「脱エクセル」より「活エクセル」？｜現場のフローはそのままにデータ連携で属人化を防ぐ、いいとこどり業務改善

そもそも、なぜ多くの企業で「脱エクセル」が重要視されているのでしょうか。Excelは優れた表計算ソフトであり、誰もが使える身近なツールです。しかし、組織が拡大し、取り扱うデータ量が増えるにつれて、個人の業務効率化ツールであったExcelが、組織全体の足かせになってしまっているケースが増えています。

ここでは、経営者・管理職が正しく認識すべき、Excel管理の3つの課題を解説します。

課題1：属人化・ブラックボックス化のリスク

中小企業の現場で最も深刻な問題が、Excel業務の属人化です。例えば、「このExcel集計表は担当の〇〇さん以外直せない」といったように、作った人しか中身を理解できないという事態は、多くの企業で発生しています。

属人化が進むと、担当者が辞めたり異動したりしたときに引き継ぎが困難になるだけでなく、業務フロー全体が見えにくいブラックボックス状態になり、社内改善の芽が摘まれてしまいます。担当者の経験や勘に依存した運用が常態化することで、組織としての柔軟性や再現性が失われていくのです。

課題2：データの分断とリアルタイム性の欠如

Excelはファイル単位での管理が前提であり、この特性そのものがデータ分断を引き起こす要因になります。

多くの企業では、営業部・経理部・管理部といった部署ごとにExcelファイルを個別管理しており、データが部門横断でつながっていません。また、ファイルを更新するたびに「売上管理表_最新.xlsx」「売上管理表_最新_v2.xlsx」「売上管理表_最終確定.xlsx」など、似た名前のファイルが次々と増えていきます。その結果、どれが本当に最新なのかわからないという状態が常態化します。

このような環境では、経営者が最新の売上や利益を把握したい場合でも、各部署から最新のExcelファイルを回収・集計し直すまでに時間がかかり、タイムラグが発生します。変化の激しい現代のビジネス環境において、リアルタイムに経営数値を把握できない状況は、意思決定の遅れを招き、ビジネスチャンスの損失につながりかねません。

課題3：ヒューマンエラーによる信頼性の低下

Excel業務には、手作業による入力や、別のファイルからの転記作業が含まれます。そのため、入力ミスや行ズレ、数式の参照範囲ミスといったヒューマンエラーを完全に防ぐことは困難です。

特に、バックオフィス業務における請求金額の誤りや給与計算のミスは、わずかなミスが会社の信用低下やトラブルに直結します。また、株式上場を目指す企業や内部統制を強化したい企業にとっては、誰がいつデータを書き換えたかのログが残りにくいExcel管理は、ガバナンス強化の観点からも大きなマイナス要因となるでしょう。

こうした手作業によるミスを防ぐために、ダブルチェックや目視確認に多くの時間を割くことになり、結果として非効率な作業が増え、現場の負担や疲弊を招いてしまいます。

Excel管理に伴う課題を解決する手段として、多くの企業が掲げているのが「脱エクセル」、つまりExcelの完全廃止と専用システム（ERPやSaaS）への移行です。このようなExcelの完全廃止には大きなメリットが期待できますが、一方で課題も存在する点には注意が必要です。

ここでは、脱エクセルのメリット・デメリットをみていきましょう。

メリット：データ一元管理と業務効率化の実現

「脱エクセル」に成功し、業務をシステムで統一できた場合、その効果は計り知れません。全社のデータがデータベースで一元管理されることで、情報の分断が解消されます。具体的には、営業担当者が入力した受注データが即座に経理や在庫管理システムに反映されるため、転記作業自体が不要になります。

また、クラウド型システムであれば、場所を問わずアクセスでき、複数人での同時編集も可能です。ファイルのバージョン管理の煩わしさからも解放され、常に正しい最新のデータに基づいた経営判断が可能になります。承認ワークフローの電子化によるペーパーレス化も進み、バックオフィスの生産性は劇的に向上します。データ一元管理こそが「脱エクセル」の理想形といえるでしょう。

デメリット：現場の抵抗と高額な移行コスト

一方で、理想を求めて急激な「脱エクセル」を進めた結果、失敗するケースも少なくありません。最大のハードルとなるのが、現場の抵抗です。長年Excelで業務を行ってきた社員にとって、使い慣れた画面や操作性が変わることは大きな負担となります。「システムの画面は一覧性が低い」「Excelなら一括置換ですぐ終わる作業なのに、システムだと1件ずつ開かないといけない」といった不満が噴出するかもしれません。

その結果、使いにくさを理由にExcelでの管理を続け、最後にシステムに数字だけ入力するといった“二重運用”が発生します。いわゆる「シャドーIT」の状態です。

さらに、現場からの要望をすべて反映しようとしてシステムを過度にカスタマイズすると、開発コストは数百万～数千万円規模に膨らみ、導入期間も長期化します。中小企業にとって、業務フローをシステムに合わせて全面的に変える決断は、運用面・コスト面の双方で大きなリスクを伴うのが実情です。

リスクを回避するために提唱したい手法が、完全なシステム化でもなく、現状維持でもない、第三の選択肢「活エクセル」です。活エクセルは中小企業の現実的なDX推進の最適解となり得るアプローチです。

