AI導入で経理業務が激変！業務効率化・コスト削減を実現する5つの事例

「AIって何に役立つの？」「どんなものを導入すればいいの？」という疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。
以下では、AIの導入によって経理業務を改善した5社の事例を紹介します。
いずれも中小企業の経理によくあるお悩みを解決した事例です。
ぜひ自社に当てはめながら読んでみてください。

事例1：電子請求書受領・発行システムによる効率化

A社は請求書処理をすべて人の手によって行っていました。
受領した請求書を開封して内容を確認し、データの入力や支払申請・承認を実施していました。
手作業のため、かなりの時間がかかり、入力ミスや紛失のリスクもありました。
また、すべて紙で管理していたため、保管場所の確保や整理・ファイリングのコストも課題となっていました。
加えて、請求書の発行にも課題がありました。
Excelで請求書を作成し、印刷・押印して封入するといった業務の負担が、締日後の月初に集中している状態でした。

そうした課題を解消するために、AI-OCR機能のある電子請求書受領・発行システムを導入しました。
OCRは、Optical Character Reader/Recognitionの略で、画像データのテキスト部分を認識する光学文字認識機能ですが、AI-OCRは、OCRにAI技術を加えたもので、機械学習や深層学習によって、従来のOCRの弱点であった文字の認識率を大幅に向上させた技術です。

AI-OCRによって受領した請求書の日付や金額を読み取り、自動的に支払いデータとして反映するため、手入力の手間が大幅に削減されました。
データ化によって電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たしたため、受領した請求書原本の廃棄も可能になり、保管に関する負担も軽減されました。

事例2：経費精算システムによる効率化

B社の課題は、多数在籍する営業担当者の経費精算でした。
経理担当者は膨大な申請に対応して精算をしなければなりませんでした。
営業担当者にとっても、忙しい中での経費申請は手間がかかり、月末月初の営業活動にも影響が出ていました。
領収書の紛失や不正のリスクもあるため、経費精算における効率化の必要性を多くの従業員が感じていました。

そこで、効率化を目指して経費精算システムを導入し、AI-OCR機能によってレシートや領収書をスマートフォンで撮影することで内容の読み込みが可能となりました。
そのまま申請データとして活用できるため、営業担当者が申請する際の負担が大幅に削減できました。
上長や経理担当者もパソコンなどで申請内容を確認でき、紙の申請書を回すことなく承認フローが進むため、精算までの時間を大幅に削減できています。

事例3：AI搭載の会計システムによる効率化

C社は、会計データの分析業務に時間がかかり、経営判断に迅速に活かせないことを課題として抱えていました。
Excelを使って手作業で集計や分析を行っていたため、分析した結果をグラフや表を使って可視化することに多くの時間がかかっていました。

そこで、AIによる自動仕訳や分析の可能な会計システムを導入しました。
銀行やクレジットカードと連携し明細を取り込むことで、AIによる自動仕訳が可能となっています。
経理担当者はAIの作成した仕訳を確認し、必要に応じて修正して承認を行うことで、仕訳業務が迅速に完了します。
修正した点をAIが学習することで、仕訳の精度を継続的に高められています。

事例4：AI-OCR不正検知システムによる効率化

D社は、経費精算におけるミスや不正の検知が課題でした。
経理担当者が少ないため、日頃の業務にも追われており、経費精算でミスや不正がないか、しっかりチェックすることが難しい状態でした。
経費精算業務はデータで行っていたものの、領収書やレシートは画像データで提出されるため、不正に加工されたものかどうかを簡単に判断できないという悩みがありました。

そこで、AI-OCRによる不正検知システムを導入しました。
不正検知システムは、領収書やレシートを読み取る際に、ミスや不正がないかどうかも確認できます。
領収書を二重登録してしまうケース、購入日や購入店舗を加工して同じレシートを使いまわしているケースなど、AI-OCRが自動で検知します。

事例5：チャットボットシステムによる効率化

E社は、顧客による経理担当者への問い合わせが多く、通常の業務を圧迫していました。
営業時間外や休日に入る問い合わせには、迅速な対応ができないことによる顧客満足度の低下も懸念されていました。

