RPAで業務効率UP！初心者でも5分でわかるRPA簡単解説と導入事例

RPAとは、人間がパソコン上で行う定型的な作業を自動化するツールのことです。まさに「ソフトウェアによるロボット」や「デジタル従業員」ともいえるかもしれません。私たちが普段パソコンで行っているマウスのクリックやキーボードの入力といった操作を、自動で実行することができるツールがRPAです。  

RPAってどんなもの？仕組みを徹底解説

例えば、毎日行うデータの入力作業、複数のシステムから情報を集めて作成するレポート、請求書の発行、定型的なメールの送信など、RPAは様々な業務を人間の代わりに行ってくれます。
RPAがどのようにして業務を自動化するのか、その基本的な仕組みを3つのステップで見ていきましょう。

記録

RPAを利用する際、最初に行うのが作業手順の記録です。これは、まるで誰かに仕事のやり方を教えるように、ひとつひとつの操作をRPAツールに記憶させていくイメージです。例えば、ウェブサイトからテキストをコピーして、Excelに貼り付けるという作業を自動化したい場合、まず人が実際にその作業手順をRPAツールに記録させます。多くのRPAツールでは、画面に表示されたメニューから実行したい動作を選んで、順番に並べていくことで、自動化の流れを作ります。 この記録機能があることで、ITの専門家でなくても、比較的簡単にRPAの設定ができるようになります。  

実行

記録された作業手順は、RPAによって自動的に繰り返し実行されます。この実行スピードは人間が行うよりもはるかに速く、また、記録された通りに正確に作業を行うため、ミスも起こりにくいのが特徴です。さらに、この実行は、人が指示したタイミングで行うだけでなく、「毎朝9時に実行する」といったスケジュールを設定して自動的に行うことも可能です。

管理

RPAツールには、作成したロボットを管理し、その実行状況を監視するための機能が備わっています。例えば、いつ、どのロボットが、どのような作業を実行したのかという記録（ログ）を確認したり、エラーが発生した場合に通知を受け取ったりすることができます。これにより、RPAの導入後も、自動化された業務がきちんと機能しているかを確認し、必要に応じて改善を加えていくことができるのです。

RPAが得意なこと

RPAは、特定の種類の業務において、その能力を最大限に発揮します。

定型業務

RPAが最も得意とするのは、ルールが明確に定まっていて、手順が決まっている定型的な業務です。例えば、定期的に基幹システムからデータをダウンロードして特定の形式でレポートを作成したり、顧客からの注文データを入力システムに転記したりといった作業が該当します。このような業務は、手順さえきちんと定まっていれば、RPAによって効率的に自動化することが可能です。

大量処理

RPAは、人間が手作業で行うには時間と手間がかかるような、大量のデータ処理も得意としています。例えば、数千件の請求書を処理したり、大量の顧客データを更新したりといった作業も、RPAであれば間違うことなく正確に処理することができます。

24時間稼働

RPAの大きな強みのひとつが、24時間365日、休むことなく働き続けることができる点です。これにより、例えば夜間や休日など、人が働けない時間帯でもRPAに業務を任せることができ、業務の効率化やスピードアップに大きく貢献します。

人間が対応するとミスが起こりやすい単純作業でも、RPAなら正確かつ迅速にこなせるため、従業員をより付加価値の高い業務に振り向けることができるようになります。

RPAが苦手なこと

一方で、RPAが苦手とするのは、以下のような業務です。

非定型業務

RPAは、あらかじめ設定されたルールに従って動作する仕組みのため、都度の判断が求められる業務や、手順が一定でない非定型業務は対応が難しくなります。
例えば、顧客からの複雑な問い合わせへの対応や、状況に応じた臨機応変な判断が求められる業務などは、RPAだけでは対応しきれない場合があります。

例外処理

通常の手順から外れたイレギュラーなケースや、予期しないエラーが発生した際の対応も、RPAの苦手とする分野です。一部のRPAツールにはエラーハンドリング機能が備わっていますが、複雑で頻繁に例外処理が発生するような業務においては、人間による判断が不可欠となる場合が多いでしょう。

創造性を必要とする業務

RPAは、定められたルールに基づいて作業を自動化するツールであるため、新たなアイデアの創出や独自性が求められるような、創造的なことはできません。例えば、マーケティング戦略の立案や新製品のデザイン考案といった業務は、創造力や感性を活かす必要があり、人間の得意とする領域といえます。

これらの業務においては、やはり人間ならではの柔軟な判断力や創造性が重要な役割を果たします。RPAと人間の役割を適切に分担することが、業務効率化と質の向上の両立につながるでしょう。

RPAは、様々な業界でその効果を発揮しています。ここでは、金融機関、小売業界、製造業におけるRPAの活用事例を効果とともにご紹介します。

【事例1】事務作業から解放！金融機関のRPA活用術

金融機関では、日々膨大な数の帳票処理や確認作業が発生します。特に、紙の書類からのデータ入力や口座情報の照合作業、融資申請に伴う審査書類の処理など、正確性とスピードが求められる業務が数多く存在します。
こうした業務にRPAを導入することで、作業ミスの削減と業務スピードの向上を実現することができます。 例えば、金融機関A社では、紙帳票に記載された情報をシステムに入力する業務をRPAで自動化しました。

【事例2】顧客対応がスムーズに！小売業界のRPA活用術

小売業界では、商品の在庫管理、価格の更新、販売データの集計・分析、顧客からの問い合わせ対応など、日々多岐にわたる業務が発生しています。これらの業務は正確さと迅速さが求められ、対応の遅れが顧客満足度の低下に直結するため、重要な課題といえます。
小売業B社では、RPAを活用してオンラインショップと実店舗の在庫情報を自動で連携・更新する仕組みを構築しました。さらに、注文データの処理や返品受付、定型的な問い合わせ対応にもRPAを導入し、一連の業務を自動化したことで、年間約20,000時間の業務時間を削減することに成功しました。

【事例3】RPAで働き方改革！製造業でのRPA活用術

製造業においても、RPAはバックオフィス業務の効率化をはじめ、生産現場の支援にも力を発揮しています。例えば、POSデータ（販売時点情報管理）や在庫・生産管理システムのデータ入力・集計、関連帳票の作成、さらには社内外との進捗報告の自動送信など、手間のかかる業務をRPAで自動化することで、作業の精度とスピードを高めることができます。 製造業C社では、販売実績を示すPOSデータをダウンロードし、社内システムに取り込むという日次業務にRPAを導入しました。これにより、従来は複数の担当者が1日あたりそれぞれ1～2時間かけて行っていた作業を、完全自動化することができ、年間で約5,700時間もの労働時間削減を実現しました。

RPAの導入は、決して難しいものではありません。以下の4つのステップを踏むことで、あなたもRPAマスターとなり、業務効率化に踏み出すことができるでしょう。

ステップ1：RPAで自動化できる業務を見つける

まず、自社の業務の中で、RPAによる自動化に適している業務を見つけ出すことが重要です。自動化に向いている業務には、以下のような特徴があります。