業務を標準化するメリットとデジタル化やDXの進め方｜経理業務編

むしろ、非効率な作業や複雑な承認ルールがそのままシステム上に残り、運用がかえって煩雑になることもあります。

例えば、経費精算の承認ルールや請求書の確認方法、証憑の保存方法などが統一されていなければ、どの業務をどのようにデジタル化すべきか判断しにくくなります。

だからこそ、DXの前提として、まずは経理業務の流れを可視化し、手順やルールを整理することが重要です。経理業務を標準化し、誰が担当しても同じ品質で処理できる状態を整えることで、デジタルツールの導入効果を高め、経理部門全体の生産性向上につなげることができます。

経理業務は、会社のお金の流れを正確に記録・管理する業務です。仕訳・支払処理・請求書管理・証憑保存など、多くの作業が一定のルールに基づいて行われるため、本来は標準化と相性のよい分野といえます。

業務標準化を進める際には、主に次の2つの観点があります。

タスク標準化

「誰が、どの作業を、どのような基準で行うか」を整理し、作業内容を明確にすることです。勘定科目の選定ルールや証憑の保存方法、承認基準などもあわせて統一します。

業務フローの標準化

取引発生から月次決算までの流れを可視化し、「どの工程で、誰が確認・承認するのか」を明確にすることです。フロー図などを活用すると、業務全体を把握しやすくなります。

業務標準化と業務平準化の違い

業務標準化と混同されやすい言葉として「業務平準化」があります。両者は似ていますが、以下のように意味は異なります。

例えば、月末や月初に特定の経理担当者だけが長時間残業している状態は、業務平準化ができていない典型例です。平準化を進めるには、まず業務標準化によって、「どの業務にどれだけの工数がかかっているのか」を可視化する必要があります。

標準化によって業務のボトルネックが明らかになることで、担当者間でタスクを分散しやすくなり、業務量の平準化にもつながります。

DXと業務標準化の関係

DXを推進するうえで、業務標準化は欠かせない土台です。業務が属人化した状態では、システム上で再現すべき正しい業務フローや判断基準が定まりません。そのため、「どの業務をどのようにデジタル化すべきか」を判断できず、DX施策が十分な成果につながらないことがあります。

業務標準化を行うことで、不要な作業や重複作業が整理され、処理手順や判断基準が明確になります。その結果、「どの工程にシステムを導入すれば効果が大きいのか」を判断しやすくなり、無駄な投資を抑えながらDXを進めることができるのです。

このような環境では、特定の担当者だけが仕訳や支払処理の手順を把握し、他の社員には業務の詳細がわからない状態になりがちです。手書きの帳簿や独自のマクロが組まれたExcel（または同時共同編集を活用していないローカルのExcel）に依存した処理が残っている場合も、属人化のリスクは高まります。

業務がブラックボックス化すると、次のような問題が発生します。

1. 引き継ぎ負担の増加：ノウハウが属人化し、新任担当者への引き継ぎに時間と労力がかかる
2. ミス・不正リスクの増加：入力ミスや処理漏れ、内部不正を発見しにくくなる
3. トラブル発生時の原因究明の困難化：仕訳ミスや金額不一致発生時に、問題箇所を特定しにくくなる

さらに近年施行されたインボイス制度や改正電子帳簿保存法など、経理部門に大きな影響を与えた制度への対応・定着も不可欠です。法令に即した運用を効率化するためには、帳票の受け取り方、保存方法、承認経路などを見直す必要があります。

担当者ごとに独自のルールで処理している状態では、法令要件を満たした社内ルールを浸透させることが困難です。属人化による運用の形骸化や、意図しない法令違反を防ぐためにも、経理業務の標準化は重要です。

ここでは、経理業務を標準化する5つのメリットをみていきましょう。

生産性の向上

業務フローや作業手順が明確になると、日々の処理スピードが向上します。二重入力や不要な確認作業を削減できるため、限られた人員でも効率よく業務を進めやすくなります。

例えば、経費精算の承認ルールを統一することで、不備による差し戻しが減り、月次決算の早期化にもつながるでしょう。月末の繁忙期でも、標準化された手順に沿ってスムーズに処理しやすくなります。

業務品質の均一化とミス防止

マニュアルやチェックリストに沿って作業することで、担当者の経験やスキルに左右されにくくなります。ミスが起きやすいポイントや重要な確認項目を共有できるため、金額の誤入力、処理漏れ、確認不足などを防ぐことが可能です。

