【失敗事例から学ぶ】請求書電子化で経理が陥る5つの落とし穴｜導入後に後悔しないための対策とは

請求書発行システムを利用するには費用が掛かり、料金体系が複雑なものも多くあります。費用の一部が安いことに気を取られるあまり、他の費用がかさむことに気付かなかった場合、思わぬ出費となってしまうことは少なくありません。

失敗事例：想定外の出費で費用対効果が悪化したA社

A社は「初期費用無料」に惹かれて、請求書発行システムを導入しました。しかし、月額費用に加えて必要な請求書発行数による従量課金制のランニングコストや、会計システムとの連携にかかるオプション費用が想定よりも高額になってしまいます。その結果、紙による運用よりもコストがかかってしまい、費用対効果が見合わなくなってしまいました。

原因：料金体系の確認不足

A社の失敗の原因は、料金体系の全体像を把握していなかったことにあります。多くの請求書発行システムでは、次の料金がそれぞれ設定されています。

月額費用は定額の場合が多いものの、製品サイトでは「5,000円～」と最低金額しか表記しておらず、実際にかかる正確な料金が把握できないことも少なくありません。ランニングコストとして、請求書1通ごとや1ユーザーごとの料金が発生する場合もあります。料金体系が複雑なシステムもあるため、事前にしっかりと確認しておかなければ思わぬ出費を招くかもしれません。

管理職がすべき対策：トータルコストでの比較とスモールスタート

経理管理職は、システム選定の際に料金体系を把握しましょう。そのうえで、自社の業務量に基づき3年程度でかかるトータルコストを試算すると、月々の費用感を具体的な金額で把握できます。1社だけでなく複数社の見積もりから比較・検討することで、金額が適正かどうか判断できるでしょう。

コストで失敗しないためには、システムを試験的に一部から導入する「スモールスタート」や、トライアルによるお試しもおすすめです。実際にシステムを使ってみることで導入の効果を体感でき、良い判断を下すためのヒントとなるでしょう。

決裁権のある上層部主導でシステム選びを進めると、現場に合っていないシステムを選んでしまう恐れがあります。不要な機能が搭載されており使いこなせない、使い勝手が悪いなど、現場との温度差が生じる場合も少なくありません。

失敗事例：B社のケース

B社は経営層のトップダウンによって請求書発行システムを導入しました。経営層はよかれと思ってさまざまな機能を搭載したシステムを導入したものの、本来必要とする機能とギャップがあり、現場はうまく使いこなせません。

原因：現場不在のシステム選定

B社の失敗の原因は、現場の声を聞かずに上層部や管理部門だけでシステムを決めてしまったことです。

現場の状況や実務内容を把握していない状態では、現場が抱える課題やその原因を理解できません。

管理職がすべき対策：現場担当者を巻き込んだツール選定と十分な導入支援

請求書発行システムを導入する際は、現場を巻き込みながら進めましょう。

システムの選定プロジェクトにはシステムを使って実務を行う従業員を入れ、意見を採り入れながら検討することが大切です。システムの候補が絞れたら、トライアルや短期の契約をして実際に現場で使ってもらい、使い勝手を確認してもらうと失敗を減らせます。

中には、自分の仕事が奪われるという危機感から、システム導入に反発する従業員もいるかもしれません。そもそもなぜシステムを導入するのか、どのようなメリットがあるのかを従業員に理解してもらうことで、導入後のスムーズな浸透・定着につながります。現場の理解を得ながら進めることで、システムの導入がより意味のあるものとなります。

請求書の電子化には、受領する側の協力が不可欠です。事前の綿密なコミュニケーションや交渉により、取引先に納得してもらえるよう努めなければなりません。

失敗事例：C社のケース

C社は取引先の理解や協力を得る前に、請求書の電子化を決定しました。取引先には事後報告で電子化の旨を伝えたものの、紙からデータへ移行する方法やスケジュールについて十分な説明をせず、一方的に進めてしまいます。その結果、請求書電子化への対応を得られた取引先は約3割にとどまり、電子化による十分な効果を得られませんでした。

原因：一方的な通知とメリットの欠如

C社が失敗した原因は、取引先とのコミュニケーションが不十分であったことです。請求書の電子化は、発行する側だけでなく受領する側の協力が必要なことを理解しておかなければなりません。

