DXによる業務効率化を実現するためのポイント～中小企業のDX推進戦略～

DXは、テクノロジーを活用して業務や事業の根本から変革を目指すものです。ここでは、DXの定義やデジタル化との違いを整理していきましょう。

DXとは

経済産業省によるDXの定義をひと言で表すと「テクノロジーを活用して企業活動をよりよい方向に変化させること」です。テクノロジーを使って業務効率化や業務プロセスの可視化、集積したデータの分析による課題発見を実現し、生産性や顧客対応の質を高めて企業をよりよくする役割を担います。 例えば、プロジェクト管理ツールの導入により各タスクの進行状況を可視化すれば負荷の偏りや遅れを改善できるでしょう。 経済産業省もDX推進の指針として「デジタルガバナンス・コード」を定め、企業のDXを後押ししています。

デジタル化との違い

DXはデジタル化の先にあるものです。単なるITツールの導入・利活用（＝デジタル化）を超えて、会社やビジネスの仕組み自体の変化を目的としています。 例えば、実店舗のみ運営している小売店がネットショップを開設し、顧客の購入データをもとに、興味関心に合った商品を「おすすめ」として表示する仕組みをつくって効率よく売上をあげていくこともDXです。 テクノロジーによる業務の効率化に留まらず、業務の仕組みの変化や新しいビジネスの創出をもたらします。

大企業よりも各種リソースの小さな中小企業では、DXにおいても人材や予算の面を課題とする企業が多いようです。主な課題と解決策をみていきましょう。

課題1：ITリテラシーの高い人材が足りない

近年、中小企業に限らず多くの企業でITリテラシーの高い人材が不足しています。DXの手段としてITツールを導入するケースが多くみられますが、社内に使いこなせる人材が少なく、導入後の運用や問題解決に苦労しがちです。ITリテラシーのある一部の社員に負担が大きく偏るなども課題です。

【解決策】

外部のITコンサルタントの活用や社員研修の実施が挙げられます。プロの知見や社員のITリテラシーの底上げによりDXへの取り組みやITツールの運用が円滑に進むようになります。

課題2：予算を確保できない

大企業に比べて財布の小さな中小企業では、DXの必要性はわかっていても予算をかける余裕がないところが多いのも現状です。限られた予算での取り組みとなるため失敗を恐れてさらに慎重になりがちで、なかなかDXが進みません。

【解決策】

国や自治体が提供する助成金や補助金のなかには、DXへの取り組みを対象とするものが複数あります。「IT導入補助金」や「ものづくり補助金」などです。費用の負担を軽減できるためDXを実現する助けとなるでしょう。

課題3：最初の1歩がわからない

DXの必要性を感じているが、具体的に何をすべきかわからない点を課題とする中小企業が増えています。課題1で述べたとおり、経営者をはじめ社内に知見のある人材もいないため、なかなか先に進みません。

【解決策】

社員へのヒアリングを実施して現場の不満を吸い上げ、業務で改善すべきポイントを洗い出してみるとよいでしょう。あるいはITコンサルタントへの相談も一手段です。専門家との対話により、最初の一歩が明確になるでしょう。

課題4：DXへの取り組みに対して前向きな雰囲気でない

ITリテラシーが低く従来の方法に慣れた社員は、DXやITツールの導入に保守的になりがちです。抵抗感を示す社員が多いとDXがスムーズに進みづらくなります。

【解決策】

経営層がリーダーシップをとり、まず小さな取り組みから始めて成果を示せると効果的です。中小企業では、経営者の影響力が特に大きい傾向があるため、経営者の積極的な姿勢が重要です。ごく簡単なツールを導入して、業務効率を少しでも改善するなど成功体験を積み重ね、協力的な雰囲気を醸成していきましょう。

DXの目的は単なる業務効率化ではなく、事業や企業の変化・成長です。とはいえ、業務効率化は、DXにおいて現場の理解や協力を得るために効果的です。DXによる業務効率化の進め方を5つのステップで紹介します。

ステップ1：チーム組成

DXは長期的なプロジェクトです。できれば経営層に近い位置づけで、少数精鋭のDX推進チームを立ち上げましょう。メンバーは自社の事業の全体像を把握していて、経営者や各部門とコミュニケーションがとれる社員が適切です。そのほか、経営やマーケティングの知識を持った人物も欠かせません。

