AI業務効率化の落とし穴を回避！中小企業でも成功する導入事例5選

AIによる業務効率化を目指すには、導入前の理解や確認が不可欠です。以下では、AIを導入する前に知っておきたい4つのポイントを紹介します。

具体的な目標設定を行う

AIを導入するにあたっては、現状や課題を把握した上で、目標を明確にする必要があります。
AIの活用には様々な可能性があるため、活用分野を決めて具体的な目標を設定することが不可欠です。解決すべき課題によって、導入すべきAIは異なるため、まずは「導入によって何を達成したいか」を明確にしましょう。現状や課題を把握した上で、現実的に考えて実現可能な目標を設定します。
大まかな目標を決めたら、さらに細かく具体的・定量的で測定可能な目標を設定しましょう。AIの効果は、数字で表れるものとは限りません。そのため、AIの導入と効果の関連性の定義は重要です。何をもって「効果がある」とみなすかを明確にすると、目標を達成できたかどうかを振り返る際にも役立ちます。

AIの種類と特徴を理解した上で導入するものを検討する

AIにできることは、以下のように様々です。

こうした機能を搭載したシステムやツールには、以下のようなものがあります。

ツールの 種類	特徴
チャット ボット	問いかけに対して自動で返答をするプログラムのこと。社内でのヘルプデスクや社外からの問い合わせ窓口として活用できる。「チャット」と「ロボット」を組み合わせた言葉。
RPAツール	定型化された繰り返しの作業やルールに基づく作業を自動化できるツール。作業手順をシナリオとして設定し、運用する中で効率性やエラーを自動的に監視できる。
需要予測 システム	過去のデータを学習し、今後見込まれる需要を予測するシステム。材料の発注数や仕入れの数などについて、適切な予測をするために使われることが多い。
画像認識 システム	画像に映っているものを認識するシステム。顔認証、生産工場における異物・不良品の検知、文字の自動翻訳など様々な用途に活用されている。
音声認識 システム	音声を認識して文字に起こす機能を持つシステム。スマートフォンの音声入力機能や、コールセンターにおける会話内容の文字起こしなどに使われる。

（注）それぞれツールにはAI機能を搭載しているものと搭載していないものがあります。

以上のように、AI搭載と一口にいっても様々なものがあります。複雑なプロセスを実行する、膨大なデータから規則性を見つけて予測を立てるといったことが、AIの持つ強みです。どのようなシステムやツールがあり、どのようなことができるのかを理解した上で、導入するものを検討しましょう。

一方で、AIは万能ではありません。「AIに任せる」というよりも「AIを活用する」という意識を持ち、人間が行う業務とAIが行う業務を明確に区別することも必要です。

社内体制の整備や人材の育成を行う

AIの導入や活用には、対応できる体制や人材を社内に確保することが不可欠です。AIの活用について新たな部署やチームを設ける、AI人材の教育を行うといった対策を講じましょう。
社内での対応が難しければ、「導入はしたものの有効に活用できない」「変化する社内の状況に柔軟に対応し続けることができない」という事態に陥りかねません。また、従業員や顧客の理解を得たり、説明したりするためにも、社内に部署や人材がいる方がよいでしょう。従業員や顧客の声を把握し、反映する場合もスムーズです。
外部の専門家の協力を得ることも一案です。但し、社内の状況を把握し、状況に合わせてAIの活用を柔軟に行うには、社内に専門部署があったり、社内事情に精通していてAIに関する理解もある人材がいたりするほうがスムーズといえるでしょう。

効果測定の指標と方法を明確にしておく

AIの導入後に、設定した目標をどの程度達成しているかを振り返ることも大切です。

「AIの導入といわれても、具体的な導入のイメージが湧かない」という方もいるのではないでしょうか。そこで、以下では中小企業におけるAI導入の成功事例を5つご紹介します。
具体的な活用事例を知ることは、AIを活用するヒントとなるでしょう。

【事例1】AI機能付きチャットボットによる効率化

ネットショップでフラワーギフトの注文を受けているA店は、近年顧客からの問い合わせが増加しています。従業員は10人と少人数で、通常の業務と並行して、電話やメールの問い合わせに十分な対応をすることが難しい状態でした。営業時間外や休日に入る問い合わせへの対応もできず、機会損失の課題もある中で、AI機能付きチャットボットを導入します。

導入によって、問い合わせへの対応が自動化し、対応可能な件数が大幅に増加しました。24時間365日対応でき、顧客を待たせることなく迅速に返答を得られるため、顧客満足度の向上にもつながっています。
従業員にとっても、問い合わせ対応に割いていた時間を他の業務に充てられるようになり、集中して業務に臨めるようになりました。

【事例2】RPAツールによる効率化

パーツの製造を行うB社は、受注処理や請求書発行、在庫管理などの定型的な事務に時間がかかることが課題でした。人の手で行うことによるミスも発生しており、課題解決のためにAI搭載のRPAツールを導入します。 導入によって、繰り返し必要な作業やルールに従って行う作業など定型的な業務が自動化され、さらにAIにより従来人が判断する作業に関しても一部対応でき、作業時間の大幅な短縮に成功しました。自動化によって、課題であった人的ミスの削減も果たしました。

