JIIMA認証とは？取得のメリットと申請の流れをわかりやすく解説

それでは、JIIMA認証の概要と、詳細な認証の種類についてみていきましょう。

JIIMAとは

JIIMAは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（Japan Image and Information Management Association）の英語の頭文字をとった略称で、1958年から65年以上にわたり「文書情報マネジメント」の普及や啓発を手掛けています。
「文書情報管理士」と「文書情報マネージャー」の2種類の資格認定事業のほか、各種セミナーや出版活動なども行っていて、製品認証（JIIMA認証）もその活動の一環です。
市販のソフトウェア製品やサービスが電子帳簿保存法の要件を満足しているか審査を行い、適合判定がなされた製品・サービスを認証しています。

JIIMA認証の種類

JIIMA認証は、5種類ありますが、ここでは電子帳簿保存法に関連する4種を紹介します。

1.電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証

スキャナ保存機能を持つ市販のソフトウェアが、電子帳簿保存法の要件に準拠したものか確認し、要件を充足するものを認証する制度です。
対象となるソフトウェア代表例としては、スキャナ保存ソフト、経費精算ソフト、請求管理ソフト、会計ソフトなどが挙げられます。

2.電子帳簿ソフト法的要件認証

国税に関わる帳簿作成・保存に関する市販のソフトウェア製品が、電子帳簿保存法に準拠しているか確認し、認証を行う制度です。
主な対象製品には、会計ソフトや販売管理ソフト、購買管理・固定資産管理ソフト、電子帳簿保存ソフトなどがあります。

尚、本認証は電子帳簿保存法における「優良な電子帳簿」の機能要件を満たす製品が対象です。
そのため「事務手続き関係書類の備え付け」など、機能面以外の要件もある点に注意しましょう。

3.電子書類ソフト法的要件認証

国税関係書類をデータで作成し、紙で発行する場合の「控え」などを電子データとして保存できる市販ソフトウェア製品・サービスを対象とする認証です。
会計ソフトや販売管理ソフト、請求管理ソフト、電子書類保存ソフトなどが代表例です。
こうした製品・サービスが電子帳簿保存法第4条第2項の要件を満足しているか確認し、書類の「作成＋保存」と「保存のみ」の計3パターンで認証を行います。

4.電子取引ソフト法的要件認証

電子取引に該当するデータの保存を行う市販のソフトウェア製品・サービスを対象として、改正電子帳簿保存法第7条の要件を満足しているか確認、認証します。
主な対象は、請求Web送信ソフトや契約管理ソフト、会計ソフト、電子取引保存ソフトなどです。
尚「真実性の確保」においては、システムで要件を確保するパターンについて審査が行われます。

ここからは、ソフトウェア製品・サービスを提供する企業がJIIMA認証を取得するメリットとデメリットを紹介します。

メリット

JIIMA認証を取得するメリットは大きく下記3点です。

JIIMA認証の取得は、言い換えれば「電子帳簿保存法に準拠した製品・サービスであること」の公的な証明です。
顧客や取引先からみれば、法的なリスクを回避でき、安心して使用できる製品と捉えられ、信頼感の高まりが期待できます。
JIIMA認証の取得についてプレスリリースを配信するなどするとより効果的です。
また、JIIMA認証を取得すると、JIIMA公式サイトと国税庁のWebサイトに製品が掲載されるとともに、ロゴマークの使用も可能になります。
どの製品にすべきか迷っている顧客にとって有力な判断材料となり、導入の促進につながるでしょう。
両Webサイトへの掲載やロゴマークの使用は、JIIMA認証を取得していない他社製品との差別化要因にもなります。

デメリット

JIIMA認証の取得は大きなメリットがありますが、2つのデメリットについてもあらかじめ理解しておきましょう。

詳しくは後述しますが、JIIMA認証では申請費用だけでなく更新費用も発生し、認証の申請には、通常数ヵ月ほどを要します。
最も注意すべき点は、法改正が行われるたびに法令の要件を満たせるよう製品のアップデートが必要な点です。
迅速に対応できなければ顧客満足度が下がりかねないほか、他社に後れをとるリスクも生じます。
また、必ずしもデメリットとはいい切れないかもしれませんが、今後、JIIMA認証製品が市場の「デフォルト」になると、認証取得による製品やサービスの他社との差別化は図れなくなるでしょう。

では、実際にJIIMA認証の申請にあたって準備すべき書類と、申請から取得までの流れをみていきましょう。

申請書類

申請に必要な書類は下記のとおりです。

必要な書類

●申請書（ExcelファイルまたはPDFファイル）
●機能チェックリスト（2023年改正版、Excelファイル）
●マニュアル

申請書と機能チェックリストは、JIIMA公式サイトから入手できます。
複数のソフトを同時申請する場合は、製品ごとに申請書と機能チェックリストを用意しましょう。
また、マニュアルはユーザーに納品または提供するもので、下記の内容・形式が求められます。

申請から認証取得の流れ

申請から認証を取得するまでには、大きく4つのステップに分かれます。
申請から取得まで3～4ヵ月が通常ですが、2024年8月時点では申請多数により、5～6ヵ月を要するとアナウンスされています。

1.申請

まず申請書と機能チェックリストを記入し、製品マニュアルとあわせて書類を3点準備します。
書類がすべて揃ったら、協会事務局に認証審査の申請をしましょう。

2.評価

実際に製品の評価を行うのは公正な第三者機関です。
評価機関は提出された製品マニュアルなどにもとづいて、製品が必要な機能をすべて備えているか確認します。

3.審査

JIIMA認証を取得できるか否かが決まる段階です。
認証審査委員会（JIIMA）は第三者機関による評価結果を確認し、合否の審議を行ったうえで最終的な判断を下します。

4.結果の通知

認証された場合/されなかった場合のどちらも結果は書面で報告されます。
各パターンのその後の流れをみていきましょう。

4-1.JIIMA認証を取得できた場合

申請者が認証ロゴの使用許諾規約に同意すると、晴れてロゴマークの使用が可能になります。
また認証結果が国税庁へ報告され、JIIMA公式サイトに認証製品が掲載されます。

4-2.JIIMA認証を取得できなかった場合

申請者は認証審査結果に不服がある場合、1回に限り再審査の請求が可能です。
このとき、追加の審査費用はかかりません。

JIIMA認証においては、新規審査のほか更新審査や延長申請の際に費用が発生します。

自社製品についてJIIMA認証を取得する企業が増えています。
電子取引保存ソフトでJIIMA認証を取得した事例をみてみましょう。

「安心して利用できる製品が必要とされているから」との理由でJIIMA認証の取得に踏み切り、お客様のニーズに応えるとともに、製品のクオリティも向上した好事例といえるでしょう。

最後に、本記事の要点を簡単にまとめておきます。

• JIIMA認証は電子帳簿保存法の要件を満たしたソフトウェア製品・サービスに与えられる
• JIIMA認証を取得するメリットは信頼性の向上・製品の導入促進・競合との差別化。デメリットは認証取得にかかる費用・手間・時間。今後JIIMA認証が普及すれば、認証取得による差別化は困難になると考えられる
• 申請に必要な書類は申請書・機能チェックリスト・製品マニュアルの3点。申請料は40万円、申請から取得まで通常3～4ヵ月を要する

電子帳簿保存法に準拠した製品・サービスの需要が高まる一方、市販の製品・サービスすべてが電子帳簿保存法の要件を満たしているとはいえません。
顧客ニーズや時代の流れに対応するためにも、JIIMA認証の取得を検討するとよいでしょう。
JIIMA認証の詳細は公式サイトをご覧ください。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

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ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

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02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化