導入事例／ユーザックシステム株式会社 様

【ソリューション導入の背景】

従来から続く仕入請求データのやりとりが、電帳法の電子取引に該当することが発覚

2021年に創業50 周年を迎えたユーザックシステム様。事業活動が50年以上に及び、成長が続いたことから同社の取引先は、ソリューションを提供する企業をはじめ、ビジネスを協力して推進するパートナー企業、さらには事業基盤を支える仕入先など、年を追うごとに拡大しています。

「その中で数社の主要仕入先からは、Excelで作成された月次の請求データをメールで受領し、当社のRPAである『Autoメール名人』でCSVデータに自動変換して販売管理システムとデータ連携していました」と語るのは、同社の管理本部で経理業務を担当する水谷知也氏です。

『Autoメール名人』は『名人シリーズ』を構成するソリューションの一つで、他に例のない「メーラーを内蔵したRPA」。メールでやりとりする受発注や納品書、請求書などの定型処理を自動化し、業務の品質向上を実現するソリューションです。

この仕組みを長年にわたって運用してきたことから水谷氏は、「受領したデータの保管について、特別な対応は行っていませんでした」と言います。ところが、電帳法への対応を進めるにあたって社内の取り組みを精査したところ、このメールによる仕入請求データのやりとりが、電帳法の電子取引に該当することがわかったのです。

「電子取引に該当する場合、受領したExcelデータやCSVに変換したデータを保存するだけでは不十分であり、検索要件を満たした上で保存する義務があります。そこで、この義務に応えるための新しいソリューション導入について、検討を始めました」（水谷氏）

【導入プロセス】

開発から3カ月で電帳法に対応した自動化の仕組みが完成

ClimberCloudの正式導入が決定し、同社が最初に取り組んだのは、『Autoジョブ名人』とClimberCloudの連携です。『Autoジョブ名人』は、『Autoメール名人』と同じく『名人シリーズ』を構成するRPAソリューションで、あらゆるパソコン操作を自動化するもの。シナリオが作成しやすく、分岐や例外処理などにも柔軟に対応できることから、1,200社を超える企業に導入されています。

「新たな仕組みの運用に際しても経理スタッフの業務負荷を軽減するため、まずは『Autoジョブ名人』とClimberCloudを連携させて電帳法に対応する業務を自動化するための分析・設計をスタートさせました」（水谷氏）

この業務を水谷氏とともに推進したのが、秋田奈々子氏です。SE経験もある秋田氏ですが、現在は水谷氏と同じく管理本部で経理業務を担当。「そもそも『Autoジョブ名人』は、プログラミング未経験者でもわかりやすいと評価されているRPAです。今回も情報システム部門の手を煩わせることなく、システムを開発することができました」と、秋田氏。

2022年9月から開発を始め、11月には『Autoメール名人』・『Autoジョブ名人』・ClimberCloudを連携させ、仕入請求データのメール受領から検索要件を設定してClimberCloudに保存するまでを自動化した仕組みが完成。「1カ月間の試験運用を経て2023年1月からは、電帳法に対応したシステムがノータッチで運用できるようになりました」と秋田氏は、順調に進んだ開発の流れを紹介してくれました。

【今後の展望】

社内での実績を積み重ね、電帳法に対応する新たなサービス提供も視野に

今後に向けた取り組みとして秋田氏は、今回の開発を通じて、ClimberCloudを活用した新たな業務効率化の可能性を感じたと言います。「その実現に向けては、より詳しくClimberCloudの機能を理解する必要があります。NTTデータビジネスプレインズには、そのためのサポートを期待しています」。

水谷氏が検討しているのは、多くの企業が推進している業務のデジタル化への対応です。最近は仕入先から届く請求データも、メール送付に加え、Webサイト経由でやりとりすることが増えています。「こうした新たな状況にも当社のRPAとClimberCloudを連携させ、自動化をはじめとする業務効率化を実現。それを新サービスとして、多くのお客様に提供していきたいと考えています」。そのために、社内のRPA部門との検討を重ねる一方、NTTデータビジネスプレインズとの協力体制も強化していきたいと語ります。

現在も数多くのセミナーを開催し、「電帳法対応は、これからという企業も多いと感じています」という渡辺氏は、「引き続きNTTデータビジネスプレインズとの協業を推進し、導入のしやすさと効果の両方を高める魅力的なソリューションを開発・提供していきたいと思っています」と話します。

こうした取り組みに、当社も積極的に対応していきます。まずは、同社の業務効率化に向けて、ClimberCloudの詳細な機能をご紹介するとともに、名人シリーズとClimberCloudの連携を強化。より魅力的な新サービスを協力して確立し、多くのお客様へ提供していきたいと思います。今後も引き続き、ご期待ください。

【ユーザックシステム様のように使いこなす「ClimberCloud」の活用法】

2021年3月に改正された電帳法。2年間の宥恕期限も終了し、2024年1月からは取引に関するすべての書類を電子データで保存する必要があります。この改正電帳法に対応するため、ユーザックシステム様で大きな課題になったのが、検索性の確保です。取引データの一つひとつに検索要件を付加して保存する作業は業務負荷が高いため、RPAとClimberCloudを連携させ、仕入請求データのメール受領から検索要件を設定して保存する仕組みを自動化しました。こうしたソリューションにご興味のあるお客様はぜひ、ご連絡ください。お問い合わせ内容に対して迅速に対応することはもちろん、ご要望に対応するソリューションの提案・導入経験が豊富なパートナーをご紹介する体制も整えていますので、お気軽にご相談ください。