EDIデータを電子帳簿保存法の要件を満たして保存する3つのポイント

電子帳簿保存法との関連を理解しやすくするために、まずはEDI取引の概要を整理しておきましょう。

EDIとは

EDIとは、Electronic Data Interchange（電子データ変換）の略で、企業や行政機関の間で行われる取引で使用する帳票や伝票などを、専用回線やインターネットを使って、電子データで自動的にやり取りする仕組みのことです。
企業や行政機関での取引においては、注文書や請求書をはじめ多くの書類が郵送、FAX、メールなどでやり取りされます。
EDIを利用すれば書類の印刷や郵送の手間を省けるほか、受け取った書類をシステムへ手入力する作業も自動化されるため、多くの企業でEDIが導入されています。

EDIシステムの変遷

EDIシステムは、もともと業界の中核企業が作成・提供するもの、業界標準に沿ったものが一般的でした。
EDI取引のための専用回線や固定回線を使うものが多く、コスト面や通信速度の遅さがデメリットとされていました。
インターネットが普及し、専用回線を必要とせずクラウド上で送受信できるインターネットEDIやWeb-EDIの登場によって、導入のハードルが下がっています。
最近では、さらなる技術の発展により、企業間決済に用いるZEDIや中小企業共通EDIなど、使用場面に応じてより使いやすいEDIシステムが普及しています。

いずれのシステムを利用しても、送受信したデータは「電子取引データ」に該当するため、電子帳簿保存法への対応が必要です。

ここで、電子帳簿保存法の概要およびEDIデータ保存との関係を簡単に整理しておきます。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類をデータで保存するためのルールを定めた法律です。
業務のデジタル化やペーパーレス化の流れを受け、制定されました。
電子帳簿保存法の主な保存区分は下記3領域です。

2024年1月1日から完全義務化された電子帳簿保存法の改正により、すべての企業において、電子取引のデータ保存が義務化され、特に、中小企業では対応が大きな負担となっているところも多くみられます。

電子帳簿保存法とEDIデータ保存

EDIは企業や行政機関の取引をデータでやりとりするもののため、電子帳簿保存法の保存区分における「電子取引データ」に該当します。
したがってEDIデータも、電子データの形で保存しなければいけません。

電子データの保存要件は下記の4つです。

電子データの保存要件

1.システムの概要を示す書類の備え付け
2.見読可能装置の備え付け
3.検索性の確保
4.真実性の確保（改ざん防止のための措置）

「1.システムの概要を示す書類」は、EDIシステムの説明書や操作マニュアルを指します。
また、「2.見読可能装置」とはPCやディスプレイやプリンタなど、電子データを人間が読んでわかる形で出力できる装置です。
EDIデータは一定のフォーマットに沿って送受信されるものであるため、内容が人の目でわかる形で出力できる仕組みを整えておく必要があります。
とはいえ、1、2に関しては日々の業務を行ううえで、すでに対応できている企業も多いのではないでしょうか。

従って、対応の主なポイントとなるのは「3.検索性の確保」と「4.真実性の確保」の2点です。
検索性を確保したデータの保存とは「取引年月日・取引額・取引先」で検索できる状態を指します。

また、真実性の確保に関しては、下記4点のいずれかによる対応が求められます。

真実性の確保

1.タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
2.データの受け取り後、速やかにタイムスタンプを押して保存する
3.データの訂正・削除履歴が残るシステム / 訂正・削除ができないシステムでデータを受け取り、保存する
4.データの改ざん防止に関する事務処理規程を作成・運用する

詳しくは後述しますので、ここでは大枠が捉えられれば問題ありません。

電子帳簿保存法の要件を満たしてEDIデータを保存するポイントは下記3つです。

それぞれ解説していきます。

1.EDIデータの保存方法を確認

電子帳簿保存法に対応する形で、EDIデータを保存する一般的な方法は下記2種類です。

利用中のEDIシステムでデータを長期保存できるなら、追加コストを抑えて電子帳簿保存法に対応できるかもしれません。
場合によっては、システムの変更が必要となるため、専門業者に確認しましょう。
一方で、帳簿・書類データは7年間の保存期間が定められているため、データ容量がかさんでハードディスクなどの記憶媒体を圧迫する恐れがあります。

