「脱Excel」成功の鍵は？業務効率化や属人化から解放されるための最適解

Excelは、長年にわたりビジネスの現場で広く使われてきました。表計算はもちろん、データ分析やグラフ作成など、便利で高度な機能が多く、業務の効率化に役立ってきたのは事実です。
しかし最近では、Excelだけでは対応しきれない課題や非効率な面も出てきており、「脱Excel」の動きが注目されています。ここでは、Excelのメリットとデメリットを比べながら、なぜ今「脱Excel」が求められているのかを解説します。

Excelのメリット

Excelが長年使われてきた理由は、その汎用性・導入のしやすさ・カスタマイズ性にあります。
まず、Excelは簡単なデータ入力から、複雑な関数を用いた高度な分析、見やすいグラフの作成まで、幅広い用途に対応できます。予算管理、請求書作成、売上報告、在庫管理、プロジェクト管理など、業種や職種を問わず、様々な業務に適用できる汎用性の高さは、Excelの大きな魅力です。
また、導入の容易さもExcelのメリットです 。多くの企業でMicrosoft Officeが導入されていて、追加のコストをかけずにExcelを利用できる場合がほとんどです 。直感的に使うことができ、特別なトレーニングも不要です。
さらに、数式や関数、ピボットテーブル、マクロやVBAを使えば、業務に合わせた細かいカスタマイズや自動化も可能です。

Excelのデメリット

Excelには大量データの処理能力の限界、属人化のリスク、セキュリティ面の不安といった課題があります。
Excelには、行数と列数に上限があり、特に大規模なデータを扱うと動作が重くなったり、ファイルが破損したりするリスクも高まります。
また、複雑なシートは作成担当者にしか理解できない状態になりやすく、その担当者が不在になったり、退職したりすると、業務が滞ってしまう可能性があります。 さらに、セキュリティ上の課題も懸念されています。誰がいつファイルにアクセスし、どのような変更を加えたのかを追跡することも困難ですし、マクロが悪用され、マルウェアに感染するリスクも指摘されています。

時代の変化と脱Excelの必要性

現代のビジネス環境は、急速に変化しており、その変化に対応するためにも、従来のExcel中心の業務プロセスを見直す必要性が高まっています。
そのひとつとして、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が挙げられるでしょう。DXとは、デジタル技術を活用して、ビジネスモデルや業務プロセス、組織文化などを変革し、企業の競争力を高める取り組みです。Excelは、確かにデジタルツールのひとつですが、その多くは手作業によるデータ入力や管理に依存しており、リアルタイムでの情報連携や自動化には限界があります。
また、働き方改革の推進も、「脱Excel」の必要性を高める要因となっています。Excelは、その特性上、複数人での同時編集やリアルタイムでの情報共有が苦手であり、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現するには多くの課題があります。

Excelから、より適切なツールへと移行することで、企業は様々なメリットを得ることができるはずです。ここでは、「脱Excel」によってもたらされる具体的なメリットを確認しましょう。

業務効率化

「脱Excel」の大きなメリットのひとつが、業務効率化です。
専用ツールを導入することで、これまでExcelで行っていた煩雑な作業を自動化し、大幅な時間削減が期待できます。例えば、会計処理を自動化するソフトウェアを導入すれば、手作業でのデータ入力や集計作業から解放され、より重要な業務に時間を割くことができるため、企業の生産性向上に大きく貢献するでしょう。
また、データ入力ミスの軽減も期待できます。Excelでの手入力は、どうしても入力ミスが発生しがちです。専用ツールを使うと、入力規則を設定したり、他のシステムと連携してデータを自動的に取り込んだりすることで、入力ミスを大幅に減らすことができます。

