KK企画株式会社 様 導入事例 |[ClimberCloudでペーパレス化]

KK企画株式会社 様 導入事例

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ClimberCloudでペーパレス化が実現し、
働き方改革も推進。
スマホ利用による業務推進でビジネス拡大にも貢献。

KK企画株式会社 様

中華、和食、スペイン料理、イタリア料理など、各種食料品の企画・開発・製造・流通・販売を一貫して手掛ける “おいしさ創造型カンパニー” です。陳健一、陳健太郎、鈴なり、モン・テルセーロといった一流料理人・レストランがプロデュースする冷凍食品の通信販売を自社で運営。さらに、こだわりのある飲食店の味や調味料、大手外食チェーンの人気メニューを常温・冷蔵・冷凍で再現し、各社で推進する通信販売やテイクアウト用の店頭販売ビジネスの立ち上げから運用までのトータルサポートにも取り組まれています。

  • 設立:2008年4月15日
  • 所在地:東京都豊島区東池袋3-1-1サンシャイン60
  • 事業案内:中華惣菜をはじめとする食料品の企画・開発・製造・販売、四川飯店グループ・スーツァンレストラン陳グループへの商品・原材料の販売、テレビ通販やカタログ販売の出演及び販売促進業務、パッケージデザイン・写真撮影及びその関連業務
  • 従業員:10名(2021年9月末現在)
  • オフィシャルサイト:http://www.kk-kikaku.com/

【お話を伺った方】

KK企画様株式会社
  • 代表取締役 杉山 幸雄 様
  • 経理部 青山 実紗稀 様

導入前の課題

  • 事業成長で増加した国税関係書類の新たな保存スペース確保が急務
  • 書類のファイリング作業が働き方改革の推進を圧迫
  • 従来通りの書類保管方法では新規コストが発生
  • 書類のスキャン保存によるペーパレス化を実現したい

導入後の期待

  • 書類保存スペースの拡大抑制
  • 国税関係帳簿書類のスキャン保存を低コストで実現
  • 簡単なスキャン作業でファイリングの負担軽減

「ClimberCloud」選定のポイント

  • JIIMA※認証を取得した電帳法対応スキャナ保存ソフト
  • 月額基本料金900円と低コスト
  • 追加コストは利用状況に応じた従量課金制
  • トライアルで実感した使いやすさと充実したサポート体制

※公益社団法人日本文書情報マネジメント協会

【ソリューション導入の背景】

増え続ける国税関係書類を、手間なく低コストで保存できないか

ClimberCloud

中華や和食をはじめ、各種食料品の企画・開発・製造・流通・販売を手掛けているKK企画様。自社での通信販売に加えて、有名飲食店や大手外食チェーンのビジネスサポートによる事業成長により、書類関係は増加の一途をたどっていました。国税関係帳簿書類の7年間保存という義務を果たすためにトランクルームを2つレンタルしていましたが、保存スペースはなくなる一方。そこで検討したのが、書類のペーパレス化です。

「コロナ禍でテレワークも始めていたので、働き方改革の視点からも、国税書類のスキャン保存ができないかと考えたのです」と、杉山幸雄社長は当時の状況を振り返ります。

“従来通りの対応では、経理担当が月末に行っていたファイリング作業もそのままで、手間も負担も時間もかけ続けてしまう”。
“加えて、新たなトランクルームのレンタルも必要になり、ファイル用具やキャビネットといった備品購入の新規コストも発生してしまう”。

この課題を解決するため、杉山社長は税理士に相談し電帳法スキャナ保存ソフトのJIIMA認証製品一覧表を入手。「どの製品がいいのかわからなかったので、とにかく話を聞いてみようと、目に付いたところから連絡してみました」(杉山社長)。

【製品選定の理由】

2回のテレビ会議でわかった、ClimberCloudの魅力

一覧表で紹介されていた製品は、34。最初に話を聞いた製品は契約だけで数百万円、次の製品は運用予算が数千万円規模だと知らされた杉山社長。各社が膨大なコストをかけて対応している事実に驚く一方、「紙をなくすだけに膨大なコストはかけられない」と思い、2020年6月、4つめに問い合わせた製品が、NTTデータビジネスブレインズのClimberCloudでした。

「2回のテレビ会議でClimberCloudの魅力が理解できました」と、杉山社長は言います。「月々の基本料金が900円と低コストであり、プラスになるコストも利用状況に応じた従量課金制。当社のニーズにぴったりの製品だと確信」し、経理を担当する青山氏に導入を打診。青山氏は杉山社長の意向を受け、税理士と連携してClimberCloud導入プロジェクトを立ち上げました。

