Web請求により請求業務工数を1/4に削減【ClimberCloud × Qanat Universe】

Web請求により請求業務工数を1/4に削減【ClimberCloud × Qanat Universe】

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お客様向けのデータ連携サービスをまず自社で導入、自ら劇的な業務効率化を体感

㈱NTTデータビジネスブレインズは、バックオフィス業務支援ソリューション「ClimberCloud」において、
JBアドバンスト・テクノロジー㈱「Qanat Universe API-Connect」との連携機能を実施。
これにより実現したWeb請求機能の活用で、Web請求機能の活用で10日かかかっていた請求書作成・発送業務を2営業日半に短縮した。

本特集はJBアドバンスト・テクノロジー株式会社の許諾を得て、事例紹介記事の内容を転載したものです。
JBアドバンスト・テクノロジー株式会社:https://www.jbat.co.jp/
JBCCホールディングス株式会社:https://www.jbcchd.co.jp/
掲載元記事:https://www.jbat.co.jp/casestudy/case/qanatuniverse_nttdb/

-Qanat Universe API-Connect の特長

  • 開発不要で各ソリューションと連携
  • 対応は自社アプリケーション側のみ
  • 連携運用はすべてお任せ
  • ユーザーへ提供しやすいコスト

-Qanat Universe API-Connect の導入ポイント

  • 求めていた機能がすでに実績として存在
  • 連携しやすいクラウドサービス
  • サブスクリプションモデルが可能で、しかも低コスト
  • 連携にいたる懸念点へのJBATのスピーディーな対応

NTTデータビジネスブレインズでは、「ClimberCloud」という電子帳簿保存法対応に特化した文書保管SaaS を提供しています。
新しく「Web 請求機能」をリリースするにあたって、顧客企業が持つシステムと「ClimberCloud」との間で開発なしに簡単に受け渡しできる方法はないものかと模索。
そこで出会ったのが「Qanat Universe API-Connect」(本文中はQanat Universe と略)でした。
これが同社の求めた4 つの連携パターンをすでに実績として実現しており、クラウドかつ安価なサブスクリプションモデルで利用できた唯一のサービスだったことからただちに採用を決断。
そして、その連携パターンの一つを「ClimberCloud」自体のWeb 請求化に適用。
この「Web請求機能」を自社で利用したところ、10日を要した請求書作成・発送業務が2営業日半と劇的に短縮。大きな業務効率化効果を発揮しました。

導入の背景

バックオフィス業務支援SaaS「ClimberCloud」とは

ー「Qanat Universe」を適用された御社の「ClimberCloud」について教えてください。

<山本氏>
「ClimberCloud」は電子帳簿保存法(以下、電帳法)に対応したバックオフィス業務支援ソリューションです。
帳簿、書類、スキャンデータの保存機能を統合したパッケージ版「PandoraClimber」のSaaS 版で、中堅中小企業にも気軽に使っていただけるよう、サブスクリプションモデルを採用しました。
2022年1月に電帳法が改正されましたが、それにもいち早く対応しています。
特長は、電帳法対応に特化したJIIMA 認証取得の文書保存ソフトだということです。

電帳法では、以下要件を求めています。

  • 電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存すること
  • 紙で受領・作成した書類を画像データで保存すること
  • 電子的に授受した取引情報をデータで保存すること

保存に使用するシステムには、タイムスタンプの付与、入力時の情報確認、訂正および削除データの履歴保存及び内容確認、
入力者情報の確認などの機能が必要で、「ClimberCloud」はすべて満たしています。
会計システムや経費精算システムなどでもデータ保存は可能ですが、企業から見ると データの所在が分散してしまいます。
「ClimberCloud」であれば、帳簿や書類に関わるさまざまなシステムと連携しながらデータを一括保管していただけます。

導入の理由

開発の要らないシステム連携を追求して「Qanat Universe」を採用

― システム連携が必須という中で「Qanat Universe」に着目いただいたのですね。

<山本氏>
会計システムや経費清算システムとはすでにさまざまな形でシステム連携を実現しているのですが、2022年1月にリリースした新機能に、「Web請求機能」というものがあります。
請求データを「ClimberCloud」に送って請求書として作成できるのなら、そこからそのまま顧客に発送すればいい、という発想から生まれたものです。
「Qanat Universe」を採用する以前から、お客様のフォルダにデータが登録されたら、
それを常時監視している「ClimberCloud」が取得しにいくという機能は実装していました。

ただし、このときはデータを「ClimberCloud」が指定するフォーマットに合わせていただく必要がありました。
実はこれが大変だったのです。
われわれの直接のお客様は経理部や財務部。
ただ開発が必要となると情報システム部門を巻きこむ必要があり、商談が長期化してしまいます。
かといって、われわれが代わりに開発するとなると、それなりにコストがかかります。

ユーザー部門としては、“データを出すのに手間もコストもかけたくない”というのが本音でした。
解決策を探っていたところへ、出会ったのが「Qanat Universe」でした。請求データに関する保管ニーズは、大きく4パターンに大別できます。