属人化解消

「脱Excel」は、属人化の解消にも大きく貢献します。
専用ツールは、多くの場合、複数人で情報共有しながら利用することを前提として開発されています。クラウドベースのツールであれば、リアルタイムでの共同作業も容易になるでしょう。これにより、特定の担当者しかアクセスできなかった情報が、チーム全体で共有され、活用されるようになります。
また、専用ツールは、業務プロセスを可視化する機能を備えているものも数多くあります。誰がどのような作業を担当しているのか、進捗状況はどうなっているのかなどが一目でわかるようになり、業務の透明性が向上します。これにより、「あの人にしかわからない」といった状況を減らし、誰でも業務の全体像を把握できるようになるでしょう。

データ活用

「脱Excel」によって、データ活用の面でも大きなメリットが得られます。
専用ツールによっては、Excelよりも高度なデータ分析機能を備えているものもあります。大量のデータを効率的に処理し、多面的な分析を行うための機能が充実しています。BI（ビジネスインテリジェンス）ツールを活用すれば、複雑なデータをグラフやチャートで視覚的に捉え、短時間で分析することが可能です。
また、リアルタイムでのデータアクセスや、わかりやすいレポート機能により、意思決定の迅速化にも貢献します。Excelのように、手作業でデータを集計したり、レポートを作成したりする手間を省き、必要な情報をすぐに把握し、迅速な経営判断を下すことができるようになります。
データ分析の高度化と意思決定の迅速化は、データドリブンな経営の実現を大きく後押しするでしょう。

コスト削減

「脱Excel」は、コスト削減にもつながります。
専用ツールの中には、ライセンス費用が発生するものもありますが、業務効率化やエラー削減によって、それ以上の費用対効果が得られる場合も多いでしょう。重要なのは、ツールの導入コストだけでなく、得られる効果を総合的に評価することです。
業務の自動化や効率化によって、これまでExcelに費やしていた運用コストを削減できます。例えば、手作業によるデータ入力や集計にかかっていた人件費を、より付加価値の高い業務に振り向けることができます。また、エラーが減ることで、手戻り作業や修正にかかるコストも削減できます。

Excelからの脱却を検討する際には、自社の抱える業務課題に合わせて最適なツールを選ぶことが重要です。ここでは、業務課題別に、おすすめの「脱Excel」ツールを簡単に紹介します。

経理系ツール

経理業務は、正確性と効率性が求められるため、「脱Excel」による恩恵が大きい分野のひとつです。日々の記帳作業、請求書の発行・管理、煩雑な経費精算などの効率化につながります。これらのツールを活用することで、経理担当者の負担を軽減することができるでしょう。

顧客管理系ツール

顧客管理（CRM）システムは、顧客情報の一元管理、顧客とのコミュニケーション履歴の記録、営業活動の支援などを目的としたツールです。Excelで管理していた顧客リストや商談情報をCRMに移行することで、顧客対応の効率化、営業戦略の立案、顧客満足度の向上などが期待できます。

プロジェクト・タスク管理ツール

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールは、プロジェクトの進捗管理、タスクの割り当てや期日管理、チーム内でのコラボレーションなどを支援するツールです。Excelで管理していたプロジェクト計画やタスクリストを、これらのツールに移行することで、プロジェクトの遅延を防ぎ、チーム全体の生産性を向上させることができます。

データ管理ツール

大量のデータを効率的に管理、共有、分析するためのツールが、データ管理ツールです。Excelでは扱いきれない大量のデータを一元的に管理し、必要な情報を迅速に抽出したり、共有したりすることが可能です。クラウドを使ったデータベース型のアプリ構築サービスなどがこれに該当します。

BIツール

BIツールは、蓄積されたデータを可視化し、ビジネス上の意思決定を支援するためのツールです。Excelでもグラフ作成は可能ですが、BIツールはより高度な分析機能やインタラクティブなダッシュボード機能などを備えており、データに基づいた多面的な分析を得意としています。

