経理システム導入の全手順｜失敗しない選定ポイントと導入プロセスを徹底解説

経理システムとは、経理業務に活用できるシステム全般のことです。主なものに、日々の仕訳を入力して決算書を作成する「会計システム」がありますが、ほかにも特定の業務に特化したさまざまなシステムがあります。
まずは、経理システムの種類を知り、どのような業務に対応できるのかを把握しましょう。

会計システム

会計システムは、経理業務の中心となるシステムです。日々の取引や入出金について仕訳を入力し、貸借対照表や損益計算書、精算表などを自動作成できます。経理のうち特に会計業務に特化しているのが会計システムです。
会計システムでできることには、利害関係者や金融機関などの外部に向けた情報を取りまとめる「財務会計」と、社内で情報を共有して経営戦略や意思決定に役立てるための「管理会計」があります。 財務会計は、期末に税務署に決算報告書を提出して確定申告をするために必要なため、どの会社も行います。一方で、管理会計は、予算管理や原価管理など社内の状況把握に使うものであるため、すべての会社が行っているわけではありません。導入の目的や業務範囲に応じた会計システムを選びましょう。

請求書発行システム・債権管理システム

請求や債権管理に特化したシステムもあります。請求書発行システムは、請求書のペーパーレス化や業務効率化が期待できます。見積書を発行できるものもあり、入力した情報は請求書に引き継げるため、入力ミスを防止できます。
債権管理システムは、売掛金の回収状況を効率的に把握できます。銀行口座と紐づけることで、入金があった際の自動消込も可能です。

経費精算システム

申請・承認・精算と一連のフローに時間がかかる経費精算を効率化できるシステムです。
オンラインでの申請や承認ができるため、ワークフローを効率化して経費精算をスピーディーに進められます。申請内容から振込データを作成でき、金融機関との連携によってシステム上で振込依頼のできるシステムもあります。

固定資産管理システム・リース管理システム

固定資産管理システムやリース管理システムは、資産の情報を一元的にまとめ、効率的に管理できるシステムです。
固定資産は取得時の状況や減価償却の状況について記録し、適切に管理しなければなりません。固定資産の管理は、固定資産税の額を正確に計算するためにも必要です。
リース資産に関しても、契約内容や支払状況、資産の利用状況などについて把握しておく必要があります。

近年、多くの会社で経理システムが導入されています。以下では、その理由と主な目的についてみていきましょう。

法改正への対応

経理システムを導入することで、経理を取り巻く環境の変化に対応できます。
2022年には電子帳簿保存法が改正され、2023年にはインボイス制度が開始されるなど、経理に関する大きな変化がありました。自社でこうした変化に対応するのは大変です。法律や制度が今後改正されることもあるでしょう。
クラウド型の経理システムの多くは、最新の法律や制度に対応しています。システムが自動でアップデートされて最新の状態となるため、自社で対応する必要はありません。経理システムを使うことで、環境の変化に柔軟に対応できます。

効率化による人材不足への対応

慢性的な人材不足のなかでは、限られた人数で経理業務を進める必要があります。経理システムで業務を効率化できれば、少ない人数でも業務を回せます。
システムへの手入力や紙の書類の管理など、経理業務には煩雑なものも多くあります。自動化・効率化できるところはシステムに任せることで、より重要な業務に時間や労力を充てられます。

経営状況の早急な可視化

環境や状況に合わせた的確な経営判断を下すには、自社の経営状況を把握しておくことが重要です。
経理システムを導入することで業務を効率化でき、自社の情報をスピーディーに収集・データ化できます。特に月次決算を早期化できれば、より実情に合った経営判断や戦略策定が可能です。

業務の品質の維持

経理システムを導入することで、誰が担当しても一定の品質で業務が進む仕組みを作れます。
経理システムを導入するには、業務内容や工程の見直し、運用ルールの明確化が必要です。この過程で経理業務の一連のフローを整理し、業務の標準化を目指せます。
ベテランの担当者が退職したり、業務のミスが発生したりするリスクも軽減できます。

従来の経理システムは、社内にサーバーや通信回路を設置し、運用も自社で行う「オンプレミス型」が主流でした。しかし近年は、オンライン上に設置されたサーバーからインターネットを通じてシステムを利用する「クラウド型」が主流となっています。
両者の特徴は次のとおりです。

クラウド型であれば、環境設定やメンテナンス、法改正対応などをベンダーに任せられるため、運用の手間がかかりません。カスタマイズ性には制限があるものの、初期費用や運用コストを抑えて導入できます。
「少ない人数で効率的に経理業務を進めたい」「早急に導入したい」という場合は、クラウド型がおすすめです。

経理システムを導入する手順を、準備から定着までの4フェーズに分けて紹介します。何をすべきかを時系列ごとに理解しましょう。

フェーズ1：準備・計画（導入3ヶ月前～）

まずは、導入の準備として、自社の経理が抱える課題を把握し、目的を定めましょう。
経理業務のフローとそれに伴う課題を書き出して全体を可視化したら、無駄なフローを見つけて業務内容を整理します。課題の中からシステム導入によって解決できるものをピックアップし、優先順位を決めましょう。その中から、システム導入の目的を定めます。
並行して、経理システム導入の責任者や担当者、関係部署を定め、プロジェクト体制を立ち上げることも必要です。
導入の準備・計画段階でよくある失敗には、次のものがあります。

