帳簿への経費の書き方｜経費帳の役割から仕訳までわかりやすく解説

経費帳は、事業で発生した費用を整理して記録していく帳簿です。本章では経費帳の概要や役割とともに、そもそもの「経費」についても簡単に整理します。

経費帳とは

経費帳は、事業で発生する必要経費を記録するための帳簿です。
必要経費をひと言で表すと、売上をあげるために必要な支出です。例えば、売上原価、家賃、人件費、消耗品費、交通費などです。このうち仕入に関しては仕入帳や買掛帳で管理するケースが多く、経費帳では仕入以外の経費を記録していきます。
経費帳は費目ごとにページを分けて、該当する取引ごとに支出日、取引先、金額、経費の用途などを記載します。

経費の種類

経費の種類をもう少し詳しくみていきましょう。下の表は国税庁が提示している経費一覧です。

事業の内容によっては発生しない費目もあるかもしれませんが、経費精算では、旅費交通費、接待交際費、消耗品費、福利厚生費などがよく使われます。また「会議費」や「新聞図書費」など、よく発生する費目を設けて管理することもあります。

経費帳の位置づけ

帳簿は主要簿と補助簿の2種類に分けられます。主要簿には、決算書の作成に必須の総勘定元帳や仕訳帳が該当します。一方、補助簿は主要簿を補完するもので、日常的な経営管理に役立ちます。

帳簿記入の出発点は「仕訳」です。仕訳は、事業で生じた取引を費用や資産の分類に整理する作業です。ここでは、経費帳の記入に最低限必要な仕訳の基本ルールを押さえていきましょう。
経費の仕訳について、基本的な用語と経費帳での仕訳の方法を解説します。経理初心者の方が理解しやすいように、仕訳に必要な知識を丁寧に整理していきましょう。

これだけは覚えておきたい基本用語

経費の仕訳にあたり、まずは、最低限覚えておきたい3つの用語「借方」「貸方」「勘定科目」を理解しましょう。

借方・貸方

下記は仕訳の基本的な形式です。

経費の記録は、左側の「借方」に費用の種類と金額、右側の「貸方」に支払方法の分類と金額を記入します。例えば、500円の事務用品を現金で購入した場合、借方は「消耗品費 500（円）」、貸方は「現金 500（円）」となります。

「借方」「貸方」の用語は、会計記録が始まった頃に、債権や債務に関する取引が多かったための名残です。

勘定科目

取引内容を整理するための収入や支出の分類が勘定科目です。「経費の種類」で紹介した経費一覧表の項目欄は、費用に関する勘定科目です。具体的には、事務用品や備品の購入費用は「消耗品費」、業務に関する通話料は「通信費」などと分類していきます。
経費帳は費用の勘定科目ごとにページを設けて、消耗品費のページなら消耗品費が発生した取引のみを記入していきます。

経費帳における仕訳

経費帳は下図のような形式が一般的です。

経費帳では、仕訳における借方の勘定科目がページごとに決まっています。したがって記入項目は下記3点のみです。

レシートや領収書をみながら、どのページ（勘定科目）に記入すべきか判断して帳簿をつけていきます。
経費帳の記入例をいくつかみていきましょう。

11/1に事務用品を現金で500円購入

摘要欄には物品を購入したお店と購入品名を書いておくと、現金出納帳などとの突き合わせがスムーズになります。

11/1に特急券をクレジットカードで1,200円購入

旅費交通費のページに、取引内容を記入しましょう。

現金払いではないため、金額は「その他」欄に書き入れます。

11/1にDM郵送料10,000円を現金で2,000円・預金から8,000円支払い

郵送料は通信費のページに記入しましょう。

現金と預金（その他）で支払ったため、それぞれの欄に金額を書き込みます。

経費帳の記入イメージを掴んだところで、ここからは月末の処理やほかの帳簿との関連なども含めた、より実践的な経費帳記入の流れを整理していきましょう。

経費帳記入の流れ

経費帳をつける流れは下記のとおりです。

経費帳をつける前に、取引で生じた現預金の動きを記録します。現金出納帳（現金の出入りを記録する帳簿）や預金出納帳（預金の入出金を記録する帳簿）から記入しましょう。現金出納帳・預金出納帳と経費帳の記入はセットで行うと覚えておいてください。 次に、現金出納帳や預金出納帳に記録した内容を、経費帳の対応ページに転記しましょう。
月末（締日）を迎えたら、1ヵ月の現金欄・その他欄を集計して記入します。月ごとにまとめておくことで期首からの累計が把握しやすくなります。

