〈 トピックス 〉
紙書類や押印文化などを背景に、経理部門はテレワークが進みにくいといわれています。しかし、人材不足が深刻化する中、働き方の柔軟性を高めるテレワークの取り組みは避けて通れません。そして、テレワークの実現には、業務のデジタル化が欠かせません。
本記事では、経理部門の管理職の視点からデジタル時代における経理部の役割を解説するとともに、テレワーク化に必要な環境整備、デジタルツールも紹介します。
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経理部門は主に「紙とハンコ」がネックで、デジタル化・テレワーク化が進みづらいとされています。しかし、もし、テレワークを実現できれば、経理部門でも、従業員にとっては、通勤時間の削減、ワークライフバランスの向上、自己投資時間の確保が実現でき、企業側にとっても、人材の確保、コスト削減、業務効率の向上などが期待できます。
日々の取引処理や入出金業務、各種帳票の作成は、本来は適切な経営判断を下すための業務ですが、手段が目的化してはいませんか。
業務のデジタル化と、それに伴う標準化により、請求書業務や経費精算などもすべてオンラインで完結でき、誰がどこにいても対応できる柔軟な働き方が実現します。
テレワークは、優秀な人材の離職抑止や定着率の向上に寄与し、中小企業にとっては大きなメリットとなるでしょう。
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経理部門のテレワーク化においては、ボトルネックである「紙とハンコ」の課題をクリアし、テレワークに必要な環境の整備が欠かせません。ここでは、そのために必要な4つのポイントを紹介します。
経理部門のテレワーク化を阻む最大の要因となる紙書類を減らしていきましょう。
比較的取り組みやすいペーパーレス化として、請求書の発行と経費精算が挙げられます。
請求書については、会計システムや電子請求書サービスを利用すれば、PDF形式で発行でき、取引先へのメール送信が可能になります。
また、経費精算についても、会計システムや経費精算サービスの利用により、領収書をスマートフォンで撮影し、そのまま申請できる仕組みが整うでしょう。
クラウドとは、Web上でのソフトウェアの利用やデータの編集を可能にした仕組みです。
クラウドサービスの利用によって、従業員が各自のPCで管理しているデータをWeb上で一元的に扱えるようになります。ファイルにはアクセス権を設定でき、社外からでも安全に閲覧・編集できます。
代表的なクラウドサービスには、Google DriveやZoom、Slack、Chatworkなどがあり、既にいずれかを導入済みの企業も多いのではないでしょうか。
こしたクラウドツールの利用により、データの共有や承認作業をオフィス外でもスムーズに進められます。
テレワークでは、各従業員が自宅をはじめ社外で業務を行うため、円滑なコミュニケーションがこれまで以上に求められます。
プライベートのやりとりで浸透しているLINEのように、チャット形式のコミュニケーションが可能なビジネスツールも数多く登場しています。テレワークを実現するならぜひ導入したいところです。
また、打ち合わせや面談に関しても、Web会議システムを使ったオンラインミーティングが一般化しています。
テレワークでは社外からのアクセスの使用機会が増えるため、情報漏洩やサイバー攻撃への備えが不可欠です。
通信の安全性を確保する手段としてはspan class="txt-orange">VPN（仮想専用線）が代表的で、社外からでも社内ネットワークに安全に接続できます。
ユーザー認証の面では、二段階認証や多要素認証の導入が有効です。ID・パスワードに加えてスマートフォンのSMSや指紋認証などを組み合わせた高度な本人確認が可能になります。
また、従業員のモバイル端末を管理するならMDM（モバイルデバイス管理）がひとつの選択肢となります。MDMは業務用スマートフォンやタブレットの機能制限など、リモートで一元管理できる仕組みです。
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テレワーク実現のために必要なペーパーレス化やクラウド化には、デジタルツールの活用が欠かせません。ここでは経理部門と相性のよい4種類のツールを紹介します。
オンプレミス型のシステムは社内ネットワークでの運用が前提のため、テレワークには不向きといえるでしょう。
そこでクラウド型へ移行すれば、社外からでも安全にアクセスでき、テレワークとの親和性が高くなります。さらに、ハードウェアやサーバ設置のコスト削減と省スペース化にもつながります。
BCP（事業継続計画）の観点でも、クラウド型ならサーバの被災リスクを軽減でき、柔軟な対応をとりやすいでしょう。
また、クラウド会計ソフトやクラウドERPは経費精算や給与計算、顧客管理など、ほかの業務システムと連携しやすい点も大きなメリットです。
RPAとは、PC上の定型業務をソフトウエアロボットにより自動化する技術です。人間の手で行っていたデータ入力や転記、照合作業などを、あらかじめ記録した操作手順に基づいて自動で実行します。
経理部門との相性がよく、日次・週次・月次で繰り返される入力作業や、数値の確認、複数システム間の連携作業に活用されています。実用例としては入金消し込みや、帳票の出力・クラウド保管の自動化などが代表的です。各種作業の自動化により、ヒューマンエラーの低減、処理のスピード・精度を向上できるでしょう。
