【2024年版】請求書再発行完全ガイド！再発行理由、再発行方法、注意点、よくあるトラブルと対処法まで徹底解説

取引先から請求書の再発行を依頼される理由には、様々なものがあります。
ここからは、請求書再発行の理由について具体的なケース別に解説します。
どのような理由で再発行されるのか、また、注意点についてもみていきましょう。

請求書の紛失・破損

取引先で請求書が紛失または破損し再発行する際には、紛失した請求書の内容を必ず確認しましょう。
請求書番号や取引先の会社名、発行済みの情報を確認します。
再発行は可能ですが、まったく同じ表記の請求書にしてしまうと、二重請求になる可能性があります。

請求書の記載ミス

発行済の請求書に記載ミスを見つけた場合は、正しい情報での請求書の再発行が必要です。
また、早急に取引先へ連絡し謝罪をして、記載ミスがあった旨を伝えます。このようなミスは信頼を失う恐れがあるため、迅速かつ正確な対応が求められます。

請求書の金額変更

取引内容の変更や追加などで、請求金額を変更して請求書を再発行する場合があります。
支払前であれば金額変更による請求書の再発行は可能ですが、新たな請求書を発行する際には、変更前の請求書を破棄し、正確な金額を反映させた請求書の発行が必要です。
再発行する際には、金額変更理由を記載しておくと良いでしょう。
尚、支払後の金額変更については、差額を精算する内容の請求書を新たに発行します。

請求書再発行は、取引先との信頼関係を維持するためにも重要な業務です。
正確な手順を理解して業務を行わなければなりません。
ここからは、再発行する際の手順を、注意点を交えて解説します。

請求書再発行の手順

請求書内容の確認

まずは、請求書の内容を確認しましょう。
宛名や金額、日付などが実態と合っているかをチェックします。
間違っている箇所は訂正し、正しい内容を記載します。
紛失や破損した場合でも、再発行の際には記載内容を改めて確認するようにしましょう。

請求書の再発行

修正内容を取引先と共有して確認ができてから、請求書の再発行をします。
ここで注意したいのは再発行する日付です。
初回に発行した日付のままで再発行することもありますが、その場合は、同じ日付となるため「再発行」とわかるように記載しておきましょう。

再発行した請求書の送付

再発行の請求書の作成が完了したら、取引先へ送付します。
案内状などを一緒に送付すると良いでしょう。
また、記載ミスが原因の再発行には謝罪文や再発防止策など、信頼回復に向けた対策を取ることも大切です。
以前に送付した請求書の破棄を依頼して二重請求を防止しましょう。

発行日と請求書番号の注意点

再発行の請求書の日付を初回発行の日付と同日で記載した場合、初回発行で記載した支払期日が過ぎていることもあり得ます。
金額変更による差額精算がない場合には、入金済みである旨の記載をして、二重請求を防止しましょう。

請求書番号の管理も必要です。
再発行された請求書だとわかるように、初回発行の番号の枝番にすると整理がしやすくなるでしょう。
経理上でも再発行されたものだとわかりやすいため、二重請求防止に役立ちます。

また、再発行された請求書と一目で確認できるようにしましょう。
発行日や請求書番号のところに再発行と記載したり、タイトルを「〇月分請求書再発行」としたりすると混乱が避けられるでしょう。

請求書の再発行には、気を付けなければならない、いくつかの注意点があります。
どんなことに注意するべきかみていきましょう。

誤った請求書の回収・無効化

再発行する際には、誤った請求書が使用されないようにすることが重要です。
紛失・破損の理由以外では、元の請求書を必ず回収して、無効にしなければなりません。
請求書に「無効」のスタンプを押すなどして、二重請求や会計処理がなされないように注意しましょう。

再発行のマナー

軽微な修正でも二重線などの簡易的な訂正ではなく、新たに再発行するのが望ましいです。
再発行には案内状を同封するのがマナーです。
また、記載ミスなど自社の責任で請求書の再発行を行う際は、謝罪文や今後の再発防止についての文章を添え、信頼関係の維持に努めましょう。

