経営ダッシュボードの作り方と4つの手順｜経理データを可視化して経営判断を速くする

そうした失敗を防ぐため、まずは「資金繰り（キャッシュフロー）」「売掛金・買掛金」「収益性（利益率・原価率）」という3つの指標に絞って可視化することをおすすめします。これらは、企業のお金の流れと利益の質を測るための最も基本的な指標です。最初から高度な分析を求めるのではなく、この3つを常に最新の状態で確認できる仕組みを作るだけでも、経営の舵取りのスピードは大きく上がります。

総務省が2023年に公表した「令和5年版 情報通信白書」によると、経営戦略や財務・経理データを積極的に活用している企業は、活用していない企業と比較して労働生産性が高い傾向があるという結果が出ています。つまり、勘や経験に頼るのではなく、データに基づく論理的な意思決定を行うことが、企業の成長に直結しているのです。

データに基づく経営の全体像については、経営のデータ活用を促進する「データドリブン経営」とは？もご覧ください。

部門ごとにデータが分散すると「数字合わせ」で会議が終わる

経営会議でよく見られるのが、営業部の提出した売上データと、経理部の集計した売上データが一致しないという状況です。営業部門は「顧客から注文を受けた日（受注ベース）」で売上を記録し、経理部門は「商品を出荷した日、あるいは検収が完了した日（計上ベース）」で売上を記録しているなど、同じ「売上」という言葉でも部署によって定義が異なることが原因です。

この状態で会議を始めると、「なぜ営業の数字と経理の数字がずれているのか」「どちらの数字が正しいのか」という確認作業に多くの時間が割かれてしまいます。本来、経営会議は「この数字を受けて、来月はどの事業に投資するのか」「資金ショートを防ぐためにどう動くか」といった未来の対策を議論する場であるべきです。数字合わせで時間を使い果たしてしまえば、重要な意思決定は常に後回しになります。ダッシュボードによって指標の定義を全社で統一し、全員が同じ数字を見て議論をスタートできる環境をつくることが、意思決定のスピードを上げる第一歩となります。

Excel管理の限界とヒューマンエラーによる見えないリスク

部門間のデータ分断だけでなく、Excelを中心とした手作業の管理自体にも限界があります。事業規模が拡大し、管理する案件数が増えるほど、シートの数は膨大になります。担当者が毎月システムからCSVデータを出力し、手作業でコピー＆ペーストを繰り返して集計用のファイルを作っている運用では、転記漏れや入力ミスを完全には防げません。

当社がIT・情報通信業の企業に行った提案でのヒアリングでは、「Excelを1名の方が使用していると他の人が待たなければならない」「見積番号の上書きリスクがあり属人化しがちである」といった現場のリアルな声が寄せられました。最新の表計算ソフトであればリアルタイムの同時編集は可能ですが、従来のファイルサーバー運用などで同時編集ができない環境下では業務に待ち時間が発生し、ファイルが個人に依存している状態に陥りがちです。

さらに、複雑な数式やマクロ（決まった操作を自動で実行させる仕組み）が組まれていると、作った本人にしか直せないブラックボックスになり、退職や異動の際に誰も引き継げないリスクを抱えることになります。

①資金繰り（キャッシュフロー）：黒字倒産を防ぐ命綱

企業が経営破綻に陥る直接の原因は、赤字そのものではなく、手元の現金が尽きて支払いができなくなることです。帳簿上は利益が出ていても、税金や仕入先への支払いに充てる現金が不足すれば、いわゆる「黒字倒産」に陥ります。そのため経営ダッシュボードでは、利益の額以上に、手元の現金の動き（キャッシュフロー）をリアルタイムで把握できる仕組みが重要です。

具体的に可視化すべき項目は、現在の「現預金残高」、直近の「入出金予定」、本業の営業活動から生み出された現金を示す「営業キャッシュフロー」、そして数週間から数か月先の「資金繰り予測」です。特に資金繰り予測は、現在の残高だけでなく、「来月の支払いを乗り切れるか」という将来の状況を把握するために不可欠です。例えば、翌月に大型案件の売上が立つ予定でも、実際の入金が3か月後であれば、その間の仕入代金や外注費の支払いで一時的に現金が足りなくなる可能性があります。ダッシュボードで将来の資金不足の兆候を数か月前に察知できれば、金融機関からの借り入れや、取引先への支払いスケジュールの調整など、余裕を持った事前対策を打つことができます。