当時、国税関係帳簿書類のスキャナ保存を実施するためには、国税庁への申請が必要でした。そこで青山氏は、税理士とClimberCloudを利用したスキャナ保存の運用ルールを策定して申請。承認まで3カ月かかることから、この時間を利用して運用に備えようと考え、税理士と相談してClimberCloudの運用トライアルに取り組みました。

【導入プロセス】

設定も簡単で、すぐに実感できた使いやすさ

「とても使いやすかった」と、青山氏はClimberCloudを使ってみた感想を語ります。マニュアルを見ながら簡単に設定でき、すぐに利用がスタート。わからないことが出てきても、サポートセンターに連絡すると、すぐに解決。

「これなら大丈夫だと、率直に感じました」(青山氏)

青山氏の評価に基づき、同社はClimberCloud導入を2020年8月に正式契約。9月からテスト運用を開始し、10月から本格稼働となりました。

それから約1年が経過した現在まで、大きなトラブルは発生していません。ただ、「一つだけ反省点が」と、青山氏。それは、トライアル終了時のこと。環境をそのまま引き継げば問題なく、スムーズに本番利用が開始できたのですが、「きれいな状態にして正式導入したい」と考えてしまったため、設定したトライアル環境をすべて消去。正式契約後、ゼロから再度設定し直すことになったのです。「不要な手間をかけてしまったことが、少し残念」と、青山氏は話してくれました。

【導入効果】

働きやすさの実現と業務効率化から関連会社でも導入。さらに、取引先へも

導入効果として青山氏が実感しているのは、ファイリングの効率アップです。以前は、月末が近づくと何百枚という書類に穴をあけてファイルに綴じ、索引を設けてキャビネットに保存するまで3日はかかっていたと言います。それが今は、書類をスキャンさえすれば、あとはPDFをクラウドにアップロードするだけ。

「週3日のテレワークが実現できているのは、ClimberCloudのおかげですね」(青山氏)

杉山社長が実感しているのは、時間の有効利用が一気に進んだことです。ClimberCloudに保存されたデータはスマートフォンでもサクサク動くので、わざわざデスクにいなくても、移動しながらでも書類が確認できます。これにより、時間をより有効に使えるようになったというわけです。

「ClimberCloudのいいところは、ユーザーの使いやすさを念頭に、仕様変更や機能改修を順次行っているところです。スマホでの使い勝手も、今年に入ってずいぶん向上したと感じています」(杉山社長)

このように導入効果が実感できたことから杉山社長は、関連会社でも順次導入を決定。加えて、取引先にもスマートフォンの画面を実際に見せながら導入を薦めていると言います。さらに、「当社をサポートしてくれている税理士も、業務を通じて使いやすさと効果を実感したことから、弊社の他協力会社様にもClimberCloud導入を薦めていますよ」という話も教えてくれました。

【今後の展望】

業務の効率化を進める新たな電子化対応機能の搭載を期待

同社では、さらなる業務の効率化とコスト削減をめざし、請求書の電子化対応を進めています。「当初はシステムを導入して実施することを検討したのですが、調べてみると高価なシステムしかなかったので、まずはメールでのやり取りでスタートすることにしました」と、杉山社長。

実は、同様の要望が当社にも数多く寄せられています。そこで来年には、期待に応える機能をClimberCloudに搭載する予定で、機能追加の取り組みを進めています。

「ClimberCloudのいいところは、ユーザーの意見をしっかりと受け止めて、積極的に機能の改修や強化、追加に取り組んでくれるところだと感じています」(杉山社長)

当社ではこうしたお客様の声に応えられるよう、各種の取り組みをClimberCloudで推進しています。今後も引き続き、ご期待ください。

【KK企画 様のように使いこなす「ClimberCloud」の活用法】

国税関係帳簿書類の保存負担を軽減したい。そのためのスキャン保存を実施するため、ClimberCloudを導入されるお客様は、数多くいらっしゃいます。その導入決定要因によくあげられるのが、導入・運用に関して、コストが低く抑えられることと、操作が簡単なことです。KK企画様のお話にもあったように、マニュアル通りに進めれば簡単に設定して利用が開始できます。また、ユーザー専用のサポートデスクを設置し、さまざまなお問い合わせに迅速対応しています。1カ月間の無料トライアル制度も設けていますので、「一度試してみたい」というお客様はぜひ、ご連絡ください。このほか、ソリューションの提案・導入経験が豊富なパートナーをご紹介する体制も整えていますので、ClimberCloudの導入にご興味をお持ちのお客様は、お気軽に当社までご相談ください。