管理職がすべき対策：丁寧な事前交渉とハイブリッド運用の覚悟

電子化を進める前に、取引先への交渉をしましょう。電子化のメリットを伝えたり、移行の手順やスケジュールを丁寧に説明したりして理解と協力を得ることが必要です。

事前に電子化に対応可能であるかヒアリングを行うことも検討しましょう。電子化に対応できない取引先が多い場合は、電子化によるデメリットの方が大きくなってしまう場合もあります。取引先がすでに独自のシステムを使って電子化をしている場合は、自社が相手に合わせたシステムを使うことも検討する必要があるかもしれません。

請求書の電子化は、帳簿書類のデータ保存を認める「電子帳簿保存法」に適した形で進める必要があります。システムを導入しただけで、電子帳簿保存法の要件を満たせるとは限りません。

失敗事例：D社のケース

D社は請求書発行システムを導入し、発行した請求書はダウンロードしてパソコンに保存していました。しかし、電子帳簿保存法の検索要件を満たしておらず、法的な証拠能力を確保できていない状態であると税務調査で指摘を受けました。

原因：法律への理解不足とベンダーへの丸投げ

D社が失敗した原因は、システムを導入して電子化するだけで法対応が完了したと勘違いしてしまっていた点です。システム自体は電子帳簿保存法に対応できるものでも、法律に適した運用体制の構築は企業が独自で行わなければなりません。D社の場合は、次の対応が必要でした。

このほか、電子帳簿保存法への対応には次のことも必要です。

ベンダーに過度に頼りすぎて、「自社で気にしなくても大丈夫だろう」という気のゆるみが生まれることも、法対応に不備が発生する原因です。法律に関して十分に理解ができていなければ、自社で取り組むべきことも把握できません。

管理職がすべき対策：法要件を満たす社内規程の整備と定期的な見直し

電子帳簿保存法に過不足なく対応するには、税の専門家である税理士や、システムに詳しいベンダーとコミュニケーションを取りましょう。法律の要件を満たすためにすべきことをしっかりと確認しておくことが大切です。

インボイス制度の登録事業者にも、満たすべき要件があります。記載項目や申告の仕方について理解したうえで、業務の助けとなるシステムを導入しましょう。

法改正は今後も行われる可能性があるため、定期的に運用ルールを見直すことも必要です。

請求書には取引に関する重要な情報が記載されているため、発行や保存において十分なセキュリティが不可欠です。セキュリティ体制が脆弱なシステムを選んでしまうと、不正アクセスやサイバー攻撃による情報漏洩が起こる可能性があり、社会的な信用も落としかねません。

失敗事例：E社のケース

Ｅ社は、システムを選ぶ際にセキュリティについて十分に確認しておらず、不正アクセスによる情報漏洩が起こってしまい、取引先や金融機関などからの信用を大きく損ねてしまうことになりました。

原因：セキュリティの軽視・理解不足

E社が失敗した原因は、重要な書類である請求書を取り扱うシステムにもかかわらず、セキュリティを重視していなかった点です。セキュリティが脆弱であれば、外部に漏れた情報が悪用されたり、データの破損や消失によって業務ができなくなったりする可能性があります。セキュリティの重要性を理解し、安全性を確認する具体的なポイントを知ったうえでシステムを選ぶことが必要でした。

管理職がすべき対策：セキュリティ要件の定義と信頼できるベンダーの選定

システムを選ぶ際必要なセキュリティ要件を事前に確認しましょう。具体的には、次の点が挙げられます。

信頼できるベンダーを選ぶことも重要です。システムを決める前に担当者とコミュニケーションを取り、疑問があれば質問して回答を得ましょう。複数社とやり取りをすることで、対応を比較し安心して任せられるか検討することも有効です。

尚、サイバー攻撃や不正アクセスの手口は新しくなるため、自社でのセキュリティ体制を整えることも必要です。

よかれと思って請求書を電子化しても、事前の準備や情報の把握ができていなければ失敗することもあります。しかし、ポイントさえ押さえて進めれば業務効率化やコスト削減は可能です。失敗例とその原因・対策を知ったうえで、自社なりの進め方を考えて電子化を成功させましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化