経理の「ムダな作業」とは？DX推進のポイントと事例も紹介

さっそく、経理部門で生じやすい「ムダな作業」とその原因、起こり得るリスクについて整理していきましょう。

経理業務における「ムダな作業」とは

経理業務におけるムダな作業は、主に以下の4つに集約されます。

ムダの温床となる5つの「ない」

経理業務のムダが改善されない原因として、5つの「ない」が考えられます。

1. そもそも問題意識がない

長く続いている従来の取り組み方に疑問を持たなければ、ムダはなかなかなくなりません

2. ITリテラシーがない

リテラシーの低さからITツールの必要性やメリットを理解できていないと、改善は進みません

3. 経営層の理解がない

経営層が経理業務を効率化する価値を理解していない場合も改善は難しくなります

4. 他部署との連携がない

他部署から経理への書類の提出遅れや記入ミスが多いと、その分時間を奪われます。日頃からの丁寧なコミュニケーションが必要です

5. 標準化された業務プロセスがない

業務の属人化によってブラックボックス化すると、ムダの発見も難しくなります

こうした原因から経理業務のムダを放置するとどうなるのか、次で解説していきます。

経理のムダが企業経営にもたらすリスク

経理のムダを放置すると、企業の経営にまで影響を及ぼしかねません。具体的なリスクは以下の5つです。

1. コストの継続発生

経理担当者の残業代や消耗品（紙やプリンタのインクなど）、郵送費などのコストがかさみ、ムダな支出が続きます

2. 人的ミスの発生

入力や転記作業が多いほどミスのリスクは高まります。一度ミスが発生すればフォローにも時間を要し、場合によっては顧客からの信用も失いかねません

3. 経理担当者のモチベーション低下・離職

ミスの許されない精神的な負担の大きい業務が多いうえに残業が続けば、担当者のモチベーション低下につながります。離職となると、新しい人材の採用や教育にコストや労力を要します

4. 不正の発生

形だけの承認や甘い管理体制は不正が起こりやすい環境です。不正により失った信用の回復には長い時間がかかるでしょう

5. 経営判断の遅れ

数字の集計作業やレポートの作成も時間のかかる業務です。経営層は利益やコストなど経営判断に必要な数字のリアルタイムでの把握が難しくなり、迅速かつ的確な経営判断の妨げとなります

経理部門の本質的な役割は、単なる数字の管理や集計ではなく、会計データの分析や予実管理、コストカット戦略の立案による経営層のサポートです。
そのためにも、ムダを省き、担当者がより付加価値の高い業務に取り組める環境づくりが重要です

経理のムダを根本から見直して改善するには、DXへの取り組みが欠かせません。DXで最大限の効果を得るためのポイントを紹介します。

まずは業務プロセスの可視化から

いきなりITツールを導入するのではなく、まずは経理担当者ごとに抱えている業務をすべて棚卸しし、課題を特定しましょう。

経理のムダをなくすITツール

必要に応じてITツールの導入も検討しましょう。慣れるまでは少し大変かもしれませんが、業務の大幅な効率化、担当者の時間創出を期待できます。

ここでは、経理DXで活用しやすい主なITツールを紹介します。

クラウド会計システム

クラウド会計システムは、クラウド上で会計データを一元管理でき、リアルタイムでの情報共有を可能にしたシステムです。
銀行口座やクレジットカードと連携して取引を自動仕訳できるほか、データの自動集計や会計レポートの作成機能も搭載しており、手間を大幅に削減できます。

Web請求書発行サービス

Web請求書発行サービスは、請求書クラウドなどとも呼ばれ、インターネット上で請求書の作成、送信、管理を効率的に行うためのシステムです。
従来の紙ベースの請求書発行に代わるもので、業務効率化、コスト削減、ペーパーレス化に貢献します。クラウド型が主流であり、どこからでもアクセス可能で、テレワークにも対応できます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

定型的なPC操作をソフトウェアロボットに任せ、自動化するツールがRPAです。
伝票入力や請求書作成などのルーティーン業務を効率化し、他システムとの連携により作業時間とミスの大幅な削減を期待できます。

AI-OCR（光学的文字認識）

AI-OCRは紙に書かれた文字情報を読み取り、デジタルデータへ変換する技術です。手書き文字も認識でき、RPAと連携すればシステムへの自動入力も可能です。
どうしても廃止できない紙の伝票・書類がある場合でも、効率化を図れます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムを使えば、稟議書の決裁や経費精算などの申請から承認・決裁までをオンラインで完結できます。
紙の回覧や押印が不要になるため、承認スピードの大幅な向上につながるでしょう。

電子帳簿保存システム

電子帳簿保存法に則って、請求書や領収書などを電子的に保存・管理できるシステムもあります。
様々な書類に広く対応するものもあれば請求書や経費精算（領収書）の処理・保存に特化したツールもあるため、課題に応じて導入を検討するとよいでしょう。
いずれにしても、ペーパーレス化の実現によるコストカットと業務効率化を図れます。