早急な対応

請求書の再発行は、早急な対応が必要です。
特に、自社の責任によって再発行をする場合は、取引先に迷惑を掛けてしまうため、なるべく早めの対応が求められます。
土日を挟む場合や年末年始などの時期は郵送に時間がかかります。
取引先が近くにある場合は、直接届けるなどの対策も有効です。
また、郵送に時間がかかることを取引先へ連絡することも重要です。

再発行の理由と記録

再発行した請求書については、再発行の理由や変更された内容を記録しておくことが、今後の確認や経理上において重要です。
変更の理由が取引先の要望なのか内部の修正なのかなど、明確に文書化しておくと、なぜ再発行が行われたかがわかります。
請求書番号などで区別しておくと良いでしょう。

再発行業務を効率化するためにはどのようなことが必要でしょうか。

再発行業務は手間と時間がかかるので、効率化することでコスト削減と業務の円滑化を図れます。
再発行業務の前に、請求書発行業務の見直しをしましょう。
例えば、手書きの請求書やExcelで作成した請求書など、手動で行ってきた請求書作成に関しては、会計ソフトを活用することが有効です。
会計ソフトは、請求書の作成、発行、再発行を自動化する機能があるため、手動での作成や管理の手間を削減できます。
再発行が必要な場合も簡単に対応可能です。
ソフトの導入で業務フローの見直し・改善ができ、効率化につながります。

また、経理担当者のスキルアップも効率化には欠かせません。
業務の標準化や自動化ツールを活用できる教育をし、担当者が効率的に業務を遂行できるようにすることも効率化のひとつといえます。

請求書の再発行については、取引企業間において発生の可能性がある問題です。
請求書の再発行に関するよくある質問についてご紹介します。

質問：なぜ再発行が必要なのか？

回答

紛失した場合でも金額さえ教えてもらえれば支払は可能ですが、法律によって請求書を一定期間保存する義務があります。
法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間と定められており、保存期間の起算点は確定申告の翌日からとなっています。
そのため、取引先が請求書を紛失した場合など、再発行が必要になるのです。
また、誤字脱字などの小さな修正であっても、請求書の再発行が望ましいです。

質問：見積書と違う金額で再発行することはできるのか？（当初、見積書と同金額で請求書を発行したが、追加料金の記載が漏れて再発行することになった場合）

回答

サービスの提供過程で追加料金などが発生して請求金額が見積金額とは違ってくる場合があるため、見積書と請求書の金額が違うこと自体には問題ありません。
但し、双方の合意が前提です。
事前に話し合いを行い、取引先に見積金額と請求金額が異なることについて了承してもらってから請求書を発行しないと、トラブルにつながる可能性があります。

質問：請求書の再発行をしたが、支払期日まで期間がない場合、どのように対処すればよいか？

回答

支払期日が迫っているなかで請求書を再発行した場合、取引先によっては、すでに支払処理を終えている場合もあります。
期日に余裕がない場合は、速やかに取引先に連絡をして状況を確認し、柔軟な対応をすることが望ましいでしょう。
特に、自社のミスが原因で請求書を再発行した場合はなおさらです。
支払に差額がある場合は取引先と処理の仕方について話し合いするなどの対応をします。

ここまで、請求書の再発行について解説してきました。
請求書の再発行については、記載内容がまったく同一のものではなく、再発行とわかる請求書の作成が必要です。
また、二重請求にならないように注意して再発行しなければなりません。
請求業務を行うなかで、再発行に対応するには時間と手間がかかります。
さらに、正確に対応しないと税務上の問題や取引先とのトラブルの原因にもなりかねません。
再発行をする際には、取引先との信頼関係を崩さないためにも、早めの連絡と説明が不可欠です。
請求書の再発行は誤解やトラブルが生じやすい業務ですが、 ご紹介した手順や注意点を理解したうえで、効率的な再発行業務を行ってください。

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