経理の属人化の悩みを解消！若手が育ち、業務が滞らない組織を作る具体的なステップ

経理業務が属人化することで、様々なリスクが発生します。属人化の具体例や陥りやすい理由を知り、対策の必要性を確認しましょう。属人化の恐れがあるかどうかを確認できるチェックリストもぜひご活用ください。

経理の属人化によるリスク

経理の属人化には、次のリスクがあります。

こうしたリスクは、業務を遂行できる人が限られてしまうがために起こります。経理に関する知識やノウハウが特定の人に集中することは、「あの人が全部わかっている」という安心感につながる一方で、すべてがその人頼みの危険な状態となっているともいえます。

客観的な視点が入らずブラックボックス化することで、ミスの発見が遅れる、不正の温床となるなどの恐れがあります。

経理で属人化が起こりやすい要因

経理業務には、属人化を招きやすい次のような要素があります。

経理業務の経験が長い担当者であれば、感覚で処理できる部分もあるため、わざわざ他人と共有できる形でマニュアルを作成していないことが多いでしょう。また、経理業務には細かな「暗黙知」が多いことも、属人化しやすい理由のひとつです。

担当者本人が属人化を問題ととらえていない場合もあります。担当者は「人に教えるより自分がやった方が早い」「教えている時間がもったいない」と思っているかもしれません。「自分しかできない業務がある」という立場を維持したいがために、業務内容をほかの従業員と共有したくない担当者もいるでしょう。

経理の暗黙知の具体例

経理における暗黙知には、次のものが挙げられます。

経理業務は多岐にわたります。誰にでもわかる形に言語化・図式化することが難しい業務やプロセスが多くあることも、経理の属人化の原因のひとつです。

あなたの部署に当てはまる？属人化度チェックリスト

属人化が発生する主な要因には、次のものがあります。自分の部署に該当するものがないか、チェックしてみましょう。

• 担当者が1人である

• 特定の人でなければできない業務がある

• 担当者が休みを取ると進まない業務がある

• 業務のマニュアルがない

• 複数人によるダブルチェックの体制がない

• 担当者がノウハウの共有や属人化の解消に消極的

• 担当者が経営者・他の従業員と情報共有をする仕組みがない

経理の属人化の解消は、次のステップで進めましょう。

それぞれのステップについて、以下で詳しく解説します。

ステップ1.属人化を解消する重要性の理解

経理の属人化を解消するためには、担当者自身が属人化解消の重要性を理解していなければなりません。

属人化の解消によって、担当者の負担が軽くなる、会社が抱えるリスクが軽減されるなどのメリットがあります。

ステップ2.業務の棚卸と業務フローの見直し

具体的な対策を講じるために、属人化の現状について細かく把握する必要があります。

まずは、業務の内容や流れと、それぞれにかかる時間・必要な人員をすべて書き出しましょう。業務フローを整理して図式化することで、客観的に理解しやすくなります。

ステップ3.マニュアル作成による標準化

経験や知識を問わず、誰でも適切なフローで業務を進められるよう、マニュアルを作成しましょう。業務の中でも、属人化が顕著なものから始めるのがおすすめです。

マニュアルには、難しい用語を使わず簡潔に表現することで、読む人が理解しやすくなります。専門用語を使う場合は、注釈をつけるとよいでしょう。視覚に訴える図表を使ったり、業務の意味や背景を付け加えたりすると、より理解しやすいマニュアルになります。マニュアル作成のフォーマットやITツールを使えば、より簡単に作成可能です。

ステップ4.ツール導入による効率化

RPAやITツールをうまく使い、業務フローを効率化することも検討しましょう。

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、定型業務を自動化できるツールです。誰が処理をしても結果が変わらないため、属人化解消に有効です。

会計システムや経費精算システムなどのITツールを活用することで、属人化の解消に加えて効率化も目指せます。クラウドサービスを利用すれば、場所を選ばない業務体制を構築できます。情報の共有のしやすさや、知識が少ない人でも処理ができる点もメリットです。

