経理DXで失敗しない！導入前に知っておくべき3つの落とし穴と対策

そもそもDXとは、IT技術の活用によって、業務効率を改善するとともに業務プロセスやビジネスモデルそのものを変革し、企業価値の向上を狙う考え方です。
ここでは経理部門のDXについて概要や背景、導入の課題を簡単に整理しておきましょう。

経理DXの概要

業務全体のうち事務処理の多い経理部門のDXは、事務処理の効率化やコスト削減、生産性の向上、意思決定の迅速化を主な目的として実施します。専門システム導入によるペーパーレス化から取り組むケースが多くみられます。
これにより事務処理の効率化や消耗品費の削減はいうまでもなく、テレワークのしやすさや特定の従業員に業務が集中しない体制が整い、生産性の向上も期待できるでしょう。
また、システムに入力されたデータは即時に集計・分析されるため、資金の流れや経営状況を上層部もリアルタイムで把握でき、より素早い経営判断・経営改善が可能になります。

経理DXが注目される背景

昨今、経理部門のDX推進が急がれる主な理由は、「2025年の崖」と電子帳簿保存法の改正の2点からです。 「2025年の崖」とは、経済産業省が提示した2025年以降に起こりうる経済損失を指します。複雑化・ブラックボックス化・老朽化した既存システムがDX推進を阻み、データ活用が進まなければ、2025年以降に最大12兆円の経済損失が生じる恐れがあるといわれています。

また、2022年に施行された改正電子帳簿法により、2024年1月以降に電子データで受け取った書類（契約書や見積書、請求書など）は、紙媒体でなく電子データでの保存が義務づけられました。

中小企業の経理DXにおける課題

こうした背景があるにも関わらず、なぜ中小企業の経理DXは滞りやすいのでしょうか。主な課題として下記3点が挙げられます。

まず、取引先も含め、社内外のやりとりを未だ紙ベースで行っている企業が散見されます。DXにおいては、ツールの導入だけでなく業務フローの見直しも必要となり、取り組みにかかる負担の大きさが課題です。

また、経理業務は、専門性の高さから特定の従業員に業務が集中する傾向がみられます。属人化した業務は引き継ぎが容易でなく、部門全体の業務効率化を図る妨げとなります。また、そのままでは業務継続性の面でリスクを抱えている状態といえるため、早急に解決したいところです。

最後に、人手不足やシステムに詳しい人材の不在により、システムを継続的に運用・管理する体制を整えづらい点も課題です。システムは導入して終わりではなく、長期目線での運用・改善が求められます。

中小企業の経理DXにおける最初の落とし穴は、これまで述べてきたDXの目的や課題を把握せず、曖昧なまま始めてしまいやすい点です。起こりうる問題や対策を詳しくみていきましょう。

起こりうる問題

目的が明確でないままDXを始めてしまうと、効果もぼやけてしまうほか、費用対効果も期待できません。

経営層がDXの目的をはっきり語れなければ、現場担当者としても、何を期待されているのか、どうすればよいかがわからず、時間と労力をかけても中途半端な取り組みとなってしまいます。「何となく流行りの経理システムを導入して終わり」では、IT化は進んでもDXが進んだとはいえません。 コストをかけてシステムを導入しても、得られる効果は限定的なものとなり、そもそも目的や目標が明らかでないため、効果測定もしづらく、次の改善につながりません。

目的・目標を明確にする3ステップ

目的や目標の明確化には次の3ステップで取り組みます。

まずは経理業務のタスクをリストアップし、各タスクの所要時間を調べてガントチャートなどで可視化しましょう。 業務の棚卸しができたら、ボトルネックとなっている部分を探していきます。具体的には、時間のかかる業務やミスが発生しやすい業務、人手・手間がかかる業務が挙げられます。 経理担当者へのヒアリングによって現場の声を吸い上げると、課題がよりリアルに浮かび上がるでしょう。こうして抽出した課題のなかで、緊急度・重要度の高いものから優先的に着手していきます。

DXによって解決したい課題に対して、具体的な目標を設定します。例えば、「業務Aの処理時間を30%削減する」、「業務Bのミスをゼロにする」などです。併せて、KPI（目標の達成度合いを定量的に計れる指標）も設定しておくと振り返り・改善に役立ちます。

