会計ソフトのAPI連携で「手入力ゼロ」は実現できる！経理業務を自動化する最強の組み合わせとは？

会計ソフトのAPI連携によって業務が自動化され、大幅な効率化が期待できます。API連携は単調な作業の多い経理業務において、大きな変革のカギとなります。

API連携によって、複数のツールを行ったり来たりすることなく、自動的にデータの共有が可能です。業務によっては「手入力ゼロ」も決して不可能ではありません。

今さら聞けない「API連携」とは？管理職が部下に説明できるレベルで解説

API連携とは、異なるツールに保存されているデータを、スムーズに共有できる仕組みです。ツール間のデータ連携を自動で行うための公式な接続口といえます。

例えば、会計システムと経費精算システムはそれぞれ独立したツールであり、本来であれば同じ取引について両法での入力が必要です。しかし、両者間でデータを共有できれば、面倒な入力作業が一度で完了します。また、経費申請から上長の承認、経費の払い戻し、経費の計上と払い戻しの仕訳まで、まるで1つのツール上で処理されているかのように進みます。

なぜ「手入力ゼロ」が実現可能になるのか？データ自動取得・自動仕訳の仕組み

データの手入力が不要となる理由は、データの自動取得や自動仕訳の機能があるためです。

会計ソフトの多くは、金融機関やクレジットカード会社、他のツールなどと連携することで、お金の動きに関するデータを自動で取得できます。専用のボタンをクリックすれば自動でデータの取得が開始されるものや、週2回など自動更新が設定されている会計ソフトもあります。

自動仕訳は、連携によって取り込んだデータについて、仕訳のルールに従い自動で仕訳を行います。自動仕訳について経理担当者が内容を確認し、問題がなければ登録すると仕訳が完了します。問題があった場合は経理担当者が修正する必要があります。しかし、多くの会計ソフトは修正からルールを学習してそれ以降の仕訳に反映させるため、仕訳の精度が上がり手入力の頻度は下がると考えられます。

【メリット・デメリット】導入前に管理職が押さえるべきAPI連携の光と影

API連携によって得られるメリットは大きいものの、万能ではありません。API連携のメリットとデメリットは次の通りです。

取引に関する重要な情報は外部に漏れることのないようにしなければなりません。多くの会計ソフトでは次のような対策を行っているため、安心して利用できます。

API連携が役立つといわれても、具体的にイメージしにくいかもしれません。そこで以下では具体的なツールの種類を挙げて、API連携によってどのように効率化ができるのかを企業の抱える課題や目的別に紹介します。

パターン1：請求書の発行・受領が多い企業向け「販売管理・請求書受領特化型」

取引先が多く、日常的に請求書の発行・受領を行っている企業は、次のツールによる効率化が期待できます。

請求書や見積書を発行する販売管理システムと、取引先からの請求書を受領できるサービスを、会計ソフトとAPI連携する方法です。2つのツールのデータを会計ソフトに統合すれば、ツールをまたがないシームレスな管理が可能です。

自社が請求するデータは販売管理システムからAPIで自動取得することで、売上計上と売掛金管理を自動化できます。

パターン2：従業員の経費精算・出張が多い企業向け「経費精算・法人カード特化型」

従業員の出張が多い企業は、次のツールによって旅費交通費や接待交際費などの経費精算の負担を軽減できます。

経費精算システムを使えば、従業員はスマートフォンの専用アプリで領収書を撮影するだけで自動的にデータが読み取られ、経費申請が完了します。紙の移動がないため、申請されたら上長は迅速な承認が可能です。承認されたデータは即座に会計ソフトに連携され、自動的に仕訳が行われます。

経費精算システムによっては法人用クレジットカードとの連携も可能です。出張中の経費をカードで支払うと、そのデータが経費精算システムに取り込まれ、経費の申請がさらに楽になります。

パターン3：ECサイトや多店舗展開の小売業向け「売上・決済データ特化型」

ECサイトや複数の店舗を展開している小売業では、次のツールを連携することで売上データを迅速に集約できます。

実店舗にはPOSレジシステム、ECサイトにはECカートシステムを導入し、会計ソフトとAPI連携する方法です。

小売業では現金やクレジットカード、電子マネーなどさまざまな決済手段に対応しているため、売上データの入力が複雑になりやすい点が特徴です。3つのツールを連携させることで、それぞれの売上データが人の手を介することなく取り込まれ、自動的に仕訳が行われます。

API連携はただ導入すればよいものではありません。順を追って進めることで、API連携の導入が現場にとって本当に意味のあるものとなります。以下では、API連携の導入を成功させるための4つのステップを紹介します。

ステップ1：現状業務の棚卸しと課題の優先順位付け

まずは経理の現場において「何をするべきか？」を把握することが必要です。最終的な目的を定めることで、ツールの選定基準が明確になり、効果測定もしやすくなります。

現状の業務について現場にヒアリングを行い、何の工程にどれだけの工数・時間がかかっているのかを書き出しましょう。その中から、特にミスが多い作業や時間がかかりすぎている作業などをピックアップします。

そのうえで、対策することによって最も高い効果が期待されるものを、API連携によって優先的に解消すべき課題として位置づけます。

ステップ2：目的と「連携の深さ」で見るツール選定

目的を見据えて、導入すべきツールを選定します。データの内容や連携を行う頻度などに注目し、細やかで深い連携ができるツールを選びましょう。そもそもツール同士がAPI連携できるのかについても、しっかりと確認します。

API連携によって目的を達成できるツールであるかどうかが、選定のポイントです。

ステップ3：社内体制の構築と「データクレンジング」の重要性

API連携をスムーズに導入するために、社内での体制作りや準備も必要です。

API連携を進めるためのプロジェクトを立ち上げ、責任者やメンバーを選定しましょう。メンバーに現場の担当者を入れると、実務に即した連携を進められます。

従来のデータを新たなツールに引き継ぐ場合は、データの品質を向上させるために調整を行う「データクレンジング」も必要です。勘定科目や取引先の情報を事前に整理しておくことで、円滑なデータの連携が可能です。データクレンジングの具体例としては、次のことが挙げられます。

入力や表記のルールを決め、データを修正しましょう。このときに定めたルールを今後の業務でも適用することで、API連携の導入後もデータの品質を保ちやすくなります。

ステップ4：スモールスタートと効果測定、そして社内への成果共有

API連携は、一度に全社に導入するのではなく、部門や業務の一部から小さく始める「スモールスタート」がおすすめです。

小さく始めることで、削減できた作業時間やコストといった成果を具体的に把握しやすいためです。

成果を経営層や他部署と共有することで、全社展開に向けた新たなステップに進めやすくなったり、他の業務におけるAPI連携への機運が高まったりすることが期待できます。

API連携をはじめとするさまざまな技術によって、経理業務はさらに効率化されることが予想されます。こうした時代の経理部門には、正確さや迅速さに加えて、専門性やデータを生かした企業への貢献がさらに求められるようになるでしょう。

業務の効率化によって月次決算の早期化を実現できれば、経営分析や資金繰り予測に充てられる時間が増えます。こうした業務は、日頃からリアルタイムの業績データに触れられる経理部門だからこそできることです。さらに、戦略や予算の策定支援など、企業の意思決定に貢献する「戦略的パートナー」へと進化できる可能性を秘めています。

上記の点は、経理の管理職が部下のキャリアパスを考える上でも重要な視点です。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化