②売掛金・買掛金の管理：入出金のタイムラグを把握する

売上が順調に伸びているにもかかわらず、なぜか資金繰りが苦しくなる企業の場合、売掛金や買掛金の管理に課題があるケースが多く見られます。商品を販売してから実際に代金を回収するまでの期間（回収サイト）が長くなると、手元に現金が入ってきません。一方で、仕入先への支払い（支払サイト）は予定通りにやってくるため、入金と出金のタイムラグによって一時的に現金が不足してしまうのです。

ここでダッシュボードに表示すべき項目は、「売掛金残高」「買掛金残高」「平均回収サイト」「平均支払サイト」、そして期日を過ぎても回収できていない「滞留債権（未入金）の一覧」です。ダッシュボード上で売上の伸びと回収サイトの長さを並べて確認することで、「売上は上がっているが、現金の回収が追いついていない」という根本的な原因に早く気づくことができます。未入金のアラートが自動で表示されるように設定しておけば、経理部門から営業部門に対して「A社からの入金が遅れているため、至急確認してほしい」という指示をすぐに出すことができ、貸し倒れのリスクを減らせます。

③収益性（利益率・原価率）：部門別・商品別の健全性を測る

全社の最終的な利益額だけを見ていては、事業の健全性を正しく評価できません。売上額が伸びていても、仕入価格の高騰や人件費の増加によって原価率が上がっていれば、手元に残る利益は少なくなります。利益率の悪化に気づくのが数か月遅れれば、販売価格を値上げするタイミングを逃し、会社全体の体力を奪うことになりかねません。

そのため、ダッシュボードでは全社の数字だけでなく、「部門別」「商品別」「サービス別」といった細かい切り口で粗利率や原価率の推移を比較できるようにしておくことが重要です。特定の商品だけ原価率が数か月連続で上昇しているグラフの変化に気づくことができれば、仕入先への価格交渉や、代替品の検討、あるいは販売価格の改定といった対策を早い段階で協議できます。利益を生み出している事業と、テコ入れが必要な事業を数字で明確に分けることで、限られたリソースをどこへ集中させるべきかという経営判断が論理的に行えるようになります。

KPI（重要業績評価指標：最終的な売上や利益といった目標を達成するために、日々の業務の進捗や達成度合いを具体的に測る指標のことです）の設定と管理について詳しく知りたい方は、KPI管理とは？設定の手順やメリット、運用時のポイントを解説をお読みください。

部門ごとに分散したExcelデータの集計作業に限界を感じていませんか。手入力による転記ミスをなくし、経営判断に必要なKPIをリアルタイムに可視化できるデータベース構築をご検討の方は、資料請求ページから関連資料をご請求いただけます。

手順1：誰が何を見るのか、目的と重要業績評価指標（KPI）を整理する

最初のステップは、「誰が」「どのような判断を下すために」ダッシュボードを見るのかを明確にすることです。同じ会社の数字でも、利用する立場によって見たい情報の粒度は異なります。経理担当者であれば日々の入金漏れや異常値の検知が必要ですし、経営層であれば全社のキャッシュフローの着地見込みといった大局的な情報が必要です。利用者の目的が曖昧なまま項目を増やすと、結局誰も見ない画面になります。まずは経営の意思決定に直結するKPIを絞り込みます。

また、ここで最も重要なのが「指標の定義を各部門ですり合わせる」ことです。前述したように、営業部門と経理部門で「売上の計上基準」が異なっている状態のままツールを導入すると、ツール上の数字が合わず、結局誰もその数字を信用しなくなってしまいます。構築前に関係部署を集め、「ダッシュボードに表示する売上は、商品を出荷した日を基準にする」「消費税は抜いた金額で統一する」といった社内の共通ルールを明確に決めておく必要があります。

