【2024年版】経理書類の保管期間を徹底解説！電子帳簿保存法改正で注意すべきポイントも

まずは、経理書類の種類別に保管期間を確認してみましょう。

※1 会社法上は10年間の保管義務があります。
※2 前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の場合は5年間

但し、法人の青色繰越欠損金または災害損失金額が生じた事業年度の保管期間は10年（平成2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）です。
また、消費税のインボイス制度の下での適格請求書は7年間の保管が必要です。

次に、それぞれの経理書類について具体的に解説します。

法定帳簿は7年間保管

法定帳簿とは、事業所に備え付けて取引を記録し保管する帳簿です。

これらの帳簿には、企業が行ったすべての取引が記録されているので、決算書や確定申告書における根拠資料としての役割を持ちます。よって、法定帳簿は7年間の保管が義務づけられているのです。
尚、個人事業主も保管期間は同じです。

決算関係書類は7年間保管

企業の重要な書類である決算関係書類は、7年間保管しなければなりません。
決算関係書類とは、一定期間における企業の財政状態や経営成績をまとめた書類です。

尚、企業は事業規模に関わらず、決算関係書類に基づき税金の金額や具体的な計算方法を記載した確定申告書について、所定の期限までに税務署など官公庁へ提出しなければなりません。
個人事業主も保管期間は同じです。

請求書、領収書、契約書などは法人と個人で異なる

請求書や領収書、契約書などは、企業が経営活動を行ううえで、数多くやり取りされる重要な書類です。
例えば、得意先に商品を売れば、請求書を発行します。または、入金と同時であれば、領収書のみを発行することもあるでしょう。
さらに、継続的な取引を行う場合は、契約期間や取引金額を定めた契約書を取り交わします。このため、請求書や領収書、契約書などは、企業の活動実績の証拠資料として扱われます。
但し、保管期間のルールは法人と個人とで異なるので注意しましょう。

法人では、7年間の保管が必要です。
一方、一定以上の規模の個人の青色申告では、領収書や預金通帳などの現金預金取引等関係書類は7年間の保管義務がありますが、その他の個人では5年間の保管義務となっています。

電子帳簿保存法とは、保管義務のある帳簿や書類を電子データで保存する場合のルールを定めた法律です。
2022年1月施行の改正法によって、電子データの保存ルールが大きく変更されました。
そこで、改正された電子帳簿保存法について、知っておきたいポイントを3つ紹介します。

ポイント①電子取引データの保存義務化

2022年1月1日に、改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引による電子データは定められたルールに従って電子保存することが義務化されました。
つまり、従来の紙に出力して保存する方法は、改正後は認められません。改正内容には2年間の宥恕措置期間が設けられていましたが、2024年1月1日以降は完全施行されています。
電子帳簿保存法が定める電子保存の方法には、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3種類があります。
これらの方法と対応策例を簡単に確認してみましょう。

ポイント②スキャナ保存の要件緩和

2つ目のポイントは、スキャナ保存の要件緩和です。
改正前ではスキャナ保存をする場合、事前に税務署へ届け出て承認を受ける必要がありましたが、2022年1月施行の改正法によって届出が不要になりました。また、タイムスタンプ要件や検索要件等の緩和、適正事務処理要件の廃止等の改正も行われています。
さらに、スキャナ保存については、2023年に次の3つの改正が行われています。

帳簿との相互関連性のある書類とは、帳簿を作成するうえで根拠となった書類、つまり請求書や領収書、契約書、納品書、見積書、注文書などです。
これらの書類をスキャナ保存する場合、帳簿との関連性を確認できるように保管しなくてはならないとされていました。
しかし、スキャナ保存の要件緩和によって、重要書類に分類される契約書や領収書、送り状、納品書など資金や物の流れに直結・連動する書類のみ、相互関連性の確保をすればよいこととされました。
そのため、一般書類に分類される見積書や注文書など資金や物の流れに直結・連動しない書類については、相互関連性の確保要件を満たす必要はありません。

ポイント③電子帳簿保存のメリット

電子帳簿保存法のうちスキャナ保存については、改正により導入のハードルが下がり、メリットを活用しやすくなりました。
そこで、電子帳簿保存の主なメリットを3つ紹介しましょう。

次に、電子帳簿保存法の改正後に電子保存を導入する際に、特に注意すべき4つのポイントを解説します。

①電子取引データの保存形式

保存するファイル形式は制限されておらず、PDFやJPEG、TIFF、スクリーンショット、さらには取引データをPDF等に変換したものでも問題ありません。
但し、改ざん防止や検索機能の確保を行う必要があります。

②タイムスタンプの付与

タイムスタンプは「改ざんされていない原本である」と証明するための仕組みです。タイムスタンプは電子保存の利用者ではなく、第三者機関（時刻認証業務認定業者）が電子データに日付や時刻を付与することが義務付けられている点に留意が必要です。
改正された電子帳簿保存法では、タイムスタンプの付与期間が最長約2か月と概ね7営業日以内になるなど大幅に緩和されています。

③検索機能の確保

電子帳簿保存法に従って電子データを保存する場合、規則性のあるファイル名を設定しなければなりません。
規則性を持たせること、つまり検索機能を確保するために、具体的に3つの要件が定められています。

経理書類の保管方法には、電子保存と紙保存があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。メリットとデメリットを理解すれば、自社に合った書類の保管方法を選択することができるでしょう。
次に、電子保存と紙保存におけるそれぞれのメリットとデメリットを比較してみましょう。

保管期間が過ぎた帳簿や書類は適切に廃棄しましょう。

適切な廃棄とは、個人情報保護法や機密情報保護の観点から第三者が読める状態で処分しないことです。具体的には、溶解処理やシュレッダー処理などが廃棄方法として多く使われています。

また、廃棄した場合は廃棄記録を作成し、その記録を保管しておくことをおすすめします。廃棄書類を適切に廃棄したという証明になるからです。

記録がなければ、廃棄したのか紛失したのかがわからなくなり、責任問題に発展する恐れがあるので、十分に注意しましょう。

質問：法人での領収書の保存期間は7年？

回答

法人税法では、領収書は、法人税申告の証明書類として用いるため、保存期間は7年と定められています。但し、法人で繰越欠損金の控除の適用を受ける場合は、領収書の保存期間は10年間になります。

質問：法人税法上と会社法上の保存期間の違いは？

回答

会社法上では会計帳簿の保存期間は10年間、法人税法上では7年間となります。
法人税法上の帳簿を作成すれば、会社法上の会計帳簿を作成したことになるため、法人税法上では7年間保存すればいいのですが、会社法上では10年間の保存義務があります。
つまり、10年間保存すれば、法人税法、会社法の両方の要件を満たすことになりますので、10年間の保存を目安にしましょう。

経理書類は保管期間を遵守し、適切な方法で保存・廃棄することが重要です。
また、改正電子帳簿保存法に対応することで、業務効率化が期待できますので、自社に合った方法で、正しく経理書類を保管しましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化