EDIシステムと連携した電子帳簿保存システムを使う場合、EDIシステムからCSVなどの形式でデータを出力し、電子帳簿保存システムへ保存します。
データが一元管理できるため、業務効率化が期待できるでしょう。
但し、電子帳簿保存システムをこれから導入するのであれば、導入コストが発生します。
両者の長所・短所を考慮し、自社に合った保存方法を選定しましょう。

2.検索性の確保

「検索性の確保」を満たすには、先述のとおり「取引の日付・取引額・取引先」で検索できる形でデータを保存する必要があります。
厳密にいうと、下記2点が「検索性の確保」の要件です。

電子帳簿保存システムのほかEDIシステムでも、電子帳簿保存法の要件に準拠したものがリリースされているため、現在利用中のシステムを一度確認してみるとよいでしょう。
各種システムを使用せずにデータを保存する場合は、保存するファイル名を「20240401_3000000_(株)A工務店」といった形に指定し、特定のフォルダに集約しておけばOSの検索機能が活用できます。
もしくは、Excelなどでデータの索引簿を作成する方法でも、Excel上で検索機能が使えるため「検索性の確保」要件を満たせます。

3.真実性の確保

もう一度、「真実性の確保」を満たす4つの方法をおさらいしておきましょう。

要件をみると、1に関しては取引先の対応が必要なため、自社では満たせません。
従って、2～4を検討していきますが、2と3は専用のシステムが必要です。
「検索性の確保」と同様に、現在利用中のシステムで対応できないか一度確認しましょう。

専用システムを使わないなら、4の事務処理規程の作成で真実性の確保を図ります。
システム導入コストはかかりませんが、専門的な知識が求められるため専門家への相談が必要となるでしょう。
また、さらなる法改正が行われた場合、改正内容に応じて規程も変更を加えなければなりません。
参考までに、EDI取引も含めた事務処理を一貫してデジタル化した際のイメージは下図のようになります。

ここでは、EDIデータを電子帳簿保存法に則って保存する際に、よくみられる疑問と注意点を紹介します。

質問：暗号化データはどう対応すればよいか

回答

送信側は暗号化前のデータを、受信側は復号化したデータを双方で保存します。
尚、修正が加えられたEDIデータについては、取引の内容が確定した最終版のデータのみ保存すれば問題ありません。

質問：マスター情報の取り扱いは？

回答

質問：過去に送受信したEDIデータは遡って対応が必要？

回答

2024年1月1日以降の電子取引データはすべて電子データでの保存が義務となっています。
尚、2023年12月31日以前の電子取引については、電子データをプリントアウトした形での保存でも問題ありません。

また、法律の遵守はもちろんですが、税務調査にスムーズに対応できるかも重要です。
求められたデータの速やかな出力や、滞りなくシステムを操作するためにマニュアルの準備や担当者の育成もポイントです。

最後に、本記事の要点を簡単にまとめておきます。

• EDI取引データは電子帳簿保存法の「電子取引データ」に該当。2022年の改正で電子保存が義務化された
• 電子取引データの保存要件は次の4つ
  ・システム概要に関する書類の備え付け
  ・見読可能装置の備え付け
  ・検索性の確保
  ・真実性の確保（改ざん防止のための措置）
• 暗号化データは暗号化前・復号化したデータを取引先と双方で保存。マスターデータも保存が必要

EDIデータを保存するには、利用中のEDIシステムで保存するか、専用の電子帳簿保存システムによって保存するのか、2パターンに大別されます。
いずれも長所・短所があるため、自社に合った保存方法を選定しましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化