導入事例／ブリヂストン化工品ジャパン株式会社　様

【ソリューション導入の背景】

社内に浸透した『ワークフローEX』を活用し、電帳法に対応した環境を

業務の効率化や負荷を軽減するため、各種の情報機器やインフラシステムの導入・整備を積極的に進めているブリヂストン化工品ジャパン様。経費関連の申請・承認には、ナルボ社の『ワークフローEX』を導入して業務の効率化を実現していました。この運用を維持するにあたり、新たな課題になったのが、2024年に電帳法対応が完全義務化されることです。経費精算書類は国税関係帳簿書類に該当することから、電帳法に従い、当時の紙保存から電子保存へ移行するという方向性が示されました。

「この方針に基づき、新たに電帳法対応システムを導入してワークフローEXと連携させるための検討を、2022年6月頃から始めました」と語るのは、同社で情報インフラ系の導入から運用までを担当するITソリューション部ICTインフラ課の長谷 努氏です。「システムの観点からは、申請がワークフローEXで承認されると同時に電帳法対応システムとデータ連携され、電子保存されることを目標に掲げました」と話します。

これに加えて、もう一つ重視したのが「ユーザーが利用しやすい柔軟な検索性です」というのは、長谷氏と同じ部署に所属し、今回の案件をともに主導した菅野友貴氏です。検討のスタート段階で菅野氏は、電帳法対応システムを利用する機会が多くなる経理、購買、リスク管理といった部署へのヒアリングを実施。そこで明確になったのが、多様な検索ニーズだったのです。

「ヒアリングした部署では、申請書の中身を確認する業務が頻繁にあるため、書類を検索する機会が数多くあります。ところが紙保存の場合、該当書類を探し出すのに、多大な時間と手間がかかっていたのです。しかも、該当書類を探し出すときに目を向けるのは、書類番号や経費項目、申請者名など、部署や確認内容によって異なります。

「ヒアリングの結果、自由に検索項目を設定して該当書類をすぐに探し出せるシステムであることが、ユーザーにとっては最大の要望だとわかったのです」（菅野氏）

【導入プロセス】

ワークフローEXとの連携に続き、Web請求プロジェクトもスタート。

ClimberCloudの導入は、同社とナルボ社で実施。「トライアル段階でNTTデータビジネスブレインズから十分な説明を受けていたので、改めて試行錯誤することも、トラブルもなく、スムーズに導入できました」と、菅野氏。そして2023年1月、本稼働がスタートしました。

こうしてClimberCloudの導入が完了すると、同社ではもう一つのプロジェクトが動き出しました。請求書をWeb発行する取り組みです。当時、同社では請求書を紙発行していたため、請求書の封入・郵送作業の負担が発生するうえ、請求書の到着に時間がかかること、さらに郵送の誤送付による情報漏えいリスクも無視できないことが課題になっていたのです。

そこで注目したのが、ClimberCloudのWeb請求機能です。この機能を知ったのは、ワークフローEXとの連携を実現するために、ClimberCloudの理解を深めているときでした。Web請求機能の利用に向け、まずは請求書発行システムを自社開発。その請求書データを、ワークフローEXのAPI連携で習得した技術を活用してClimberCloudと連携させ、請求書をWeb発行。これにより、紙発行で抱えていた課題を解消するとともに、電帳法への対応もめざしたのです。

この実現に向け、同社では請求書発行システムの開発に着手。同時に、取引先の承諾を得るための活動もスタートさせました。経費関連の電帳法対応は社内整備だけで実現できますが、電帳法に対応したWeb請求は、取引先各社の理解と体制の整備が必要だからです。「そのため、けっして焦ることなく、十分に時間を取って取引先に説明を行い、当社が発行するWeb請求書に対応してもらえる体制づくりに努めました」と、当時の取り組みについて長谷氏は語ってくれました。

この活動によって取引先各社の体制が整い、2024年5月にWeb請求システムが稼働しました。

【今後の展望】

さまざまなシステムとの連携で、さらなる業務の効率化を

ワークフローEXとClimberCloud、請求書発行システムとClimberCloudの連携により、電帳法に対応した環境と業務の効率化が実現。「めざしていたゴールは、すべて達成できたことから、現状には満足しています」と、菅野氏は言います。そのうえで、今後の期待としてあげられたのが、ClimberCloudが装備しているAIOCR機能の強化です。

同社では、注文書がFAXで送付されてくることが多くあります。そこで、FAXを電子保存してAIOCR機能で読み取り、ClimberCloudに自動登録する仕組みを構築していますが、「現状ではまだ、担当者の確認が必要です」と、菅野氏。「より一層、精度が向上すれば業務の効率化が進み、新たな分野での利用も見えてくると思います。こうした新たな展開に向けて、AIOCR機能の強化には大いに期待しています」。

また、長谷氏が見据えているのは、システム連携で実現する、さらなる業務の効率化です。「今回の取り組みを通じて高めたClimberCloudのWebAPIに関する知識と技術を活かし、新たな連携の可能性を模索して、より働きやすい魅力的な環境を実現していきたいと考えています」（長谷氏）。

当社でも、AIOCR機能の強化については永遠に続く重要なテーマと捉えており、なかでも手書き文字の認識については高いニーズに応えられるよう、精度向上に努めています。システム連携についても、ベンダー各社と協力して対応を進めており、その状況はホームページで公開しています。こうした取り組みを今後も推進し、成果を随時製品に反映することで、期待に応えていきます。

【ブリヂストン化工品ジャパン様のように使いこなす「ClimberCloud」の活用法】

社内導入されているシステムを活用したうえで、電帳法に対応する環境構築を希望する企業は多くあります。こうした企業からの依頼を受け、当社には基幹システムベンダーをはじめ、ワークフロー製品や経費精算システムなどの開発メーカーから、「電帳法に対応するために自社システムと連携できないか」という問い合わせが数多く寄せられています。今回、ブリヂストン化工品ジャパン様から依頼されたナルボ社も、その1社でした。こうした問い合わせに対して当社では、ベンダー各社とAPIなどの技術情報を交換しながら、いち早く確実に連携できる環境づくりに努めています。ベンダーはもちろん、ユーザー企業様からでもシステム連携のご相談があれば、当社は積極的に対応させていただきますので、お気軽にお問い合わせください。