制限がないこと。これはテレワーク対応を考える上で、大きなメリットです。

また、月額900円から利用できることは、初期投資を抑えられることから導入しやすく、コロナ禍で即時対応が有効な現状にフィット。導入後、企業ニーズに応じて機能をレベルアップできる点も、優れている点だと話します。

AI-OCRとして「DX-Suite」、RPAは「WinActor」と、共に当社の取扱製品を採用したのは、「これまでの連携実績が多く、安心して導入提案できたからです」(持木氏)

【移行プロセスと移行後の効果】

ペーパレス化が負担なく実現し、他社が驚くほどのテレワーク環境が実現

TOMAの提案を受けた味の素トレーディング様は、ニーズにマッチする内容であり、導入後に他の業務にも有効活用できると確信したことから、導入を決定しました。

導入プロジェクトは、2020年12月にスタート。2021年4月の本格運用に向け、TOMA主導で業務フローの可視化と全体構想を構築したのち、システム開発、各種テストなどが進められました。新たな業務フロー導入に伴う社内規定の作成も、税務署への電帳法申請も、基本的にTOMAが担当。多田隈氏は、こうしたTOMAの対応により、「新しい業務フローの定着に向けた社内説明会に注力できました」と言います。

そして2021年4月、計画通り本格運用が開始されました。運用当初は多少の混乱があったものの、次第に新たな運用が定着。各部門の担当者は、基幹システムに登録後、支払依頼書をPDF出力し、請求書とセットにして指定フォルダに保存するだけで自動的にデータ化され、申請・承認作業がペーパレスで完了します。経理部門もそのデータを確認することで業務を進めることができ、ClimberCloudへのデータ保存で電帳法対応が実現。

「従来行っていた支払関連帳票の出力とファイリング作業が不要になり、業務効率が大幅に向上しました」(多田隈氏)

「今回のソリューション導入は、テレワークの観点から大成功だと思っています」と言う中丸氏のコメントを受け、多田隈氏は「他社の経理担当者と会話すると、“経理のテレワークは無理”と言われる方が多く、当社の状況をお話すると、みなさん驚かれます」と、導入効果を実感したエピソードを語ってくれました。

【今後の展望】

新システムを有効活用し、様々な業務の効率化を加速させたい

当初の課題が解決できた味の素トレーディング様は、次のステップを見据えた準備を進めています。「今回、新たなシステムを運用し、各製品が持つ機能とポテンシャルがイメージできました」と言う中丸氏は、「その内容をうまく活かし、関税関係書類や輸出入関係書類など、他の帳票についても段階的に対応させていく予定です」。

野島氏は、「今回導入したソリューションを有効に活用し、様々な業務の効率化を図っていきたいと考えています。そのため、自社での検討はもちろん、TOMAとNTTデータビジネスブレインズからのアドバイスにも期待しています」と語ります。

味の素トレーディング様の期待に応えるため、TOMAはコンサルティングの観点から、当社は各製品の機能拡張の観点から同社のニーズをとらえ、引き続き協力しながら、業務の効率化を加速させる取り組みに貢献していきたいと考えています。

【味の素トレーディング様のように使いこなす「ClimberCloud」の活用法】

ClimberCloudはAPIの公開により、kintoneのようなワークフローシステムのほか、ERPや販売管理システムなどとの連携も可能です。味の素トレーディング様のように基幹システムの改修が難しい場合も、お客様のニーズに最適なソリューションが提供できるよう、多くのベンダーやコンサルタントといったパートナー企業との協業体制を構築しています。電帳法対応を検討されるときは、Webからお気軽にご相談ください。伺った内容により、経験豊富なパートナーと協力し、ご満足いただけるソリューション提案に取り組みます。