導入事例/株式会社NTTデータ ウェーブ 様

導入事例/株式会社 NTTデータ ウェーブ 様

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取引先の電子取引導入に対応。
自動化ツールで簡単に電子データをクラウド保存。
構築した仕組みを利用して電帳法対応も推進。

株式会社 NTTデータ ウェーブ 様

JTおよびJTグループ向けのプロジェクトで培い、NTTデータグループのバックアップで強化された先進の技術力を活用し、幅広いお客様のIT課題にワンストップで対応。そのノウハウを活かし、経費精算や稟議などを効率化する『WAVE225』、企業ネットワークサービスをワンストップで提供する『Wave NET Mate』、PCライフサイクル全体のアウトソーシングサービス『Wave PC Mate』といった自社パッケージを開発・提供されています。

  • 設立:2002年8月
  • 所在地:東京都渋谷区千駄ヶ谷1-14-5 千駄ヶ谷インテス
  • 事業案内:企業の業務効率化を図るパッケージ製品の開発・提供、インフラ環境を含むハードウェア、ソフトウェア、ネットワークなど、あらゆるIT課題の解決に向けたコンサルティングから企画・提案・構築・導入・運用・改善といったトータルソリューションをワンストップで提供
  • 従業員:439名(2021年4月1日現在)
  • オフィシャルサイト:https://www.nttd-wave.com/

【お話を伺った方】

株式会社 NTTデータ ウェーブ
  • コーポレート統括部 経理グループ 阿部 貴好 様

導入前の課題

  • 取引先の電子取引開始で体制整備が急務
  • 取引先導入ツールでは注文書の保存が最長18ヵ月
  • 7年間の書類保存義務を果たすために独自の保存環境が必要

導入後の期待

  • 注文書の長期保存を実現
  • 常に安定稼働で可用性への心配も不要
  • 自動化ツールで手間のない運用が可能
  • 低コストで運用できる

「ClimberCloud」選定のポイント

  • クラウドサービスであること
  • 自動化ツールの開発が簡単
  • 導入コストも運用コストも抑えられる
  • 『WAVE225』と連携させる自動化ツールが開発済み

【ソリューション導入の背景】

書類が18ヵ月しか保存されなかった、取引先の電子取引ツール

ClimberCloud

「当社が各種取引書類の電子保存を検討したのは、主要取引先の1社が電子取引ツールを新たに導入し、受発注を電子化することになったのがきっかけでした」と話すのは、NTTデータ ウェーブ様の経理グループで主に契約管理ツールの運用を担当されている阿部貴好氏です。

同社では当時、紙保存で取引関係書類の管理を行っていました。ただ、社会動向を考えると、電子データで受領したものは、そのまま電子保存する体制を整えた方が今後の企業運営にもプラスになると考え、対応環境の整備に着手。各種書類の形式や流れなどを取引先と確認していきました。

その過程で発覚したのが、このツールでは同社への注文書が18ヵ月しか保存されないこと。国税関係帳簿書類は7年間の保存義務があるため、このままでは電子取引に対応できないことが判明したのです。しかしながら、取引先ではすでにこのツールを導入して電子取引を開始することが決まっています。

「そのため、注文書を7年間保存できる環境を、当社が独自に用意することが必要になったのです」(阿部氏)

【製品選定の理由】

ClimberCloudなら、書類の長期保存環境が低コストで運用できる

同社がめざしたのは、注文書を自動でクラウドに保存する仕組み。今後の事業成長を視野に入れると、安定性、可用性、手間のない運用、コストなどが重要なテーマになることから、「オンプレではなくクラウド、手作業ではなく自動化ツールでのサービス」を探したという阿部氏。ところが、思うようなサービスには、なかなか出会えなかったと言います。

「ようやく見つけたサービスも、自動化ツールの開発に数百万円かかると言われました」(阿部氏)

本当に困り果てていたとき、阿部氏のもとに朗報が届きました。絶妙のタイミングで、NTTデータビジネスブレインズの電子データ保存ソリューション『PandoraClimber』が、『ClimberCloud』としてクラウドサービスを開始したのです。

「さっそく問い合わせてみると、WebAPIを公開しているので、自動化ツールは簡単に開発できることがわかりました。しかも、当社のパッケージ製品『WAVE225』と連携させる自動化ツールを開発済みと知り、その内容を参考にすれば費用も期間もかからないだろうと思いました」と、阿部氏。

さらに、基本料金は月々900円で、プラスで発生するコストも従量課金制。イニシャルコストもランニングコストも低く抑えられることから同社は2020年11月にClimberCloudの採用を決定しました。

【導入プロセス】

RPAによる自動化でスムーズな運用が実現

採用決定後、同社が最初に取り組んだのは、自動化ツールの開発です。当初はWAVE225と連携させたツールの応用を検討していましたが、登録・保存内容が異なるため、応用することができなかったからです。

阿部氏が、この状況をNTTデータビジネスブレインズに伝えると、「ありがたいことに、RPAツール『WinActor』とClimberCloudを連携させるサンプルシナリオを提供してもらえることになりました。経理グループ内にはWinActorを使ったツールの開発経験者がいたため、これによってコストも期間もかけずに、自動化ツールを開発できました」(阿部氏)。

こうして着々と社内体制の整備が進み、運用テストも終えて、2021年4月から本格運用がスタートしました。構築された仕組みは、対象月のPDF書類が指定フォルダにすべて保存されると、WinActorで開発した自動化ツールが全保存データに検索項目の付加など必要な処理を自動で行ってClimberCloudに登録し、処理結果を電子取引担当者へ送信するようになっています。

「現在は対象月の処理を一括で行っていますが、運用ルールに基づいて正しくPDFが制作されていることから、ほとんどミスなく、1日で全処理が完了しています」と、運用がスムーズに進み、満足していると阿部氏は語ってくれました。

【今後の展望】

電子化対応をすべての書類に広げ、改正電帳法に対応

電子取引にうまく踏み出せたことから同社では、新たな目標として、2022年1月から施行される改正電帳法への対応を計画しています。

「現在の対象は、当社が電子取引に取り組むきっかけになった取引先のツールで18ヵ月しか保存されない電子書類だけです。これをあらゆる書類に広げ、従来の紙保存から電帳法に対応する電子化対応を実現したいと考えています」(阿部氏)

そのためには、スキャナ保存の導入・対応のほか、書類によっては新しい仕組みも必要になると考え、阿部氏を中心とする経理グループではさまざまな角度から検討を重ねています。

「ただ、ClimberCloudで構築した仕組みが基盤になることは間違いありません」と、阿部氏。私たちも同社の改正電帳法対応を真正面からとらえ、同社との連携をこれまで以上に強化してスムーズな環境構築と運用に貢献していきます。

【株式会社NTTデータ ウェーブ様のように使いこなす「ClimberCloud」の活用法】

取引先の電子取引ツール導入をきっかけに、電子データ保存環境を構築されたNTTデータ ウェーブ様。当初の目的は長期保存されないデータのバックアップでしたが、電子取引にうまく対応できたことから電帳法対応を新たな目標として進まれています。この取り組みを可能にしているのが、JIIMA※認証をClimberCloudが取得していることです。この認証により、ClimberCloudは電帳法対応に必要な機能要件を満たしていることが示されているため、ClimberCloud導入企業は安心して電帳法対応を進めることができます。電子取引のソリューションを検討されているときは、こうした展開も見据えていただければと思います。当社では製品の紹介をはじめ、導入経験が豊富なパートナーをご紹介する体制も整えていますので、ご興味をお持ちのお客様は、お気軽にご連絡ください。

※公益社団法人日本文書情報マネジメント協会