経理と情シスの連携がDXを決める｜請求書クラウド導入後に進めるべき次の一手

請求書の受領・保存の仕組みが整っても、稟議や支払承認が別運用のままでは、申請内容と請求内容の二重チェック、承認状況の確認、会計システムへの転記が残ります。請求書だけを電子化した状態は、経理DXの最初のフェーズにたどり着いたにすぎません。

稟議電子化を成功させる条件は、経理が持つ業務ルールと、情シスが持つシステム・セキュリティの知見を同じ場で設計することです。経理だけでは連携方式や権限設計を決めにくく、情シスだけでは現場に必要な承認条件や締め処理を判断できません。

着手前には、請求書クラウド、承認ワークフロー、会計システムを段階的につなぐロードマップを両部門で合意します。

今後進めるべき具体的な手順は、次の通りです。

1. 現在の仕事の進め方における問題点の整理
2. 両部門の役割分担の明確化
3. システムをつなぐ連携設計
4. 特定の業務に絞ったテスト運用（パイロット運用）
5. 全社への展開

この手順に沿って取り組むことで、手戻りのない確実な経理DXが実現します。それでは、具体的な中身を詳しくみていきましょう。

典型的な課題は、稟議・支払承認が紙やメールのまま残る状態です。経理担当者はクラウド上の請求データと、メール内の承認履歴を手作業で突合します。承認後に金額や勘定科目を会計システムへ再入力する運用では、入力ミスや二重計上も起こりやすくなります。未決裁の請求書を一覧で把握できなければ、支払期限の直前まで承認が止まる恐れもあります。

社内申請の「待ち・漏れ・手戻り」を整理したい場合は、ワークフローの基本と解消手順をまとめた解説もあわせて確認すると、次の設計論点が見えやすくなります。

NTTデータビジネスブレインズのClimberCloudは、請求書や帳簿などの電子保存、検索項目の設定、アクセス権限、各種ログ、Web APIや自動登録ツールによる外部システム連携に対応しています。ワークフローで承認された請求書や、ERP・販売システムの帳簿・書類を連携する構成も可能です（出典：ClimberCloud公式サイト）。

請求書クラウド導入後に、請求データが「承認」「支払」「会計登録」のどこで止まっているかを確認します。受領から保存までの時間だけでなく、承認待ち件数、差し戻し件数、二重入力箇所、締め日前後の滞留も可視化すると、次に改善すべき工程が明確になります。

支払処理そのもののリードタイムが縮まらない構造を知りたい場合は、支払処理が減らない原因と効率化ステップも参考になります。

電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類や電子取引データの保存方法を定める制度です。電子取引データは、改ざん防止や検索機能など一定の保存要件に従って電子データのまま保存することが求められます（出典：国税庁「電子帳簿保存法 電子取引データの保存方法をご確認ください」）。一方、社内の承認記録は、支払判断や職務分掌を示す内部統制上の証跡です。請求書の法令対応が進んでも、承認証跡が紙や電子メールに分散していれば、経理DXの効果は半減します。

よくある失敗は、稟議電子化をワークフロー製品の導入だけで解決しようとすることです。経理部門が実務の要望をあいまいにしたまま情シスに丸投げしてしまい、プロジェクトが途中で止まるケースがあります。

反対に、情シス主導で標準化を優先しすぎた結果、現場の複雑な承認ルートや実際の仕事の流れを無視した設計になり、社内で使われなくなってしまうケースも多くみられます。

部門をまたぐ承認が絡む場合は、承認ルートを柔軟に設計・変更する考え方を押さえておくと、経理要件と情シス制約のすり合わせがしやすくなります。

社内の稟議や承認手続きは会社の規程を変えることで完全にデジタル化ができる一方、取引先との契約書の一部や役所に提出する書類など、未だに紙での保存や提出を求められる例外が残る点には注意が必要です。ツールの機能だけを比べるのではなく、部門同士の連携の問題として捉え直す必要があります。

経理が担うべき論点

経理部門が中心となって決めるべき実務のルールとして、例えば以下が考えられます。

1. 承認ルートの設計（いくら以上の金額なら誰が承認するか、部門ごとの承認者の設定）
2. 内容に不備があって差し戻す際の運用ルール
3. 支払前の最終確認でチェックする項目の明確化
4. 承認が遅れた場合に発生する支払遅延リスクの洗い出し
5. 毎月の決算を早く終わらせるためのスケジュールへの影響確認

これらの実務ルールが明確になって初めて、システムへの落とし込みが可能になります。

情シスが担うべき論点

情シスが技術的な視点から設計・管理すべきルールは、以下の通りです。

1. すでにある会計システムやワークフローシステムと、請求書クラウド（ClimberCloudなど）を自動でつなぐ連携方針の策定
2. システムを使う人のアクセス権限の設定、操作ログの保存、データのバックアップ体制の構築
3. 段階的にシステムを取り入れていく時期の監視体制の準備
4. 各部門が会社に内緒で勝手にツールを導入し、セキュリティの管理ができなくなること（シャドーIT）を防ぐためのルール作り