図1 請求データにみられる4つの連携パターン

最初は、①と②だけでも実現できたらいいなと思って相談したところ、「Qanat Universe」なら①から④まで全部対応できると。
しかも対応できるというより、すでに実現した実績があるというので、それなら全対応してしまおうということになりました。

実現可能な機能がすでに存在したというのは大きかったですね。他の製品/サービスも探しましたが、インフラがクラウドで、サブスクリプションモデルが可能だったのは「Qanat Universe」だけ。
しかも安価だったので、“もうこれで決まり”という感じでした。
そして、パターン④が提供可能になり、これをそのまま「ClimberCloud」のWeb請求に適用することにしました。

<鈴木氏>
この「Web請求機能」をまずは自社で利用したところ、期待通りの高い業務効率効果を実感できました。
2021年12月までは請求書を郵送で何とか対応していたのですが、転機はまさに電帳法の改正でした。
当初は2022年1月から完全施行の予定だったため、前年の10月ぐらいから次々契約が決まって、月間に処理する請求書が右肩上がりに膨れ上がりました。
 「ClimberCloud」は完全従量制のため、利用料は月ごとに変わります。
月末に締め、利用データをダウンロードして請求データに加工、紙の請求書に出力、そして投函するまで、注文数が増加したことも有って10日間ぐらい4人の担当者がかかりきりになりました。
請求データへの加工では、Excelのマクロで組んだ計算ロジックを通したり、手入力で転記するプロセスがあり、取引情報のためミスができないので担当者の緊張も相当なものでしたし、何重にもデータチェック体制を敷く必要がありました。  そうして請求書を印刷したら今度は押印です。
担当者印、その上長印、事業部長印が揃ってやっと投函。
請求書の件数が増えるにつれ、請求書発送の規約を守れなくなるのではないか、と心配になるぐらい苦しい作業でした。
それでも完全にはミスは防げなかったですね。
それで、これは「Web請求機能」を適用して業務を改革するしかないと一大決心し、紙帳票の郵送をやめることにしたのです。
 実装中、JBATとは何度かやりとりしました。
スピーディーの一言でしたね。
何か問い合わせをしたり、質問をしたら、その回答こみの返事が一時間ぐらいで返ってくる。
契約数が増えていく中、「We請求機能」を一刻も早く本番稼働させたいと思っていたので、素早い対応は本当に助かりました。

 導入の効果

実際に自社で「Web請求機能」を活用してみての効果

― 「Qanat Universe」で「Web請求機能」を適用した結果、 お仕事はどう変わりましたか。

<鈴木氏>
劇的に変化しました。
紙で郵送していたときには10日かかっていた請求書作成・発送業務が、
今は管理職のチェックプロセスを含めて、月末にデータを締めて2営業日目の午前中には「ClimberCloud」よりお客様へデリバリーされます。

今回、データ元のシステムに改修を施し、Excelマクロの計算ロジックやオプション利用のところも取りこんだので、CSVデータはダウンロードした段階で加工ずみ。
請求書作成業務として(請求明細の転記/請求書の出力/押印/ClimberCloudへの手作業アップロード)150件あたり9営業日はかかっていた作業が、150件あたり5分程度で作業が完了するほどになりました。
 これによって、緊張を強いられる業務から解放されました。
また、ここで生まれた時間を別の業務の改善計画立案やその実践に充てられるようになりました。
自動化されたことで、請求ミスも発生しなくなっています。
 そして、これは当初想定していなかった効果ですが、Web請求にしたことで、お客様が請求書をダウンロードしたかどうかがこちらで把握できるため、着実にお客様の手元に届いているかという点に意識を向けられるようになりました。
郵送していたときには投函したらそれで終わりと思っていたところがあって、未入金なども振り込みの消込処理段階でようやくわかるという感じでした。
ダウンロード状況のモニタリングによって、回収意識にも変化がありこういう事態は未然に防げるようになると今では確信しています。

今後の展望

社内水平展開に加えて、顧客に外部連携オプションをアピール

― 今後の展望をお聞かせください。

<鈴木氏>
社内的には、「Web請求機能」のしくみを当社が展開する他のSaaSにも水平展開していこうと思っています。
この高い業務効率化効果を享受しない法はありません。

<山本氏>
対顧客という観点では、「Web請求機能」をお客様に本格的に告知し始めたのが、2022年のゴールデンウィーク明けぐらいからで、これからが本番です。
現在は、“データ保管電帳法対応”と“Web請求”を「ClimberCloud」の二大機能に位置づけています。

図2 電帳法対応のデータ保管とWeb請求という二大機能を持つに至ったバックオフィス業務支援ソリューション「ClimberCloud」

「Qanat Universe」で実現するシステム連携自体は、外部連携オプションというオプションサービスなのですが、お客様に対して連携選択肢を増やせたことが何よりうれしいです。
しかも、ユーザー様の視点では、開発が不要でオプションを購入するだけという簡単な方法なので、今後はどんどん「Qanat Universe」を通した連携を実現させていきたいですね。
低価格というメリットもあるので、お客様にも心からお勧めすることができます。

■Qanat Universe 製品ページ https://www.jbat.co.jp/lp/qanatuniverse_connect/