OCRとは、紙の書類やPDFから文字を読み取り、テキストデータとして変換する技術です。近年はAI技術の発展によってOCRの精度が大きく向上しています。
例えば、紙の証憑をAI-OCRで読み取り、読み取った内容をRPAで会計システムに自動入力するといった形で活用できます。紙の帳票が多く残る企業にとって、デジタル化への大きな一歩となるでしょう。
また、クラウド会計ソフトなどでは、AIによる勘定科目の自動判定や、金額ミス・重複入力の検知、将来の資金繰り予測といった機能も提供されています。
先述のとおり、テレワーク化においてチャットツールやWeb会議システムは不可欠です。
ビジネスチャットツールにはSlackやMicrosoft Teamsなどがあり、テキストでの会話だけでなく各種ファイル共有も簡単に行えます。
Web会議システムはZoomやGoogle Meetが代表的で、録画機能を使えば打ち合わせに欠席した従業員にもアーカイブ動画を残して後から視聴してもらえます。
これらのコミュニケーションツールは、テレワークでのやりとりを支える重要なインフラといえるでしょう。
クラウドサービスやAIの発展により、経理部門は記帳や集計業務にとどまらず、経営層や他部門への提言などを行う戦略的な部門への様変わりが期待されます。
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管理職の役割は多岐にわたりますが、とくにテレワーク推進において求められる役割は業務全体の見直しと、チームマネジメント・メンバーの育成でしょう。
管理職はテレワーク推進を阻むボトルネックを洗い出し、本質的な業務改善の主導役を担います。デジタルツールや技術に関する知識を率先して身につけ、チームを巻き込んでいきましょう。
また、テレワーク環境ではメンバーと対面で話す機会が減るため、チームマネジメントにもより注力する必要があります。毎日チャットで業務の進捗を報告する、定期的なオンラインミーティングを実施するなど工夫しましょう。あわせてデータの持ち出しなどセキュリティに関する教育も行います。
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経理部門のテレワーク化には、紙書類や押印文化の見直しをはじめとするデジタル化が欠かせません。業務フローの見直しとともにデジタルツールを段階的に導入しながら、管理職が主導して柔軟な働き方を実現していきましょう。
テレワークの実現は単なる業務効率化やコストカットにとどまらず、経理部門そのものの在り方をより経営に近い位置づけへと変革をもたらすはずです。
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バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス
※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと
｢ClimberCloud｣はJIIMA｢電子取引ソフト法的要件認証｣｢電子帳簿ソフト法的要件認証｣｢電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証｣を取得しています
ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。
• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能
• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足
![データ保存サービス（電子帳簿保存法対応）[ 自社による保存機能 ]](/article/category_system/img/whatisinvoice/article07_pic03.png)
• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単
![データ保存サービス（電子帳簿保存法対応）[ Web受領サービス(書類受領) ]](/article/category_system/img/whatisinvoice/article07_pic04.png)
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インボイス制度＆電子帳簿保存法対応した書類の電子保存2.
Web請求・Web受領
国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。
スキャナ保存ソフト
*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化
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この記事を書いた人
早稲田大学卒業後、関東信越国税局採用。税務大学校を首席卒業（金時計）し、税務署法人課税部門にて法人税、消費税等の税務調査に従事。複雑困難事案の事績により署長顕彰。大手監査法人に転職後、製造業や不動産業をはじめ様々な業種の上場会社監査やIPO監査に従事。その後、中央官庁勤務を経て大手証券会社の引受審査部・公開引受部にてIPO業務に従事。現在は主に法人の税務顧問を務めており、スタートアップ支援に強みを有する。
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