導入事例／ＪＢアドバンスト・テクノロジー株式会社 様

【ソリューション導入の背景】

グループ全体で電帳法に対応するため、統一した体制づくりがスタート

顧客の環境に合わせた最適なITシステムで、DXの実現と経営変革に貢献しているＪＢＣＣグループ。この企業グループを構成しているのは、純粋持株会社のＪＢＣＣホールディングス様を中心に、情報ソリューションを提供する国内５社・海外2社とＪＢＡＴ様、そしてグループ全体のスタッフ業務を担うC&Cビジネスサービス（C&CBS）様の計10社です。

「電帳法の改正を受け、グループ全体で対応するという方針が決定。そこで、グループ各社から関連業務に携わっている人材が集まってタスクフォースを組織することになり、ＪＢＡＴからは私が参加しました」と語るのは、同社の事業管理に所属し、経理業務を担当している船橋幸子氏です。

タスクフォースが掲げたゴールは、ＪＢＣＣグループの環境に最適な電帳法ソリューションをグループ共通システムとして導入し、グループ全体で統一したルールを設けて運用することです。ところがＪＢＣＣグループでは、承認ワークフローとしてグループ統一のものとグループ各社が独自に導入しているものがあることから、ルールの一本化は難航しました。宥恕期間には期限があるため、早期に体制を整備することをめざし、タスクフォースはＪＢＡＴの先進技術研究所にサポートを依頼しました。同研究所はグループ各社が手掛ける製品企画と開発に加え、グループ内のITに関連する技術フォローも担当していたからです。

「タスクフォースから状況をヒアリングし、グループの電帳法に対応するシステムづくりに着手することになりました」と話すのは、同研究所の所長を務める浜口昌也氏です。

【導入プロセス・現状】

ClimberCloudの導入については、グループ各社に先駆けて、ＪＢＡＴの環境に合わせた仕組み・体制を先進技術研究所が構築。「完成したＪＢＡＴ版をベースに、各社のIT部門が自社の状況に合わせてカスタマイズし、電帳法対応を実現することになりました」（浜口所長）。

同研究所では、ClimberCloudの外部連携オプション開発の協業で蓄積した知見とスキルを活かし、kintoneとClimberCloudを連携させるプラグインを約2カ月で開発。2024年3月からC&CBSスタッフによる運用テストがスタートしました。

「運用テストについては、事前に懸念点をピックアップしていましたが、主な項目にあげていたのは、新規で発生する業務の負担軽減についてでした」と、船橋氏。例えば、紙で発行された書類のサイズや厚さは、企業によって異なることがほとんどです。これを一般的な複合機やスキャナーでスキャンする場合、1枚ずつの対応が必要になります。また、スキャナーでは書類によって斜めに挿入されることもあり、正しくスキャンされるまでやり直すなど、とても大きな業務負担が発生することが考えられます。

これに関しては、ＪＢＡＴが製品化している「Qanat Universe スキャナー」を使用すると、サイズや厚さが異なる書類もまとめて連続スキャンしてkintoneに登録できます。メモ付きの書類、ステープラで綴じられた書類などについても、Qanat Universe スキャナーを活用したデータ化のルールを設定するなど、顕在化した課題の一つひとつに対して、できるだけ業務負荷が抑えられるようにルールを決めていきました。

何も意識することなく、通常通りの業務だけで電帳法対応が実現

「ルールづくり以外の点に関しては、本当にスムーズでした」と船橋氏。「システム面で行ったのは最初の設定だけ。業務自体も、スキャン作業以外、ほぼ通常通り。特別に意識することは何もなく、kintoneからClimberCloudへのデータ連携が実現して電帳法に対応できることが確認できました」と話します。

この成果を受け、ＪＢＡＴでは2024年6月から関係する全ユーザーを対象に、正規運用を見据えた最終テストを開始しました。とはいえ、船橋氏は「kintoneとClimberCloudのデータ連携は設定済みなので、担当者が意識して行う作業は、紙で受け取った書類をQanat Universe スキャナーでスキャンするだけです。担当者一人が受領する紙書類の件数はそれほど多くないので、通常通りに業務を行うだけで電帳法に対応できることを確認してもらえればと考えています」。浜口所長は、「現在の完成度は約90％。あとは実ユーザーから寄せられたフィードバックに対応するだけです」と、完成が間近に近づいていることを話してくれました。