また、ルールに基づいた処理を徹底することで、コンプライアンス強化や不正防止にもつながります。

属人化の解消と引き継ぎ負担の軽減

経理業務の標準化を進めることで、特定の人にしか対応できない業務を減らせます。これにより、担当者の急な欠勤や長期休暇、育児休業、退職などが発生しても、他のメンバーがマニュアルや業務フローをもとに業務を代行することが可能です。引き継ぎにかかる工数も削減でき、組織としての対応力を高められます。

人材育成コストの削減

業務手順をまとめたマニュアルを整備することで、新入社員や異動者でも短期間で定型業務を習得しやすくなることもメリットのひとつです。これまで先輩社員がつきっきりで教えていた時間を減らせるため、教育コストの削減にもつながります。

その分、中堅・ベテラン社員は、管理会計や経営分析など、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。

コスト削減と成果目標の設定

業務プロセスを可視化すると、無駄な紙の印刷や郵送費、重複しているシステム利用料など、これまで見えにくかったコストを把握しやすくなります。

また、「月次決算を5営業日以内に完了する」「経費精算の差し戻し率を5％以下にする」といった具体的なKPIも設定しやすくなります。目標を数値化することで、改善状況を確認しながら継続的に業務を見直すことが可能です。

特に経理部門では、長年の商習慣や取引先対応を理由に、独自ルールが残りやすい傾向があります。経理部門だけで完結させようとせず、経営陣や他部門と連携し、全社的な業務見直しとして取り組むことが重要です。

ステップ1：現状の業務を洗い出す

まずは、現在行われている経理業務を網羅的にリストアップしましょう。この段階では、業務の良し悪しを評価せず、事実を客観的に書き出すことが重要です。

対象となるのは、経費精算、現金管理、売掛金・買掛金管理、請求書発行、支払処理、決算整理などの日次・月次・年次業務です。

それぞれの業務について、「誰が」「いつ」「何を」「どのような手順で」行っているか、作業にかかる時間（工数）、頻度、使用している帳票などを細かく把握することで、標準化すべき業務や優先順位が見えてきます。

ステップ2：標準化する業務の優先順位をつける

すべての業務を一度に標準化しようとすると、通常業務に追われてプロジェクトが進まなくなる恐れがあります。そのため、洗い出した業務に優先順位をつけることが重要です。

優先すべき業務は、次の通りです。

1. 特定の担当者に依存している業務
2. 担当者が不在になると止まってしまう業務
3. 毎月発生し、件数が多い業務
4. ミスが発生した場合の影響範囲が広い業務
5. 経費精算・支払・請求など会社のお金に直結する業務

属人化リスクが高く、かつ業務量や影響範囲が大きいものから着手すると、標準化の効果を実感しやすくなります。

ステップ3：業務を最適化する

現状の業務手順をそのままマニュアル化しても、非効率な作業が残ってしまいます。経理業務の標準化を行う前に、不要な工程を見直し、より効率的な流れに整える必要があります。

このときに有効なのが、「ECRS（イクルス）の原則」です。ECRSとは、業務を次の4つの視点で見直し、「Eliminate→Combine→Rearrange→Simplify」の順に改善を検討する手法です。

このように、不要な作業を取り除いてから標準化することで、より実用的な業務フローを構築できます。

ステップ4：マニュアルを作成する

次に、最適化した業務フローに沿って、誰でも迷わず実行できるマニュアルを作成します。マニュアルには、単なる操作手順だけでなく、「なぜその処理を行うのか」「社内でどのような意味を持つのか」といった背景も記載することが望ましいです。目的を理解していれば、例外処理やシステムトラブルが発生した際にも、担当者が判断しやすくなります。

また、文章だけで説明するのではなく、システム画面のキャプチャやチェックリストを活用すると、実務で使いやすいマニュアルになります。

ステップ5：定期的に見直し・改善する

業務マニュアルは、一度作成して終わりではありません。新しいシステムの導入や法改正、組織変更、取引先との契約変更などにより、最適な業務手順は変化します。そのため、定期的にマニュアルの使いやすさを確認し、必要に応じて更新することが大切です。PDCAサイクルを業務に組み込むことで、標準化した業務を継続的に改善できます。