落とし穴1と異なり経営層が明確なビジョンや目的を持っている場合には、現場の声を無視してトップダウンで突き進まないよう気をつけたいところです。

起こりうる問題

現場を顧みず強引にDXを進めようとすると、従業員がDXを自分ごとと捉えられずスムーズに進めづらくなる、反発が起こる、といった課題が生じる恐れがあります。

経理部門のみならず、DXは現場の従業員の協力が不可欠です。経営層の思い描くビジョンや課題は、必ずしも現場の考えと一致しているとは限りません。DXを始めるにあたり、現場の従業員と対話を重ねてより実務に即した施策を定めましょう。「上から言われたから」ではなく、1人ひとりがメリットを理解し、自分ごととして主体的に取り組める仕組みや環境づくりも重要です。

また、事務処理の多い経理部門では、デジタルツールによって効率化できる作業も多いでしょう。すべての業務をデジタル化できるわけではありませんが、なかには「自分の仕事がなくなるかもしれない」との不安から、DXに反発する従業員が現れるかもしれません。こうした従業員にも寄り添いながら、一体感を持ってDXを行えるような工夫が必要です。

現場の声を取り入れる方法

現場の声をしっかりと吸い上げるためには、従業員へ直接ヒアリングするほか、ワークショップや意見交換会などをうまく活用しましょう。
企業全体にとって、経理部門のDXがどれだけ重要か明らかにし、現状の課題やビジョンを共有していきます。対面ではなかなか率直な意見が出にくい場合は、無記名のアンケート形式にすると本音を引き出しやすいかもしれません。

新しいシステムやツールの導入をDXのゴールと履き違えてしまいがちですが、導入は、むしろスタート地点といっても過言ではありません。導入後の運用・改善が重要な役割を担います。ここでも、運用・改善を怠った場合に起こりうる問題と対策をみていきましょう。

起こりうる問題

確かに、システムを導入すればある程度は業務効率化が進むでしょう。しかし、繰り返しになりますが、それではDXとはいえず単なるIT化にすぎません。 運用・改善がなければ、DXの大きな効果は期待できず、システムの導入によって新たな課題が生じた際にも対応できる人材がいないといった問題も生じる恐れがあります。

人手や資金力に限りのある中小企業では、課題が顕在化しているところから小規模かつ部分的にDXに取り組むケースが一般的です。目的を実現するためには、DX開始後に生じた新たな課題に対処しながら、少しずつ継続的な改善が求められます。

運用・改善を成功させるポイント

運用・改善を成功させるためには、定期的な進捗確認と担当者の育成が肝心です。
目標やKPIに対して順調に進んでいるのか遅れているのか、新たな課題はないかを把握し、必要に応じて軌道修正していきましょう。システム導入など運用に慣れるまでに、ある程度の時間を要する取り組みに関しては、四半期単位など幅のあるスパンで効果を測定します。

並行して、担当者の育成にも取り組みましょう。なかには「システムのことはITベンダーに任せきり」といった会社もみられますが、やはり社内担当者は重要な存在となります。DXを進めるには会社や事業、現場の業務フローや慣習の理解が必須だからです。現場の従業員がDXやシステムについての知識を身につけるほうが、スムーズに進めやすいといえます。

最後に、本記事の要点を簡単にまとめておきます。
中小企業が経理部門のDXを進める際、失敗しないためのポイントは下記のとおりです。

• 「何となく」でDXを始めない。現状の業務をタスクレベルで洗い出し、課題を抽出して目的・目標を明確してから具体的な施策を進めていく
• トップダウンで強引に進めない。現場の声に耳を傾け、一人ひとりが自分ごととして主体的に取り組めるよう丁寧に対話を重ねる。不安を感じている社員にもしっかり寄り添う
• 運用・改善にも注力する。システムやツールを導入しただけではDXとはいえない。進捗確認と改善を重ねつつ担当者を育成し、少しずつ継続的に効果を拡大していく

電子帳簿保存法の改正などを背景に、経理部門でもDXが急がれるようになりました。
特に、紙ベースでの事務処理が多い中小企業の経理部門では、DXによって大きな業務効率の改善が期待できるでしょう。
また、特定の従業員への業務偏重を解消できる、経費を削減できる、経営判断の迅速化など、多くのメリットがあります。
ぜひ、経理DXの一歩を踏み出し、企業価値・競争力の向上に努めましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化