導入の目的は現状の課題を踏まえて定め、「仕訳業務にかかる時間を週〇時間短縮する」など具体的な目標も設定しましょう。この過程は導入後の効果測定でも役立ちます。
現場にとって使いやすく、本当に業務が改善する経理システムを選ばなければ、導入の意味がありません。現場の声を聴くことで、導入すべきシステムの種類や必要な機能を絞りやすくなり、より効果的なものを導入できます。

フェーズ2：選定・比較（導入2ヶ月前～）

導入の準備が整ったら、多数のシステムの中から最適なものを選ぶステップに移ります。
システムについての情報を集めるには、次の方法があります。

機能や費用、使い勝手などを総合的に考えて、導入するシステムの候補を絞り込みましょう。
ベンダーから提案を受けた場合は、すべて鵜呑みにするのではなく、自社の実情を考えて検討する必要があります。ベンダーとのコミュニケーションを重ね、信頼できるかどうかを見極めることも重要です。こうした過程を経て、自社に最適なシステムとベンダーを決定します。
システムを選ぶ際によくある失敗として、機能の多さや費用のリーズナブルさだけで選んでしまうことが挙げられます。システムに求める機能に優先順位をつけ、「必須要件（Must）」と「あれば尚可（Want）」を明確にしておくと、「あれもこれも」と詰め込みすぎるのを防止できます。費用対効果も考慮しながら、目的に合わせた機能のあるものを冷静に選びましょう。

フェーズ3：導入・構築（導入1ヶ月前～）

導入するシステムとベンダーを決めたら、いよいよ本格的な導入に入ります。ベンダーと詳細な要件定義を行い、システムの設定やカスタマイズについての希望についてもすり合わせをします。
導入の準備が整ったら、マスタ登録や旧システムからのデータ移行などを行い、リハーサルやテスト運用を行って問題なく作動するかを確認します。
導入や構築はベンダーに丸投げせず、あくまでも自社が主体で導入を進めましょう。開発の進捗を確認したり、開発が完了した機能を使わせてもらったりして、要望に合ったシステム開発が進んでいるかどうかを確認すると、導入後のミスマッチを減らせます。
導入後にスムーズに運用できるよう、マニュアルの作成も進めておきましょう。

フェーズ4：運用・定着（導入後～）

導入はゴールではなく、現場にシステムが定着して効果を得るためのスタートです。使い方のマニュアルを整備して社内研修を実施し、スムーズな運用をサポートしましょう。
導入後は効果測定を行い、見直しや改善を重ねることで、システムをより有効に活用できます。当初設定した目的や目標を再確認し、問題なく活用できているか、業務がどのように改善したかなどを測定します。
導入後によくある失敗例として「もともと使っていたエクセルでの運用に戻ってしまった」というケースがあります。「自分の仕事がシステムに奪われるのではないか」と不安を抱き、導入に抵抗する担当者もいるかもしれません。システム導入の目的を社内で共有し、担当者にとってもメリットがあることを理解してもらうことが大切です。不具合や不明点が出たときのサポート体制を整えることも、経理システムを定着させるコツです。

経理システムの導入を成功させるために、以下で紹介する5つのポイントを押さえましょう。

ポイント1：経理システムで担うべき業務範囲は適切か

経理システムの種類や機能と、任せたい業務の範囲が合致しているかを確認しましょう。目的を見据えて、必要な機能が搭載されているか、不要な機能はないかを確認します。

ポイント2：拡張性や外部連携（API）は十分か

経理システムを選ぶ際は、導入後のことも考える必要があります。

例えば、社内で使っている勤怠管理システムや販売管理システムと紐づけて使う場合は、連携機能があるかどうかを確認しておかなければなりません。将来的に事業規模や範囲を拡大したいと考えている場合は、状況に合わせて機能を拡張できるかどうかも確認しておきましょう。

ポイント3：自社の企業規模や業種に適しているか

経理システムによっては、対象となる事業規模が定められている場合があります。中小企業向けであるか、大企業向けであるかを確認し、自社の規模に合ったシステムを選びましょう。 加えて、商社や小売、販売などの業態に合わせたシステムを選べば、業務がよりスムーズに進みます。

ポイント4：法改正に確実に対応しているか

法改正や新たな制度への対応ができるかどうかも確認しましょう。
自動アップデートで対応できるクラウド型のシステムを選べば、状況に適した処理ができるため、ペナルティなどのリスクが少なくなります。

ポイント5：サポート体制は充実しているか

導入時や運用時におけるサポート体制も、重要な要素のひとつです。
導入にあたって初期設定のサポートを受けられると、システムに詳しくなくてもスムーズに導入ができます。運用開始後も、電話やチャットでのサポートを随時受けられるシステムであれば、トラブルが起こったときも安心です。

経理システムを導入するためには、まずはどのようなシステムがあるのかを知ることが必要です。そして経理業務の内容やフローを可視化し、自社の課題を把握する必要があります。経理システムを選ぶ際は、機能や費用、使い勝手、ベンダーの信頼性などを総合的に考えましょう。社内で現場の理解を促したり、スムーズな運用をサポートしたりすることも、システム導入を成功させるためのポイントです。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化