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請求書郵送の基本
請求書を郵送する際には、信頼性や安全性が求められます。
正しい郵送方法を選ぶことで請求書を相手に確実に送付することができます。
請求書はもちろんですが、封筒・切手・同封する送付状なども準備する必要があります。
封筒は同封する書類の枚数や重さを加味して、適切なサイズを選ぶ必要があります。
また、請求書を送る際には送付状を同封するのが一般的です。
ここでは、郵送方法の種類や封筒の選び方、送付状の書き方について紹介します。
郵送方法の種類
郵送方法には定形郵便、定形外郵便、簡易書留、レターパックなどがあります。
定形郵便
一般的な封書の形式で送る郵便で、重さは50gまでとなっており、縦長の封筒（長形3号や4号など）を使用します。
基本的な郵送方法であり、重さとサイズさえ守れば全国どこでも同じ料金で送れるため、コストが抑えられて経済的です。
一方で、追跡機能がないため、郵送中の紛失や相手が受け取ったかどうかの確認ができないのがデメリットです。
定形外郵便
定形郵便よりも大きなサイズや重い郵便物を送る際に使用し、重さ4kgまで送ることができます。
大きめの封筒や冊子、パンフレットなど、定形郵便で送れないサイズのものも郵送可能です。
しかし、定形郵便と同様に追跡機能がなく、紛失した場合の確認が困難で、相手が受け取ったかどうかわからないといったデメリットがあります。
簡易書留
重要な書類を安全に送るための方法で、追跡機能と補償が付いているのが簡易書留です。
追跡機能があるため、郵便物がどこにあるのか追跡でき、紛失のリスクを軽減することができます。
相手が受け取ったことが記録され、紛失や破損があった場合には、補償が受けられます。
一方で、窓口での手続きが必要になることと、通常の郵便よりも料金が高いのがデメリットといえるでしょう。
レターパック
レターパックは、日本郵便の専用封筒を使用した郵送方法で、重さ4kgまでの書類などを全国一律料金で送ることができます。
レターパックには、「ライト」と「プラス」の2種類があり料金は異なります。
レターパックライトは、郵便受けへの配達で、厚さは3cmまでとなっている一方、レターパックプラスは、対面での配達で、専用封筒に入れば厚さの制限がなく送ることができます。
いずれも、追跡機能で郵便物の追跡ができ、現状を把握することが可能です。
料金に関しては、他の郵送方法よりは料金が高めです。
封筒の選び方
ビジネス文書はA4サイズが多く扱われていますが、A4サイズを三つ折りにして封入でき、定形郵便で送れる「長形3号」が最も利用頻度の高い封筒となります。
「長形3号」を使用した定形郵便では、50g以内は110円と最も安くメリットがあるため、請求書など定期的に発生する書類の送付に利用されることが多くあります。
また、A4サイズを折らずに封入できる「角形2号」封筒もよく使われます。
定形外郵便になり、料金は50g以内は140円、50gを超えて100gまでは180円です。
折らずに届けたい書類の送付に利用されることが多い封筒です。
請求書などの送付頻度や送付先が多い書類の場合は、「窓付き封筒」を選ぶことで、宛名を書いたり、宛名シールを貼ったりする手間が省けます。
さらに、テープ付きの封筒だと、糊やテープを使用する必要がないため、その手間が省けるためおすすめです。
送付状の書き方
請求書は企業取引において重要な役割を果たします。
そのため、郵送の際には送付状を同封することがマナーとされています。
送付状に記載する項目は一般的に以下のとおりです。
●送付日：作成日か送付日を記載します。
●差出人情報：送付日の下に会社名、部署名、担当者名、会社の住所、電話・FAX・メールなどの連絡先を記載します。
●本文：「請求書送付のご案内」など郵送する書類のタイトルとあいさつ文を記載。また、同封されている書類内容や送付枚数などを記載し、「以上」で終わります。
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