電子取引データの訂正・削除防止｜事務処理規程の作成・運用を徹底解説！

まずは、電子帳簿保存法における電子取引データについての定めと、電子取引データの不当な訂正・削除によるリスクを整理しましょう。

電子帳簿保存法の概要と改正点

電子帳簿保存法は、税務に関する帳簿や書類を電子データとして保存するルールを定めた法律です。2024年以降の電子取引は、データ形式での保存が完全義務化され、紙での保存は認められなくなりました。

電子取引データの重要性

電子取引データとは、これまでに紙でのやりとりでも保存が必要だった帳簿書類のデータ版です。例えば、請求書、領収書、契約書、見積書などが挙げられます。
これらの書類は、紙からデータへ形式が変わっても、取引の事実を証明する重要な証拠であり、会計の基礎となる点は変わりません。法人の場合は受け取ったデータだけでなく送信したデータも含めて7年間の保存義務があります。

訂正・削除によるリスク

電子取引データの不当な訂正や削除は、法的なリスクを伴うほか、会計処理の誤りから各種トラブルにつながりかねません。
法的リスクとしては、青色申告の承認が取り消されるおそれがあります。

電子取引データ保存の具体的な課題やリスク

電子取引データの保存先としては、クラウドストレージやHDDが代表的です。こうした方法を使ってデータを保存する際、多くの企業が感じている課題やリスクは下記のとおりです。

事務処理規程は、電子取引データの改ざん防止を目的とした社内ルールです。事務処理規程の目的や法的根拠、電子帳簿保存法における位置づけをみていきましょう。

事務処理規程の目的

事務処理規程は、電子帳簿保存法に基づいて電子取引データを適正に保存するための社内ルールです。特に、不当な訂正・削除の防止について詳細に定め、不正やトラブルの抑止のほか、内部統制の強化も目的としています。
すでに、クラウドサービスなどを導入している場合でも、事務処理規程を作成しておくと誤操作や障害によるデータの破損・消失に備えられるため安心です。

事務処理規程の法的根拠

事務処理規程については、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」の第4条第1項第4号に記述がみられます。
当該規則では、「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該規程の備付けを行うこと」が必要とされています。

電子帳簿保存法における事務処理規程の位置づけ

まず、電子帳簿保存法をみてみましょう。第7条に「電子取引を行った場合、財務省令に基づいてその取引情報を電子保存する義務がある」旨が記述されています。
この「財務省令」に先述の規則第4条第1項第4号（事務処理規程）が含まれます。

ここからは、事務処理規程の作成手順を紹介します。無理なく運用するためには自社の業務体制に沿った内容とすることがポイントです。

ステップ1：対象とする電子取引データ・電子取引の範囲を明確にする

まずは、対象とする電子取引データと、電子取引の範囲を決めましょう。
電子取引データは先述のとおり、請求書や領収書、見積書、契約書などを指します。また、電子取引の範囲とは、電子取引データをやりとりする方法です。電子メールによる授受、クラウドサービスによる授受などを指します。

ステップ2：訂正・削除のルールを決定する

電子取引データの訂正や削除を原則として禁止するよう定めましょう。但し、やむを得ず訂正・削除が必要になった場合に備えて申請・承認・記録のフローも設定しておきます。ここでできるだけ自社の業務体制に沿った流れに設定すると、運用の負担を軽減できるでしょう。

ステップ3：責任者・規程の対象者を明確にする

事務処理規程の責任者や、やむを得ず訂正・削除する場合の処理担当者を設けます。例えば、データ管理責任者やシステム管理者、各部門長などを指定し、責任者と処理担当者の役割分担も明記します。

ステップ4：データの保存方法を具体的に定める

事務処理規程には、訂正や削除のルールだけでなく、データの保存形式や保存期間、保存場所についても具体的に記載しましょう。
訂正や削除が生じたデータの保存方法まで定めることで、トラブルを未然に防ぎ、データ管理の一貫性を確保できます。

ステップ5：規程を文書化し、周知徹底する

事務処理規程を文書化したら、従業員に周知徹底します。規程は誰かひとりが理解していればよいというものではありません。特に関係の深い経理部門などを中心に、電子取引データを扱うすべての従業員に理解を促しましょう。

国税庁のWebサイトにて各種規程のサンプルが手に入ります。Wordファイルで配布されているため、自社で事務処理規程を作成する際はダウンロードして参考にするとよいでしょう。

サンプルは、全2章で構成されており、第1章では規程の目的と運用範囲、管理責任者を定めています。
また、第2章は「電子取引データの取扱い」として、先述のステップ1～5でも扱った下記の項目を記載します。

規程のサンプル配布サイト（国税庁）はこちらです。

事務処理規程を適切に運用するためには、体制の整備や従業員教育、また定期的な見直しが重要です。それぞれ簡単に解説します。

規程を運用する体制の整備

責任者や処理担当者への必要な権限の付与や、事前の社内研修など、作成した規程を運用していける体制を整えましょう。
規程を社内に備え付けるだけでなく、内容をより理解しやすくまとめたマニュアルを作成して一人ひとりに配布するといった工夫も有効です。

従業員への教育

規程を作成したら、運用に入る前に運用方法や注意事項を従業員に共有しましょう。
社内研修を行い、特にPCの誤操作による意図しない訂正・削除など、日常で起こりやすそうなシチュエーションについて対応の流れをよく確認しておくと安心です。

定期的な見直し

規程は、一度作成したら終わりではありません。例えば、法改正があったときには、規程も最新の法制度に合わせた内容に更新する必要があります。
また、業務内容の変化や責任者の変更が生じた際にも、業務の実態に合わせて速やかな改定が求められます。
改定の負担が大きい場合には、税理士などの専門家を頼るのもひとつの手段です。

ここでは、事務処理規程に関するよくある質問を3つ紹介します。

質問：規程の作成は義務ですか？

回答

義務ではありません。
規程を作成しない場合、電子取引データにタイムスタンプを付与する、訂正・削除が記録に残るシステムを使用する、訂正・削除できないシステムを利用するといった方法で電子帳簿保存法に対応します。

質問：規程違反があった場合はどうなりますか？

回答

税務調査の際に不適切な保存が指摘される可能性があります。
また、場合によっては、青色申告の承認が取り消されるおそれもあります。

質問：紙の書類はどうなりますか？

回答

もともと紙でやりとりした書類については、紙での保存が認められています。
但し、電子データで受け取った書類を紙に出力して保存することは認められていません。

• 2024年以降、請求書等の税務関係書類をデータ形式でやりとりした場合は電子データとしての保存が完全義務化された
• 電子取引データを保存する際は改ざん（訂正・削除）の防止措置が必要
• 改ざん防止措置のひとつとして事務処理規程の制定がある

電子帳簿保存法では、電子データの保存にあたり改ざん防止措置を求めています。タイムスタンプを付与できるシステムや、訂正・削除が記録されるシステム、訂正・削除ができないシステムを導入できない場合には事務処理規程にて対応することとなるでしょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化