続いて、「脱Excel」をスムーズに進め、その効果を最大限に引き出すための具体的なステップを解説します。

現状分析

まず、自社内でExcelがどのように利用されているのか、現状を詳細に分析することが大切です。どの部門で、どのような目的で、どのようなデータ量のExcelファイルが使われているのかを把握しましょう。
また、Excelの利用によって、どのような課題やリスクが生じているのかを洗い出すことも重要です。例えば、特定の業務に時間がかかりすぎている、入力ミスが多い、担当者しか内容を理解できないファイルが存在する、などが挙げられます。

目標設定

現状分析の結果を踏まえ、「脱Excel」によって達成したい具体的な目標を設定しましょう。例えば、「○○業務の時間を○○%削減する」「データ入力ミスを○○%削減する」「○○部門における属人化を解消する」など、具体的で測定可能な目標を設定することが重要です。

ツール選定

具体的な目標を達成するためのツールを選定します。解決すべき自社の課題と目標に合わせて、機能や使いやすさ、既存システムとの連携性、拡張性、セキュリティ、そしてコストなどを総合的に比較検討します。
選定の際は、実際に利用する現場の担当者の意見を十分に聞きながら行うことも重要となります。

導入計画

最適なツールを選定したら、導入と移行のための計画を立てます。最初から全社的に導入するのではなく、特定の部門や業務から試験的に導入し、効果を検証しながら徐々に拡大していくのがいいでしょう。
また、Excelから新しいツールへのデータ移行についても、事前にしっかりと計画を立てておく必要があります。

社員教育

新しいツールを導入したら、その操作方法を習得するための研修やサポート体制を整えます。単にツールの使い方を教えるだけでなく、なぜ「脱Excel」が必要なのか、新しいツールを使うことでどのようなメリットがあるのかを、理解してもらうことも大切です。

効果測定

新ツール導入後には、その効果を検証し、改善を続けるためのKPI（キー・パフォーマンス・インジケーター：重要業績評価指標）や評価方法を設定します。
設定した目標に対する達成度合いを定期的に測定し、必要に応じてツールの使い方を見直したり、追加の研修を実施したりします。

実際に「脱Excel」を成功させた企業の事例を見ることは、自社の取り組みを進める上で非常に参考になります。ここでは、具体的な事例を3つ紹介しましょう。

製造業A社：クラウド型会計ソフトの導入事例

製造業A社の経理部では、売掛金や買掛金の管理、入金消込などの会計処理を長年Excelで行っており、入力ミスやファイルの煩雑な管理といった課題を抱えていました。
複数の担当者が同一ファイルを扱うことで生じる非効率さも大きな負担となっていたため、同社はクラウド型会計ソフトの導入を決断しました。その結果、手作業によるデータ入力が大幅に削減され、入力ミスもほとんど発生しなくなりました。また、入金消込作業が自動化されることで担当者の業務負担が軽減され、リアルタイムで売掛金残高を把握できるようになったことにより、キャッシュフローの可視化と改善にもつながりました。

小売業B社：データ管理ツールの導入事例

県内にスーパーを展開している小売業B社では、店舗における棚卸作業や日報の作成をExcelで管理しており、人的ミスや作業時間の増大が業務効率を阻害していました。
こうした課題を解決するため、同社はデータ集計・分析ツールを導入しました。これにより、データの自動集計と可視化が可能となり、レポート作成作業が大幅に効率化。人的エラーの削減だけでなく、日々の業務報告や在庫情報の正確性も向上し、店舗運営全体の生産性が高まりました。

IT企業C社：プロジェクト管理ツールの導入事例

IT企業C社では、複数プロジェクトにおけるリソースの配分やメンバーの稼働状況をExcelで管理していたことから、情報の更新や社内共有に多くの手間がかかっていました。こうした状況を改善すべく、同社はクラウド型のプロジェクト管理ツールを導入しました。
これにより、全てのプロジェクトの進捗状況やタスクが一元的に管理されるようになり、プロジェクト全体の状況がリアルタイムで把握できるようになりました。また、担当者の負荷状況も可視化され、リソースの適切な配分が可能になりました。その結果、チーム内でのコミュニケーションも円滑になり、プロジェクトの遅延も減少したのです。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化