請求書承認フローを効率的に設計する方法｜デジタル化で承認時間を短縮する実践ガイド

請求書の受領と内容確認

請求業務プロセスは、現場担当者や経理部門に届いた請求書を受け取ることから始まります。この段階では、請求書に記載された金額や品目、支払期日が発注書や納品実績と一致しているかを照合します。

特にインボイス制度開始後は、適格請求書発行事業者の登録番号が正しく記載されているか、税率ごとの消費税額が正確に計算されているかといった、形式面のチェックも不可欠な作業となりました。

担当者から承認者への回覧・申請

担当者が内容確認を終えると、部門長などの上位役職者へ支払いの決裁を仰ぐための申請手続きを行います。アナログな環境では、請求書に支払い依頼書を添付して社内便で回覧したり、承認者のデスクへ直接届けたりといった物理的な作業が発生します。

この工程での対応スピードが、請求書承認フロー全体の処理時間を左右する重要なポイントです。

最終承認と経理部門での支払処理

権限を持つ役職者による最終承認を経て、書類は経理部門へと集められます。経理部門は承認済みのデータに基づき、指定期日までに銀行振込の実行や、会計システムへの仕訳入力を行います。

その後、入金明細との照合（消込）を行い、一連の処理は完了です。この最終段階でミスが発覚すると、前工程への差し戻しが発生し、組織全体の効率を低下させる原因となります。

回覧の滞留による承認時間の長期化

紙の書類を用いたフローにおいて、承認時間の長期化を招く要因のひとつが、承認者の出張や外出による物理的な不在です。書類が承認者のデスクに置かれたままになると、プロセスが完全にストップしてしまい、結果として月次決算の早期化を妨げる大きなボトルネックとなります。

紛失・改ざんリスクとステータス把握の困難さ

書類を手渡しや社内便で回すプロセスでは、紛失のリスクが常に付きまといます。また、現在どの書類を誰が確認しているのかが外部から見えにくく、業務がブラックボックス化しやすい点も課題です。

そのため、進捗確認のために電話やメールで個別に問い合わせる必要が生じ、業務効率を低下させる要因となります。さらに、紙の書類の場合、差し替えが行われる可能性を完全には排除できず、内部統制の観点からも大きな課題が残ります。

テレワーク導入の阻害と経理担当者の負担増

物理的に書類をやり取りしたり、ハンコをもらったりするためだけに出社する必要があるアナログなフローは、多様な働き方の妨げとなります。また、経理担当者はバラバラに届く請求書の取りまとめや、エクセルへの転記、会計システムへの二重入力作業に追われ、本来注力すべき財務分析などの管理業務を圧迫されているのが現状です。

ステップ1：現状の承認ルートと課題の棚卸し

まず、現在の業務が誰から誰へと引き継がれ、何の目的で承認されているのかを可視化しましょう。その際、部署や役職ごとにレーンを分けた「スイムレーン図（フローチャート）」を用いることで、タスクの重複や、形骸化した不要な確認ステップを一目で特定しやすくなります。

業務や部署の流れを図解することで、他部署へのデータの受け渡しがどのタイミングで発生し、どこで書類が滞留しやすいのかを客観的に把握することが可能です。

ステップ2：不要な承認者の削減とルートの最適化

「全員の確認が必要」といった慣習的なルールは見直し、承認階層を最小限に絞り込みましょう。承認者の数を減らすことは、意思決定スピードの向上に直結します。

例えば、部長の承認があれば課長の確認を省略できる「スキップ承認」や、過去に実績のある定型取引については自動的に承認ステップを簡略化する仕組みの導入などが考えられます。こうした取り組みによって、差し戻し率の低減とリードタイムの短縮を同時に目指すことが可能です。

ステップ3：承認ルールの明確化と社内規定の見直し

金額やリスクの大きさに応じて、承認ルートが自動的に切り替わる「条件分岐のルール」を詳細に定義します。

1. 少額案件（例：10万円未満）： 係長または課長決裁で完結させ、スピードを優先する。
2. 中規模案件（例：100万円未満）： 部長決裁までを最終承認とし、組織的な妥当性を担保する。
3. 大規模案件（例：100万円以上）： 取締役や経営層の決裁ルートを設定し、ガバナンスを強化する。

また、承認者が不在の場合の代理承認ルールを明文化し、経理規程や職務権限規程といった社内ルールをアップデートすることで、対応の遅れや判断の迷いを極力ゼロにします。

ステップ4：デジタル化を前提とした新しいフローの策定

最適化されたルールを紙で再現するのではなく、ワークフローシステムに落とし込みます。デジタル化によって、申請者がその都度承認ルートを選択する手間をなくし、システムが金額や経費科目から最適なルートを自動的に提示する仕組みを構築します。

こうした自動化の仕組みにより、業務の属人化を防ぎ、新入社員であっても迷わず正しく申請できる環境づくりにつながるでしょう。

インボイス制度における適格請求書の確認フロー追加

受領した請求書が「適格請求書（インボイス）」の要件を満たしているか、確認するステップをフロー内に組み込みます。

1. 登録番号の検証： 記載された適格請求書発行事業者登録番号が正しいか、国税庁のデータベースとAPI連携して自動照合します。
2. 記載項目のチェック： 税率ごとに区分した消費税額や適用税率が正しく記載されているかを確認します。
3. 未登録事業者の判定： 免税事業者等からの請求書は、経過措置の適用や仕訳時の税区分設定をシステム側で誘導し、記帳ミスを防止します。

