紙の請求書の保存方法
電子請求書の保存方法
インボイス制度導入によるWeb請求化のニーズの高まり
請求業務を紙媒体で運用することの課題は多岐に渡り、インボイス制度の導入により運用の煩雑性は増大するため、Web請求化のニーズが高まっています。
インボイス制度導入による業務負担
• 2019年から導入された、現行の区分記載請求書等保存方式は8%、10%といった税率ごとの合計金額の記載が必要
• 加えて、2023年より「適格請求書等保存方式」への変更により以下対応が追加で必要となる
・“発行事業者の名称”、”登録番号の記載”
・全適格請求書の7年間の保管
請求関連業務の煩雑化でWeb請求化へのニーズが高まる
• 紙媒体で問題ないものの、膨大な量の請求書における、データ照合や税率計算を手作業で行うことは非常に煩雑
• そのため、請求書を電子化することで、効率化・保存コストの低減に繋げるニーズが高まる見込み
受領側としての電子化対応が必要に
インボイス制度への対応で取引先も請求書の電子化が進むため、受領側も電子データでの保存が必要になり、電子データで受領ができる状態(Web請求化)へ対応する必要があります。
Point
2024年1月1日から、電子データでやりとりした請求書等の書類に関しては、電子でのみ保存が認められる
インボイスを電子データで送付する場合のやりとり
Web請求化のメリット
請求書の発行のみでなく、送付/受領、保存/管理など関連するオペレーションをデジタル化・自動化することでコストを低減可能な点にあると考えられるため、インボイス対応とセットで対応することをおすすめします。
保存/管理
紙運用の場合の課題
- • 紙の請求書を紙で保存、電子請求書を電子で保存しようとすると二重管理になってしまい、業務が複雑化してしまう
- • 保管場所の確保が大変、また書類の検索が難しい
- • コンプライアンス上の問題がある（紛失リスク等が存在）
- • リモートでの作業ができない
Web請求化のメリット
- 請求書の発行や受領と同時に書類の保管が可能
- 物理的な保管場所が不要で書類の検索が容易且つ紛失などのコンプライアンスリスクが低減可能
- （保存/管理以外も含め）リモートでの作業が可能
送付/受領
紙運用の場合の課題
- • 郵送や受領の工数/コストがかかる
- • 届いたかどうかの確認ができない（再送ができない）
- • 取引先から電子での送付を要求されることがある
Web請求化のメリット
- 郵送や受領の工数/コストがかからない
- 送付／受領状況のトラッキングが可能（且つ再送処理なども簡易的に可能）
確認/修正
紙運用の場合の課題
- • 発行時・受領時にかかわらず、登録番号や税率区分など、適格請求書の記載内容に相違がないか確認することが必要
- • 紙の場合での確認は修正時の負担が大きい
Web請求化のメリット
- 自動的な運用が可能となり、必要以上の確認作業が不要に
- 書類に不備があった際の修正作業も簡易的に実施可能
「受領電子データの保存」+「Web請求化のメリット」という2つの観点から、
インボイス対応と合わせてWeb請求化に対応することをお勧めします。
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