両部門がそれぞれの役割を持ち寄り、共通のゴールへ向かう必要があります。

ハンコ依存の承認から内部統制を保った電子承認へ移す観点は、脱ハンコと承認プロセスDXの実践ガイドも参考になります。

ステップ1：連携会議を立ち上げる

経理責任者、実務担当者、情シス、必要に応じて購買・内部監査を参加者とした定例の会議を立ち上げます。開催のペースは隔週または月次とし、システムを連携させる目的とゴールを全員で共有します。

ステップ2：現在の仕事の流れ（As-Is）を見える化する

請求書を受け取ってから、社内で稟議を通し、支払や会計入力を行うまでの現在の業務フローをすべて書き出します。どこに手作業があり、どこで情報の流れが止まっているかを明確にします。

業務が属人化している場合は、ワークフローとナレッジ共有による標準化の進め方もあわせて検討すると、可視化の粒度が揃いやすくなります。

ステップ3：理想の仕事の流れ（To-Be）の優先順位を決める

自動化したい作業の優先順位を決めます。例えば、データの二重入力をなくすために会計システムとの連携を最優先で進める、といった方針を定めます。優先順位は、業務量とリスクの両面で判断します。

ステップ4：連携方式と責任分界を決める

どのシステムを起点にするか、どのデータを渡すか、エラー時に誰が再処理するかなどを決めます。ClimberCloudのWeb APIや自動登録ツールは、承認済み書類や基幹システムのデータを保存基盤へ連携する選択肢になります。Web APIでは、データの登録、更新、論理削除、取得、詳細検索などの処理が用意されています（出典：ClimberCloud「WebAPI連携 説明書」）。

請求書クラウドと会計・ワークフローをつなぐ前提で、機能範囲と費用感を情シスと共有したい場合は、料金ページをご覧ください。

ステップ5：パイロット後に横展開する

全社一斉にシステムを切り替えるのではなく、まずは支払稟議など、特定のひとつの業務、あるいは特定の部門に絞ってデジタル化をスタートし、社内に成功体験を作っていく方針を決めます。段階的に広げていくことで、トラブルが発生するリスクを最小限に抑えることが可能になります。

段階的API連携のロードマップ例

システム連携を確実に行うための3つのフェーズ（段階）と、それぞれの完了条件、および確認テストのチェックリストイメージは以下の通りです。

連携時の受け入れテストチェックリスト（イメージ）

• □ 請求書クラウドから出力されたデータが、ワークフロー側で文字化けせず正しく表示されているか
• □ 承認が完了したステータスが、遅滞なくシステム間で同期されているか
• □ 会計システムに連携された仕訳データの金額や勘定科目に不整合がないか

具体的な設計として、申請画面の共通化と必須入力項目の選定が挙げられます。承認のスピードを上げるためには、入力する項目を必要最小限に絞ることが重要です。また、申請する金額や部門に応じて、承認ルートが自動で切り替わる仕組みも欠かせません。

さらに、請求書クラウドで受け取った請求データと社内の稟議書を紐づけるため、申請された金額と実際の請求金額が一致しているかを確認するルールを定めておきます。運用のルールとして、承認者が出張などで不在の際の代理承認や、承認をスキップするルートの扱いも考えておく必要があります。

電子帳簿保存法に定められた保存ルールはClimberCloudなどの請求書クラウド側で守り、社内の承認手続きや決裁ルートの記録はワークフローシステム側で保管するというように、それぞれのシステムが果たす役割分担をはっきりと分ける設計が求められます。

経理業務全体のツール選定軸を確認したい場合は、経理の業務効率化に有効なツール活用術も参考になります。

請求データと稟議をつなぐ突合・照合の設計

実務において特に重要なのが、請求データと稟議をバラバラにしないための確認設計です。

具体的には、稟議の承認を行う前、あるいは行ったあとに、請求書クラウドの請求情報と稟議書のデータを自動で突き合わせる仕組みを作ります。これにより、同じ請求書に対して間違って二度支払うミスや、申請した金額と実際の請求金額が違っていることに気づかないまま処理されるリスクを防ぐための警告（アラート）機能を設けることが可能になります。

また、まだ承認が終わっていない請求書の一覧をシステム上でいつでも確認できるように設計することで、承認が遅れている部門への自動での催促も可能になります。手作業での突き合わせが残ってしまうと、仕訳のミスや毎月の決算の遅れといった別の問題を引き起こす恐れがあるため、システム同士をしっかりつなぐ設計は非常に重要な要素となります。

A社では、ClimberCloudの導入により請求書の受領・保存は効率化しました。一方、支払稟議はメール承認のままでした。経理は情シスへ「請求書クラウドと連携してほしい」と要望しましたが、必要なデータ項目や承認ルールが示されず、検討は半年間停滞しました。