ステップ5.多能工化とジョブローテーションの推進

属人化の解消には、その業務ができる人を増やすことも必要です。方法としては、従業員の多能工（ゼネラリスト）化やジョブローテーションの実施などがあります。

従業員1人ひとりのできる業務が増えれば、属人化だけでなく人手不足も解消されます。適性や会社の状況に合わせた配置を考えやすくなり、経理視点を持った営業といった人材育成にもつながるでしょう。

ステップ6.ナレッジ・情報を共有する文化の醸成

経理業務のナレッジや情報を共有するための土壌作りも欠かせません。

有効な手段として、チャットツールや社内Wikiなどがあります。各々の従業員が必要なタイミングで必要な情報を取得できるため、担当者が回答する手間がかかりません。

定期的に報告会やミーティングを開催し、関係する部署と経理の情報を共有することも、属人化の解消に有効です。営業や製造などの他部署と情報を共有することで、相互理解を深めたり、利益の確保に関する意識を高めたりできるでしょう。

ステップ7：評価制度の見直しとモチベーション向上

評価制度の見直しによって、属人化の解消を目指せる場合もあります。

例えば、個人の成果が評価される制度であれば、担当者がノウハウを共有しない、業務をため込むといったことが起こりやすくなります。個人の活躍ではなく、組織やチームへの貢献を評価する制度にすることで、こうしたことが起こりにくくなるでしょう。

会社の継続には、業務の属人化を解消し、未来を担う若手へ業務を引き継ぐことが不可欠です。「現在の担当者が退職してしまい、業務のできる人がいなくなった」という事態は避けなければなりません。属人化の解消は、将来的に企業を助けることにつながります。

以下では、属人化の解消と若手育成の関連性について詳しく解説します。

属人化解消が若手育成にもたらす好循環

新たな業務を教えることで、若手は経験を積んでスキルアップができます。実務を現場で学ぶOJTを取り入れることで、業務の品質向上も期待できます。責任感を持って主体的に業務を遂行する姿勢も養われるでしょう。

若手が「育つ」ための具体的な育成プログラム

若手を育成するためには、育成プログラムの作成が必要です。若手社員が無理なくスキルや知識を身に着けるための方法には、次のものがあります。

自社の課題や育てたい人材に合わせて、育成プログラムを作成しましょう。職場全体で若手の成長をサポートする意識や取り組みも必要です。

以下では、実際に属人化からの脱却に成功した企業の事例を3つ紹介します。

事例1：ITツール導入で消込業務の負担削減や引継ぎを実現したA社

企業のマーケティングに取り組むA社の経理は、20年以上の経験を持つ担当者が行っていました。ひとりで一通りの経理業務をこなせていた半面、将来的な引継ぎの必要性も感じていました。

そこで、クラウド型の会計システムを導入します。銀行口座との連携により、入出金の消込業務が約4割削減され、リアルタイムの財務状況も把握しやすくなりました。業務効率化により属人化が解消されてきており、後進への引継ぎも順調です。

事例2：マニュアル・環境整備による多能工化で生産性を向上させたB社

仏壇・仏具の製造や販売、リフォームなどを手広く行うB社は、各店舗に店長・営業・販売・レジの人材を配置していました。担当者でなければそれぞれの業務ができないため、十分な休憩や休暇を取れないという課題がありました。

そこで、従業員を多能工化することで、お互いの業務をサポートしあう体制づくりを始めます。ヒアリングにより課題点を把握したうえで、タッチパネルやハンディターミナルを導入し、短時間で業務が行える環境を作りました。

事例3：チャットボットの導入によりナレッジ共有を促進したC社

クラウドサービスの開発・運営を行うC社は、経費精算システムの導入や領収書の電子化を進める中で、従業員からの経理部門への問い合わせが大幅に増加しました。通常の経理業務と並行して対応する必要があり、特に月末の忙しい時期には大きな負担となっていました。

そこで、従業員からの質問に答える手段としてチャットボットを導入します。よくある質問にはあらかじめ準備した回答をしたり、マニュアルへ誘導したりすることで、問い合わせ対応にかかる時間が約半分になりました。

経理の属人化には様々なリスクがあります。チェックリストで属人化の兆候を察知し、予防・解消に向けて取り組まなければなりません。経理の属人化を解消することは、会社の将来を担う若手の育成にもつながります。長期的な視点で、経理の属人化の解消を目指しましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化