手順2：データの所在を棚卸しし、連携方法を比較して決める

次に、ダッシュボードに表示したいデータが、現在社内のどこに保存されているかを洗い出します。会計システム、販売管理システム、銀行の入出金明細、あるいは拠点ごとに分かれたExcelファイルなど、データは複数の場所に散在しているのが一般的です。

当社がリフォーム工事業の企業から伺った現場の課題でも、「店舗間でデータを入れる場所は共有しない方針で管理が分断されている」という実態がありました。この棚卸し作業を怠ると、ダッシュボードを作った後に「あのデータが足りない」と慌てて探すことになります。

データの所在が分かったら、それをダッシュボードへどうやって持ってくるか（連携方法）を決めます。方法としては大きく2つあります。1つ目は、API連携（システム間連携：異なるソフトウェア同士を直接つなぎ、人の手でデータを移し替えなくても自動的に情報をやり取りできる仕組みです）を用いて自動でデータを取り込む方法です。リアルタイム性が高く手間もかかりませんが、開発コストがかかる場合があります。2つ目は、各システムから出力したCSVファイルを、定期的に手動で取り込む方法です。導入ハードルは低いですが、担当者の作業負担が残ります。自社の予算と求めるリアルタイム性に応じて、現実的な手段を選びます。

手順3：自社のIT体制に合わせてツールを選定する

データの連携方法が決まったら、ツールを選定します。ダッシュボードを構築するためのツールには、大きく分けて「BIツール（ビジネスインテリジェンス：企業内に蓄積された大量のデータを集約し、グラフや表に加工して経営分析に役立てる専用のソフトウェアです）」と「ノーコードのクラウドデータベース」などがあります。

中小企業庁が2023年に公表した「2023年版 中小企業白書」によると、中小企業がデジタル化を進める際の課題として、「IT導入を主導できる人材がいない」「導入の効果が分からない、評価できない」「コストが負担である」といった声が多く挙げられています。

社内にデータ分析の専門知識を持つ担当者がいる大企業であれば、高度な分析ができるBIツールが適しています。しかし、専任のIT担当者がいない組織で高度なツールを導入すると、少しの画面変更や設定追加すら自社で行えず、外部ベンダーに依頼するたびに費用と時間がかかることになります。IT人材が不足している現場では、プログラミング知識がなくてもドラッグ＆ドロップの操作だけで画面を作れるノーコードツールを選ぶことで、現場の担当者自身が無理なく構築とメンテナンスを行えるようになります。

手順4：ダッシュボードを設計し、運用と保守のルールを明確にする

最後に画面を設計し、運用ルールを定めます。画面設計の基本は、経営層が最初に見るべき最も重要な数字（資金繰りや全社利益など）を上部に大きく配置し、スクロールした下部に部門別や商品別の詳細なグラフを配置することです。人の視線の動きに合わせて、一目で全体像がつかめるように工夫します。

そして、作って終わりにしないためには、以下の運用ルールを具体的に決めておく必要があります。

1. データの更新タイミング
   「毎日17時に前日の実績を反映する」「月次決算が確定した第5営業日に確定値へ切り替える」など、いつの時点の数字を見ているのかを明確にする。
2. 入力・修正の権限管理
   「各拠点の責任者は自店舗のデータのみ入力できる」「過去の確定した月のデータは、経理管理者以外は修正できない設定にする」といった権限を定める。
3. 定義変更の手続き
   「新しい商品カテゴリを追加した際、誰がダッシュボードの集計条件を変更するのか」という保守の担当者を決めておく。

同社では従来、事業の売上管理や目標管理をExcelで行っていました。しかし、案件数の増加に伴って管理するシートが増え続け、売上実績、見積もり情報、顧客情報が複数のファイルへ分散してしまいました。その結果、必要な情報を探すだけでも時間がかかり、役員会に向けた経営資料を作成する際には、それぞれのファイルからデータを集計・加工しなければならず、担当者の負担が大きく膨らんでいました。データ更新のたびに手作業が発生するため、入力漏れや集計ミスのリスクも常に抱えている状態でした。