ステップ2：現状分析

現在の業務プロセスを棚卸しして、どこに改善の余地があるかを見つけていきましょう。業務で発生するタスクリストや業務フロー図の作成により、各作業にかかる時間や各社員の負担を可視化でき、改善の手がかりを得やすくなります。
また、社員アンケートやヒアリングを通じて、業務に対する不満や効率化の要望を尋ねてみてもよいでしょう。
アナログ作業で時間や負担が多くかかるタスクや、複数人が同時に担当する業務で不満があれば優先的に改善の余地があると判断できます。

ステップ3：目標設定

ステップ2で洗い出した課題をもとに、具体的な目標を設定します。例えば、顧客データがうまく整理されておらず管理や運用に時間がかかっているなら、顧客データの一元管理を通じて顧客対応のスピードや営業活動の質を高めるなどがあげられます。あるいは、在庫をリアルタイムで管理できる仕組みを構築し、過剰在庫や品切れを防ぐといった目標も考えられるでしょう。

ステップ4：段階的導入

本来DXは、全社員が取り組むものですが、初期段階においては小さな施策から始めましょう。予算や人材が限られたなかでも比較的取り組みやすく、なおかつ導入効果を期待できるものから少しずつ進めていきます。現場の社員にとっては、業務プロセスの変更に対応する負担が小さく、ツールの使い勝手や導入効果についてフィードバックしやすくなります。実際のフィードバックを参考にしながら、自社に合ったツールや業務プロセスを見極め、改善を重ねていきましょう。

ステップ5：効果測定・改善

DXは、取り組みの効果の測定・分析とさらなる改善の繰り返しです。KPI（重要業績評価指標）を設定し、定期的に進捗をチェックしましょう。また、ただKPIの数値を追いかけるだけでなく、社員の満足感や取り組みによる新たな問題点などを確認します。
DXは、何もかものデジタル化を目指すものではありません。テクノロジーをうまく活用しながら、アナログのよいところを残す判断も大切です。
例えば、業務の管理には全般的にツールを使うが、イレギュラーな数字が多く発生するタスクでの重要な数値予測に関しては引き続き人間が行うなどです。

ここで、ITコーディネーターをうまく巻き込んでDXを成功させた例と、スモールスタートしなかったためにDXを継続できなかった失敗例をみていきましょう。

外部の専門家を活用した成功例

【A社（運送・機械機器設置業） / 従業員約80名】

A社の経営層は熊本地震で業務の遅滞を経験するまでほとんどITへの関心がなかったといいます。地震がIT活用を考える転機となったもののどこから手をつけるべきか判断できず、ヒントを得るために参加した地元の金融機関主催のIT経営セミナーでITコーディネーターと出会います。

最初の対話で、会社の方向性をまとめるように促され、5年後のビジョンの具体化から始めました。また受発注システムの構築に関する提案を受け、紙の帳票や手作業に頼っていた配車業務などをクラウドシステムでの運用に切り替え、全社での業務最適化を実現。 ITコーディネーターを巻き込んで一歩ずつDXを進め、新たに倉庫業への進出を果たしました。

DXを継続できなかった失敗例

【B社（ハイテク産業/米国）】

世界的なメーカーである米国のB社は過去DXに失敗しています。 当時のB社は、工場で使う機械のデータを集めて分析する新システムを開発し、効率的な運用を目指していました。しかし急速に大規模なシステム導入を試みたため、現場の社員が新しい技術に慣れる時間が足りず、システムが十分に使いこなされませんでした。さらに、DXを進めるための人材も足りていなかったため途中で計画を見直さざるを得なくなり、主事業への注力を理由にプロジェクトは頓挫する結果となります。

巨大企業のB社でも、一度に大きな変革を狙おうとしたためにDXを継続できませんでした。DXは小さく始めて、現場の声も聞きながら少しずつ改善を重ねていきましょう。

最後に、本記事の要点は下記のとおりです。

• DXは「テクノロジーを活用して企業活動をよりよい方向に変化させる」こと
• ITリテラシーの高い人材がいない場合はITコーディネーターなど外部の専門家の活用も有効
• 小規模かつ段階的にDXを進め、成功体験を積みながら継続した改善がポイント

DXは単なるITツールの導入、業務効率化がゴールではありません。その先にある売上の増加や事業・企業の成長を頭の片隅に置いて、身近なところから小さく取り組みを始め、成功を積み重ねていきましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化