標準化後のデジタル化・DXは、次の3段階で進めると効果的です。

1. 紙・Excel業務のデジタル化

紙の請求書、手書き伝票、Excelによる二重入力などを見直し、クラウド会計や電子請求書システムに置き換えます。

2. 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

制度対応をきっかけに、書類の受領・保存・検索・承認の流れを電子化し、一元管理できる状態を作ります。

3.AI-OCRや自動化ツールの活用

AI-OCRやAPI連携を活用し、入力作業や確認作業を削減します。手作業を減らすことで、ミス防止と工数削減を同時に実現できます。

このような変革を進めるうえで有効なクラウドサービスのひとつが、NTTデータビジネスブレインズの「ClimberCloud」です。ClimberCloudは、請求書の発行・受領、電子保管、タイムスタンプ付与、AI-OCR、外部システム連携などに対応しており、経理業務のデジタル化を段階的に進められます。

月額課金でスモールスタートしやすいため、中小・中堅企業でも導入を検討しやすいサービスです。ClimberCloudの以下のような基本機能を活用することで、デジタル化とDXを加速させることができます。

電子帳簿保存法・インボイス制度対応をデジタル化のきっかけに

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は、経理部門にとって追加の事務負担と捉えられがちです。しかし、業務フローを標準化しておけば、法令対応を経理業務全体のデジタル化につなげることができます。

例えば、ClimberCloudのようなJIIMA法的要件認証を取得したシステムを活用すれば、法令要件に対応した保存・検索・管理をシステム上で行いやすくなります。担当者が法令の細かな要件をすべて手作業で管理する負担を減らしながら、制度対応と業務効率化を両立できます。

法改正を単なる負担として捉えるのではなく、経理業務を見直すきっかけとして活用することが重要です。

ある中堅ファイナンス企業A社では、経費精算や紙の請求書ファイリング業務が、特定の経理担当者に依存していました。担当者が出社しないと書類確認や承認作業が進まず、テレワーク導入の妨げにもなっていたのです。

特に月末は、各部署から大量の紙書類が集まり、それらを目視で確認したうえで、不備があれば差し戻し対応を行い、さらに会計システムへ手入力する必要がありました。その結果、残業が常態化していました。

こうした特定担当者への業務集中を改善するため、A社はまず経理業務を洗い出し、経費精算業務と請求書受領業務の標準化に着手。ECRSの原則を活用して不要な確認作業を削減し、承認ルートを整理したうえで、経費精算システムと「ClimberCloud」を連携させました。

その結果、次のような変化が生まれました。

月次決算の早期化

確認作業や差し戻し対応にかかる時間が削減され、経費処理や請求書処理を短期間で完了できるようになりました。

引き継ぎ負担の軽減とテレワーク化

業務手順が可視化され、書類もクラウド上で確認できるようになったことで、担当者以外でも業務を進めやすくなりました。経理確認のためだけに出社する必要もなくなりました。

インボイス制度対応の効率化

適格請求書の確認や検索用データの登録もシステム上で一元管理できるようになり、電子帳簿保存法対応とあわせて、より効率的な運用が可能になりました。

A社の事例からわかるのは、単にシステムを導入するだけでは十分ではないという点です。事前に業務を標準化し、そのうえでクラウドシステムを活用することで、業務負荷の軽減と働き方の改善を同時に実現できます。

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Q. 業務標準化と業務改善は何が違うのですか？

A. 業務改善は業務をより良くする取り組みです。一方、業務標準化は改善した手順を誰でも実行できるように整理・定着させる取り組みを指します。

Q. 中小企業の経理部門でも業務標準化はできますか？

A. 可能です。まずは経費精算や請求書処理など、頻度が高く手順を整理しやすい業務から着手するとよいでしょう。

Q. 業務標準化を進めるとき、まず何から始めればよいですか？

A. まずは現状の業務を洗い出し、「誰が・何を・どれだけの時間で行っているか」を可視化することが重要です。現状を把握することで、標準化すべき業務や優先順位を整理しやすくなります。

Q. クラウドシステムを導入する前に標準化を済ませる必要がありますか？

A. 事前に業務プロセスを整理しておくのが理想ですが、システム導入をきっかけに標準化を進める方法もあります。

Q. 標準化によって経理担当者の仕事がなくなる心配はありますか？

A. 定型作業は減る可能性がありますが、その分、経理担当者は分析や改善提案など、より付加価値の高い業務に注力できます。

さらに、標準化された業務を土台に、クラウドシステムやAI-OCR、API連携などを活用すれば、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も進めやすくなります。

経理DXを成功させるためには、まず業務を標準化し、そのうえでデジタル化を段階的に進めることが重要です。「ClimberCloud」のようなクラウドサービスを活用すれば、経理業務の標準化からデジタル化、DXまでを無理なく進められるでしょう。

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