ワークフロー内で各処理を自動化することで、担当者の目視確認の手間を増やすことなく適法性を確保することが可能です。

電子帳簿保存法に準拠したデータ保存と検索性の確保

承認が完了した請求書データは、電子帳簿保存法が求める「真実性」と「可視性」の要件を満たした状態で保管する必要があります。

1. 真実性の確保： データの改ざんを防ぐため、受領後のタイムスタンプ付与、または訂正削除の履歴が残るシステムでの保存が必須です。履歴管理機能を備えたシステムを利用することで、改ざんを防ぎ真実性を確保することが可能となります。
2. 可視性の確保： 税務調査の際に、特定の請求書を即座に提示できるよう、取引年月日、金額、取引先名等での検索機能を備えておく必要があります。

これらの要件をワークフローシステムで一元管理することで、将来的な税務調査にも自信を持って対応できる体制を整えることができます。

自社の業務フローに合わせた柔軟なルート設定機能

請求書承認業務では、金額や取引内容、部門ごとの運用ルールによって承認ルートが変わることも多いです。また、特定の取引先や契約に関連する請求書のみ経理部門が事前確認を行うといった運用も見られます。

複雑な承認ルールをシステム上で正確に再現できなければ、業務効率はかえって低下してしまうでしょう。そのため、条件分岐・並列承認・代理承認などを柔軟にカスタマイズできることが求められます。

また、運用開始後も組織変更や人事異動に応じて承認ルートを見直す必要があるかもしれません。情シス部門に依頼せず、現場担当者が管理画面から直感的に設定変更できるノーコード型のツールであれば、運用負荷を大幅に軽減できるでしょう。

GUI（グラフィカルユーザーインターフェース）操作でルート編集が可能なシステムを選定することで、現場主導での継続的な改善を実現できます。

会計システムなど他ツールとのシームレスな連携

ワークフローで承認されたデータを再度手入力することは、時間の浪費であるだけでなく、重大なミスを引き起こす要因にもなりかねません。そのため、承認完了と同時に仕訳データを自動生成し、会計システムへ直接連携できる機能が不可欠です。

さらに、AI-OCR機能などを活用して請求書の情報を自動で抽出し、申請内容と自動照合する機能や、RPAを連携させて単純な登録作業を自動化する仕組みを導入することで、記帳業務の工数を大幅に削減できます。これにより、担当者はより付加価値の高い分析業務に集中できるようになります。

法令要件を満たすセキュアなクラウド環境

デジタル化と並行してコンプライアンスを強化するためには、法令要件を標準で満たしているクラウドシステムを選ぶことが重要です。電子帳簿保存法への対応状況を第三者機関が評価する「JIIMA認証」を取得したシステムであれば、法改正のたびに自社で細かい要件を調べる必要がなく、常に最新のルールに則った運用を継続できます。

また、「誰が、いつ、どのような操作を行ったか」という証跡ログが改ざん不可能な形で記録されることは、内部不正の抑止力となり、社会的信用の向上にもつながるでしょう。クラウド型のシステムなら場所を問わず承認作業ができるため、テレワークの推進と意思決定の迅速化を同時に達成することが可能になります。

電帳法対応の請求書クラウド「ClimberCloud」

「ClimberCloud」は、電子帳簿保存法の要件をクリアしながら、電子取引データの保存からスキャナ保存まで幅広く対応するWeb受領・送付サービスです。JIIMA認証を取得しているClimberCloudは、データの真実性を証明する改ざん防止機能を備えており、タイムスタンプの運用を簡略化しつつ、高度な検索性を実現します。

さらに、デジタルインボイスの標準規格である「Peppol（ペポル）」にも対応しており、将来的な完全自動化を見据えた運用が可能です。ClimberCloudの活用により、法対応の負担を最小限に抑えながら、請求処理のペーパーレス化を加速させることができます。

ClimberCloudへの問い合わせは、公式サイトのこちらより受け付けております。

ワークフロー機能で大幅な時間短縮を実現する「Slopebase」

「Slopebase」は、柔軟なワークフロー機能により、申請から承認、決裁までのプロセスをデジタル上で一元管理できるノーコード・クラウドデータベースです。

自社の業務ルールに合わせた申請フォームや承認ルートを自由に設計できるため、業務の標準化と意思決定のスピードアップを同時に実現できます。

さらに、ClimberCloudとのシームレスな自動連携により、承認済みの正確なデータをそのままアーカイブできるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを防止し、内部統制の強化にもつながります。

Slopebaseの詳細は、こちらの公式ページでご確認いただけます。

請求書承認フローのデジタル化は、単なる事務作業の効率化にとどまらず、月次決算の早期化や内部統制の強化といった経営上の大きなメリットをもたらします。紙やハンコの制約から解放され、価値ある時間を生み出すための第一歩を、今こそ踏み出してみませんか。

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ClimberCloudとは

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

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｢ClimberCloud｣はJIIMA｢電子取引ソフト法的要件認証｣｢電子帳簿ソフト法的要件認証｣｢電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証｣を取得しています

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

~ 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
~ ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

Web請求機能について

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

~ 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自・他社発行)などの電子保存が可能
~ 各電子帳簿保存法の要件を充足

電子データ・電子取引対応保存機能について

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

~ 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
~ 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
~ URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

電子データ・電子取引対応保存機能について

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

01

ClimberCloud一つで実現可能！

• 1.

  インボイス制度＆電子帳簿保存法対応した書類の電子保存

• 2.

  Web請求・Web受領

02

ClimberCloud一つで
各種JIIMA認証取得済
法要件に対応した
電子書類データの一元管理が可能

03

少額から始められる
無駄のない従量課金制

04

API・自動登録
ツールでデータ連携が
スムーズ！

05

トライアル期間あり
無料でお試し！

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化