ここでは、活エクセルの定義や仕組み、中小企業に最適とされる理由を解説します。

「活エクセル」の定義：現場のExcelは残し、データを連携させる」

「活エクセル」とは、現場で日常的に使い慣れたExcelを完全廃止せず、主に入力フォームとして活用する考え方です。入力されたデータは定期的、もしくは自動的に基幹システムやクラウドサービスへ取り込み、データベース上で一元管理します。

実際、多くのクラウド型システムやERP（統合基幹業務システム）には、Excelファイルのインポート機能が標準搭載されています。例えば、現金出納帳や売上管理表をExcelで作成し、そのまま会計ソフトへ取り込むといった運用は、すでに多くの企業で実践されています。この方法であれば、Excelの手軽さを活かしつつ、データはシステム側で管理・集計するという、“いいとこどり”が可能です。

「活エクセル」が属人化を防ぐ仕組み

Excel業務が属人化する最大の原因は、特定の担当者しか理解できない複雑な数式やマクロを組み込んだファイルにあります。裏を返せば、入力専用にシンプル化されたExcelファイルであれば、基本的に誰でも操作できるということです。

「活Excel」では、入力フォーマットをExcelファイルで標準化し、複雑な計算、集計、加工、グラフ作成といった処理は全てシステム側に集約します。これにより、誰が入力しても同じ結果が得られる状態が実現し、担当者個人の暗黙知に依存しない、属人化のリスクを排除した運用が可能になります。

なぜ「活エクセル」が中小企業に最適なのか？

中小企業では、全社的な大規模投資や長期プロジェクトよりも、リスクを抑えながら短期間で成果を出すことが求められる傾向があります。近年はクラウドシステムの普及により、初期費用を抑えた「スモールスタート」がしやすくなっています。

また、現場が既に慣れているExcelファイルを活用することで、教育や定着にかかるコストを最小限に抑えられることも可能です。結果として、「活エクセル」は中小企業でも無理なくデータ統合を進め、早期に業務改善の効果を実感できる、実践的なDXアプローチといえるでしょう。

実際に、「活エクセル」はバックオフィスや営業管理の現場でどのように機能するのでしょうか。ここでは、具体的な業務シーンを例に、活用イメージをご紹介します。

（例）経理部門：請求書・経費精算

経理部門では、各担当者がExcelに請求書や経費精算データを入力し、Excelファイルを会計システムにインポートする運用が考えられます。多くのクラウド会計ソフトにはExcelから仕訳データを取り込む機能があり、作成したExcelテンプレートを読み込むだけで仕訳が自動登録されます。

仕訳自動登録により、従来からの手入力や転記作業が不要になると、月次決算の処理時間を飛躍的に短縮できるでしょう。さらに、システム側で入力チェックや自動集計が行われることで、経理担当者は本来の分析や確認作業に集中できるようになります。

（例）人事労務部門：勤怠・入退社管理

人事労務部門では、拠点やチームごとに勤怠集計表をExcelで作成し、統合フォーマットにまとめて人事システムへインポートする方法が有効です。例えば、複数拠点がそれぞれ作成した日次勤怠リストをメールや共有フォルダで集約し、月次にまとめてシステムに取り込むことで、給与計算のためのデータ集約がスムーズになります。

同様に、入社・退職といった人事情報もExcelで入力しておき、システムへ反映することで、二重入力の手間を省けます。担当者は入力作業の負荷が軽減し、採用・配置計画など付加価値業務に集中できるようになるでしょう。

（例）営業管理：予実管理・案件進捗

営業部門では、各営業担当が案件リストや売上予実表をExcelで管理しているケースが多くみられます。ここに「BIツール」や「ダッシュボードシステム」を連携させることで、リアルタイムでの予実管理が可能です。

具体的には、共通フォーマットで作成したExcelファイルをBIツールへ取り込むことで、各営業の進捗や予実差異が即座に可視化されます。営業予実の整合性が向上し、現場と経営が共通の情報に基づいてスピーディに対応できるようになります。また、最新のデータに基づく、迅速な戦略修正や現場支援にも役立つでしょう。

ここまでみてきたように、「脱エクセル」と「活エクセル」は単純な優劣で判断できるものではなく、企業の規模や業務特性、DXの成熟度によって適・不適が分かれる選択肢です。

ここでは、自社が「完全な脱エクセル」を目指すべきか、それとも「活エクセル」から段階的に進めるべきかを判断するためのチェックリストをご紹介します。自社の現状がどちらに近いかという視点で、以下の項目を確認してみてください。

「完全脱エクセル」が向いているケース

以下の条件に当てはまる場合は、Excelを全廃し、業務フローをシステムに完全に合わせる手法が比較的成功しやすいといえます。

「活エクセル」から始めるべきケース

一方で、以下の条件に当てはまる場合は、Excelを活かしながらデータ連携を進める「活エクセル」から着手する方が、現実的かつ成功確率が高いといえます。

「脱エクセル」は、あくまで手段であって目的ではありません。目指すべき本質は、業務を効率化し、正確なデータを経営に活かすことです。Excelを無理に取り上げて混乱を招くよりも、Excelの使いやすさを残しつつデータ管理をシステム化する「活エクセル」の方が、多くの中小企業にとって現実的・効果的なDXのアプローチといえます。

自社業務特性や成熟度を踏まえた上で、最適なデータ管理方法を検討し、Excelの利便性とシステムの強みを掛け合わせた、無理のない形での業務改善とデータ活用を目指しましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

Web請求機能について

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

電子データ・電子取引対応保存機能について

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

電子データ・電子取引対応保存機能について

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化