そこで、チャットボットシステムを導入しました。
チャットボットシステムは、顧客からのよくある質問には、チャットボットが自動で回答します。
複雑な質問については経理担当者の対応が必要ですが、AIが機械学習することで対応できる範囲が広がり、効率化が進んでいます。

上記で紹介した成功事例には、以下のような共通するポイントがありました。

いずれも、AIを経理業務に役立てるためには必要な手順です。
それぞれのポイントを以下で詳しくみていきましょう。

導入の目的・目標を明確にする

まずはAIを導入する目的や目標を明確にする必要があります。
明確な目的や目標の設定は、導入後の効果測定にも役立ちます。
どのような効果がどの程度得られるかを考えることで、導入や運用にかかる費用に見合っているかも検討できるでしょう。

目的を定めるには、自社の抱える課題を洗い出す必要があります。
現状の課題を踏まえて、何を改善したいのか、どのような状態になれば理想的かを考え、導入の目的を設定しましょう。
その上で、「この業務にかかる時間を〇時間短縮する」「ヒューマンエラーを〇％削減する」といった、数値で表せる目標を立てましょう。

導入するAIの種類・機能を適切に選定する

目的と目標を定めたら、導入するAIを検討しましょう。
AIを搭載したシステムやツールには、請求書などの各種帳票発行システムや会計システム、チャットボットシステムなど様々です。
AIを業務のどの部分に役立てたいか考えて、自社に合ったものを選ぶ必要があります。

システムやツールを選ぶ際は、複数のものを比較して検討することでより自社に合ったものを選べます。
導入するものの種類だけでなく、搭載されている機能もしっかりと確認し、自社にとって有用なものを選びましょう。
システムやツールによって、分析機能の有無やAI-OCRの有無など、機能面が異なる場合も少なくありません。
また、実務でシステムやツールを使用する担当者にとっての使いやすさも大切です。

AI活用の社内体制や業務フローを整備する

AIを有効活用するには、社内体制を整えることも必要です。
ただ導入すればいいわけではないため、運用して役立てていくことを長期的な視点で考えましょう。
費用をかけて導入するからこそ、「よくわからず、結局うまく使えていない」という事態は避けたいものです。

AI運用の担当者や担当部署を決め、運用に関する問い合わせのできる仕組みを作ることで、迅速に疑問を解決できます。
社外の専門家の相談することも一案ですが、サポート体制が社内に整っていることで、問い合わせのハードルが低くなるでしょう。
「いつでも相談できる」と思ってもらうことで、AIを活用する意欲の向上にもつながります。
加えて、従業員に対して研修を行うなど、社内におけるAIへの理解を深めるための取り組みも行いましょう。

運用における効果測定を行い、改善点の洗出しを繰り返す

AIの導入後は、継続的に効果測定を行い、結果を踏まえて改善を重ねることも大切です。
何がどう変わったのか、目的や目標は達成されているかを定期的に確認しましょう。
予想したような結果が出ていない場合は、なぜそうなったのかを考え、仮説を立てて運用方法の再検討が必要です。
運用する中で新たな課題が見つかった場合も、改善策を考えましょう。

AIは情報を取り込み学習することで効果を発揮します。
改善に向けて施策を行うことでAIがさらに学習し、導入の効果を継続的に高められるでしょう。

専門家のサポートを活用する

導入すべきAIの選定や導入・運用の仕方について、専門家のサポートもうまく活用しましょう。
特にAIに関する知識が少ない状態では、何から始めればよいのか、どのようなAIがあるのかがわからない方も多いでしょう。
そこで、自社の課題を踏まえて専門家に相談することで、適切なシステムやツールの選定、導入スケジュールの提案などを受けられます。

AI導入は大企業が行うイメージを持つ方もいるかもしれませんが、中小企業にとっても、AI導入は大きなメリットがあります。
適切な導入と運用によって業務効率化やコスト削減を実現できるため、人材不足にお悩みの中小企業にこそAIの活用はおすすめです。

導入を成功させるためには、目的や目標を見据え、自社に合ったAIを選択しなければなりません。
導入するだけでなく、問題があったときにフォローできる体制や効果測定によって改善できる仕組みを整えて、運用を行う必要があります。
必要に応じて専門家のサポートも受けながら、継続的にAIを活用することで、経理業務を大幅に改善できるでしょう。
ぜひ本記事の内容を参考に、AI導入を検討してみてください。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化