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紙で受け取った請求書の保存方法
１.紙で保存する方法
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- 手渡しや郵送など紙で受領した請求書は、原則相手から受け取った原本を保存・保管することが定められています。
タグ付けやファイリングなどの作業を行い、書類庫に保管します。
２.電子データとして保存する方法
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- 電子帳簿保存法では、「スキャナ保存」…紙の請求書をスキャンし、電子データとして保存する方法が認められています。
電子データ保存手順
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STEP1
請求書の原本をスキャナーで読み込む or スマートフォンで撮影する 
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STEP2
データをシステムにアップロードする 
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STEP3
2ヶ月以内に画像データにタイムスタンプを付与する or 訂正削除の記録が残るシステムを利用する 
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STEP4
定められた期間内(原則7年間)システム上で保存する 
インボイスを電子データで送付する場合のやりとり
３.紙で保存するデメリット
- 1. 管理に手間がかかる
- 紙の書類は、保管場所の確保やファイリングの手間がかかります。
また、紛失や破損のリスクもあります。
- 2. 検索性が低い
- 紙の書類を探すには、どの書類がどのファイルに保管されているかの場所を理解しておく必要があります。また、大量の書類があると、目的の書類を見つけ出すのに時間がかかります。
- 3. 費用がかかる
- 紙の書類を保存するには、保管費用がかかります。
４.電子化した請求書の原本は破棄可能？
紙の請求書を電子化して保管する場合、電子帳簿保存法の真実性と可視性を担保する要件を満たせば、紙の原本は不要と定められており、破棄できます。
- ポイント
- 解像度要件(200dpi以上 256階調24ビットカラー)を満たして電子化できるか
- データを一定期間保存し続けられるか
- 要件を満たすための機能（タイムスタンプ・訂正削除記録）が、システムに備わっているか
- 改ざんや不正会計のリスクを防止できるか
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