この状況を解決するため、同社はノーコードのクラウドデータベースを導入しました。見積り情報や売上データをひとつのシステムで一元管理し、営業担当者が入力した内容が自動的にダッシュボードのグラフへ反映される仕組みを現場主導で構築しました。

その結果、従来は2～3日かかっていた役員会向け資料の作成作業が大幅に効率化され、関係者が同じ画面を見ながら最新の状況を把握できるようになりました。経営ダッシュボードの導入は、単にグラフを見やすくするだけでなく、「資料作成のための数字集め」という過去に向けた作業時間を削減し、空いた時間を「この先どう行動するか」という未来に向けた議論に使えるようにするという本質的な価値をもたらしています。

（出典：株式会社イーバイピー様 導入事例）

Q. 構築には高額なシステムや専門的なプログラミング知識が必要ですか？

必ずしも高額なシステムや専門知識は必要ありません。もちろん、数千万円規模のERP（統合基幹業務システム）や高度なBIツールを導入すれば多彩なことができますが、最初はExcelやスプレッドシートを使って必要なKPIを整理し、自社の運用に合うか小さく試してみる（PoC：導入前検証といって、本格導入を決める前に実際の業務データを使って作れるかどうかを試す取り組みです）ことも有効です。その後、データ量が増えてきた段階で、月額数万円から利用できるクラウド型のノーコードツールへ移行するといった、段階的なアプローチをとる企業が増えています。重要なのはツールの価格ではなく、現場が無理なく使える仕組みを選ぶことです。

Q. 内製化と外部ベンダーへの委託はどちらがおすすめですか？

自社のIT体制や確保できる時間によって判断が分かれます。社内にデータ分析やシステム運用の専任担当者がおり、時間をかけて自社の要件にぴったり合わせたものを作りたい場合は、内製化でも十分に構築可能です。一方で、人的リソースが限られている場合や、数か月以内の短期間で確実に稼働させたい場合は、ノーコードツールを活用しながら、初期の設計やデータ連携の部分だけを外部のベンダーに支援してもらう進め方がおすすめです。立ち上げ期の負担を抑えつつ、運用開始後の軽微な修正は自社で行える体制を作ることが定着への近道です。

Q. 中小企業や専任のIT担当者がいない組織でも導入して定着しますか？

十分に可能です。むしろ、少人数で複数の業務を兼務している組織ほど、手作業によるExcelの集計負荷を削減できる効果は大きいといえます。専任のIT担当者がいない組織で定着させるコツは、最初から全ての部門のデータを連携させようとせず、一番困っている「資金繰り」や「売上管理」といった特定の領域から小さく始めることです。成果が出た領域を横展開していくことで、現場の抵抗感なくデジタル化を進めることができます。

手元の資金不足や利益率の悪化といった経営上の変化を早期に把握するためには、まずは「資金繰り」「売掛金・買掛金」「収益性」の3つに絞って可視化を始めます。そして構築の際は、ツールの選定を急ぐのではなく、目的の整理と各部門での数字の定義を統一する前捌きの作業を丁寧に行うことが成功の鍵となります。

部門ごとのデータの分断を防ぐ方法については、サイロ化（データの孤立：部門ごとに独自のシステムやExcelを使ってしまい、他の部署から最新のデータが見えない孤立した状態のことです）の解消を解説したサイロ化とは？システムや組織が孤立する原因と解消へのアプローチもあわせてご確認ください。

経理データの可視化は、バックオフィス部門の負担を減らすだけでなく、企業全体の意思決定のスピードを高め、変化に強い組織を作るための重要な投資です。まずは自社の現状のデータ管理方法を見直し、経営判断に直結する指標から小さく可視化を始めてみてはいかがでしょうか。

経営のスピードを上げるには、誰もが同じ数字を見て議論できる環境づくりが不可欠です。社内のデータを一元化し、自社に合ったダッシュボードを現場主導で構築・運用する仕組みについては、資料請求ページからご請求ください。