A社の経理担当者は当時を次のように振り返ります。

「請求書を探す時間は減りましたが、承認済みかどうかはメールを開かなければわかりませんでした。連携という言葉だけを情シスへ渡しても、設計は進まないと気づきました」

改善のきっかけは、経理・情シス・購買による月次会議です。最初の会議では、支払稟議を対象にすること、請求番号を共通キーにすること、承認済みデータだけを会計処理へ渡すこと、未決裁一覧の責任者を経理にすることを決めました。

パイロットを支払稟議に絞った理由は、件数が多く、支払期限という明確な管理基準があり、改善効果を測りやすかったためです。請求データと承認ステータスをAPIで連携し、未決裁一覧から承認者へ督促できるようにしました。

情シス担当者は、当初、例外処理の多さから導入に慎重でした。

「緊急支払や代理承認まで最初から自動化すると、保守が複雑になります。パイロットでは通常支払を対象にし、例外は記録したうえで手動対応に残しました。対象範囲を明確にしたことで、情シスとしても承認できました」

パイロット後、A社は例外件数と差し戻し理由を確認し、承認ルールを修正しました。成功の要因は、高機能な製品を先に選んだことではなく、三部門で業務範囲、共通データ、例外処理、運用責任を決めたことです。

Q. 請求書クラウドを導入したあと、次に何を進めるべきですか。

A. 支払前に行う社内の稟議や支払承認フローのデジタル化、および請求書データと会計システムを自動でつなぐ設計を進めるべきです。

Q. 稟議の電子化は経理と情シスのどちらが主導すべきですか。

A. 経理部門が実務のルールや要望をまとめ、情シスがシステム連携やセキュリティを設計するという、ふたつの部門が協力して引っ張る体制が理想です。

Q. 稟議システムと請求書クラウドは連携できますか。

A. 可能です。ClimberCloudのように外部システムとつなぐ仕組み（Web API）や自動登録ツールを持っている製品であれば、既存のワークフローシステムとの連携を検討できます。

Q. 経理と情シスの連携会議では具体的に何を決めればよいですか。

A. 現在の仕事の流れにおける問題点の共有、段階的にデータをつなぐ計画、そして最初にテスト運用を行う業務の範囲を決定します。

Q. 稟議電子化までにどのくらいの期間がかかりますか。

A. 連携会議を立ち上げてから、現状の把握、設計、特定の業務でのテスト運用を始めるまで、一般的に3ヶ月から半年程度を目安とする企業が多いです。対象範囲や既存システムの制約によって前後します。

次に進む行動は次の順が現実的です。

1. 未決裁件数、差し戻し理由、二重入力箇所、支払遅延の有無を1〜2週間分でも数値化する
2. 経理・情シス・（必要なら購買）で連携会議を開き、パイロット業務を1つに絞る
3. 共通キー、責任分界、例外の手動残し範囲を1枚に落とす
4. 受け入れテストと完了条件を先に合意してから接続方式を決める

避けたい失敗は2つです。1つ目は「連携してほしい」だけで要件が空振りし、情シス側で設計が進まないこと。予防は、データ項目・承認条件・例外・完了条件を会議前に経理が書き出すことです。2つ目は、例外や代理承認まで最初から自動化し、保守が破綻して現場が使わなくなること。予防は、通常支払に範囲を限定し、例外は記録付き手動ルートとして残すことです。

成功状態とは、未決裁一覧をメール検索なしで確認でき、承認済みデータが会計へ手入力なしで渡り、締め前に誰待ちかが部門横断で見えることです。「請求書はクラウドにあるのに承認だけ別世界」という不満が減り、情シスも運用責任の境界を説明できる状態です。

今日使えるチェックリストは次の通りです。

• □ 請求・稟議・会計で共通に使えるキー（請求番号など）が決まっているか
• □ パイロットは件数と期限が明確な1業務に絞れているか
• □ 電帳法対応の保存と社内承認証跡の保管先の役割分担が文書化されているか
• □ エラー時の再処理責任者と、例外の手動残し範囲が合意されているか
• □ 承認待ち・差し戻し・二重入力のうち、改善指標にするものが1つ以上あるか

チェックが埋まらないうちは製品比較を広げず、連携会議のアジェンダを固める方が早いです。

経理部門と情シスが連携しないまま別々に動いてしまうと、データの突き合わせや二重の入力といった手作業が残り、問題が解決しないままになります。両部門が協力して定期的な連携会議を立ち上げ、実務のルール明確化とシステムのAPI連携設計を同じ計画に沿って進めることが成功への鍵となります。

実務の設計においては、金額に応じた承認ルートの自動切り替えや、請求データとの自動照合機能を設けることで、入力ミスや支払遅延のリスクをなくすことができます。まずは特定の支払稟議から段階的に導入を進め、経理全体の業務効率化と強固な社内統制を両立させた経理DXを実現していきましょう。

請求書の保存・発行・受領から外部システム連携まで、導入後の次の一手を具体化したい方は、請求書クラウド「ClimberCloud」のページをご覧ください。電帳法・インボイス制度対応やWeb API連携の概要を確認できます。

機能や費用感を社内で共有したい場合は、資料請求やお問い合わせページもご利用ください。