経費帳記入のポイント

経費帳の記入においては、繰り返しになりますが現金出納帳・預金出納帳の記入とセットで行うこと、勘定科目の適切な判断の2点が特に重要なポイントです。

経費の発生は、多くの場合、現金や預金に動きがあったことを表します。現金出納帳・預金出納帳をつけ忘れると、後々現預金の収支が合わなくなってしまいます。

また、サブスクリプションサービスの扱いを迷う方も多いのではないでしょうか。サブスクリプションサービスは、その内容によって下記の勘定科目を用います。

会計ソフトを使った経費入力

経費帳記入の負担を軽減したいなら会計ソフトの利用がおすすめです。簿記の知識に自信がない方でも直感的に入力できます。

勘定科目は選択式で、仕訳の予測機能もついているため判断を迷うことも少なくなるでしょう。
また、各取引の仕訳を1回行えば現金出納帳や経費帳にも自動で反映され、複数の帳簿に入力していた手間が大きく省けます。さらに、銀行やクレジットカードと連携させれば入出金や利用明細を自動で取り込んでくれるため、帳簿入力がよりスムーズになります。

ここで、ノートやレポート用紙などに手書きで経費帳をつけている場合に起こりやすいミスとその解決策をみていきましょう。

手書きだと起こりやすいミス

経費帳における手書きならではのミス、手書きのために発生しやすいミスは下記の4つです。

第1に、現金出納帳の金額欄などから経費帳への転記ミスが挙げられます。転記ミスがあると、あとで帳簿全体の整合性がなくなる原因となります。
第2に、集計ミスです。計算機の打ち間違いや数字の見間違いで各月の累計と現金や預金の残高が合わなくなり、帳簿を見直す手間が増えてしまいます。
第3は、勘定科目がブレやすい点です。あまり発生しなく判断に迷う経費の場合は、特に、同じ品物でも前回とは違う勘定科目で計上してしまうかもしれません。勘定科目のばらつきは帳簿の一貫性を損ねます。
第4は、摘要欄の記入漏れです。レシートを保管してあるからといって摘要欄の記入を怠ると取引内容を把握しづらくなり、ほかの帳簿との突き合わせに手間を要します。

会計ソフトを使えば手書きの悩みを解決できる

手書きで発生しやすいミスは会計ソフトの使用によって下記のように解決できます。

転記ミス

1度の仕訳で経費帳・現金出納帳など関連する複数の帳簿に自動反映されるため、転記作業を必要としません

集計ミス

月次・年次の累計額を自動計算してくれるため、手計算も必要ありません

勘定科目のばらつき

仕訳の予測機能やテンプレート設定によって一貫性を保ちやすくなります

摘要の記入漏れ

銀行口座やクレジットカードと連携すれば入出金の摘要欄や利用明細を自動で取り込んでくれるため、記入漏れを防げます

最後に、本記事の要点は下記のとおりです。

• 経費帳は仕入以外の経費を記録する帳簿。経費の勘定科目ごとにページを設定する
• 経費帳には「取引日」「摘要」「支払方法（現金・その他）」「金額」を記入する
• 経費帳と現金出納帳・預金出納帳はセットで記入する
• 会計ソフトを使えばミスを防ぎながら効率よく経費を記録できる

経費に関する正しい記録は事業運営にかかるコストを正確に把握するうえで重要な役割を果たします。とはいえ件数が増えてくると記入の手間も大きくなります。会計ソフトなど業務支援ソフトもうまく活用しながら、負担を抑えて管理していきましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
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導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化