【事例3】AI需要予測システムによる効率化

レストランCは、食材の在庫管理に課題を抱えていました。日によって変わる来客数や注文メニューの予測ができず食品ロスが発生してしまい、廃棄にもコストがかかっていました。様々なケースを考慮して過剰な在庫を確保することで保管スペースが圧迫され、食材の鮮度管理にも手が回らないなどの悪循環を引き起こしていました。そこで、AI需要予測システムを導入します。

導入によって、過去の注文データや天候などから、高い精度で需要を予測できるようになりました。その結果、経験や勘に頼りがちであった食材の仕入れを最適化し、食品ロスの削減に成功します。
廃棄コストの削減にもつながり、原価率が改善したことで利益率も向上しました。需要の高いメニューの作成にも役立っています。

【事例4】AI画像認識システムによる効率化

不動産業を営むD社は、管理物件に関する情報の登録や更新作業に多くの時間を費やしていました。特に物件の写真は膨大で、整理や管理に手間がかかり、顧客にスムーズな情報提供ができていない状態でした。そこで、AI画像認識システムを導入します。

導入によって、AIが写真を分類・タグ付けし、自動的に物件情報と紐づけられるようになりました。その結果、手動で行っていた物件情報の登録・更新作業が大幅に効率化され、営業担当者は、接客により多くの時間を充てられるようになりました。

【事例5】AIカメラシステムによる効率化

アパレルショップのE店は、来店顧客に関するマーケティングに課題を抱えていました。従業員は8名と小規模であり、顧客の属性や購買行動の把握・分析に手が回らない状態でした。
店舗内の混雑状況をリアルタイムで把握できておらず、機動的な人員配置も難しかったこともあり、画像認識機能を持つAIカメラシステムを導入します。

導入によって、顧客の詳細な分析が可能になりました。
AI搭載のカメラによって、顧客の年齢や性別、動線が認識され、顧客層ごとの購買行動を分析できるようになりました。
その結果、ターゲットごとに効果的なマーケティング施策の実施が可能となっています。

AIの導入によって得られる効果についてイメージできたものの、「費用面が気になる」「大変そう」と思っている方もいるのではないでしょうか。以下では、最小限のコストや手間でAIを導入するための具体的なコツを紹介します。

無料トライアルやスモールスタートプランを活用する

AIを用いたシステムやツールの中には、無料のトライアルができるものや、スモールスタート向けのプランが設定されているものもあります。
こうしたものを選ぶことで、初期費用を小さく抑えて始められます。試しに使ってみることもできるため、複数の候補がある場合は比較して検討することも可能です。

最初から、大きな課題の解決を目指すのではなく、小さな課題を確実に解決することから始めてもよいでしょう。
導入の効果を実感する成功体験を重ねることで、「さらに活用してみたい」「こんなことに応用できるのではないか」というモチベーションにもつながります。

オープンソースのAIツールやクラウドサービスを活用する

オープンソースやクラウド型のものなど、利用のハードルが低いものから使ってみるのも一案です。
オープンソースとは、ソースコードが公開されているソフトウェアのことです。
無償で利用でき、誰でも改良や再配布ができます。
開発に関する知識が必要ではあるものの、AI導入の費用を大幅に抑えられる点は大きな魅力です。

クラウド型とは、インターネット上のクラウドで提供されているソフトウェアを指します。 インターネット環境があれば、パソコンや端末にインストールすることなく使用可能です。インストールして利用する「オンプレミス型」と比べて安価で利用でき、新たなハードウェアの購入が不要な点がメリットです。

社内データを活用したAIモデルを構築する

AIを社内データと連携させることで、より自社に合った活用ができます。例えば、顧客のデータを分析することで、ユーザーに対しておすすめの商品を表示する、社内外の問い合わせに対して、チャットボットが自動で回答する、といったことが可能です。

AIは学習によって膨大なデータの規則性やパターンを見つけ出し、新たな情報についても分析や予測を行います。
社内データから学習することで、自社に多いパターンを見つけ出すため、効果的な戦略や施策に役立つでしょう。

専門家のアドバイスやサポートを活用する

わからないことが多い場合や、自社に合ったAIの活用法を提案してほしい場合は、専門家の手を借りることも検討しましょう。
プロの目線で自社に合ったシステムやツールを選定してもらえる、導入までのプランを策定してもらえるなど、細やかなサポートが期待できます。
但し、依頼するには費用がかかることは理解しておきましょう。

中小企業におけるAIを用いた業務効率化で失敗しないためには、導入前の理解や準備が大切です。
ハードルが高く感じる方は、まずは低コストのものやスモールスタートできるものから取り入れてみましょう。

AIに関する開発はさらに進んでおり、今後もビジネスに活用できるシステムやツールが登場すると考えられます。
早いうちにAIへの理解を深めることで、時代の流れにスムーズに乗ることもできるでしょう。ぜひビジネスにAIを活用することを検討してみてください。

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ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

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