【2024年版】請求書払いとは？メリット・デメリットから導入手順、注意点まで徹底解説

通常では、商品やサービスを購入した時点で、現金、クレジットカード、コンビニ支払い、電子マネーなどでの支払いが発生しますが、請求書払いは、請求書を受け取ったあと、期日までに支払う「後払い」の決済方法です。
請求書払いは、企業間の信用のもとに成り立つ取引であるため、「与信取引」ともいわれています。
請求書を受け取った側は、指定された期日内に支払いを行います。企業間での取引は、「請求書払い」が一般的です。

請求書払いの取引の流れ

請求書払いの取引は、どのように行われるのでしょうか。
基本的な流れをみてみましょう。

1.与信審査（商品の注文など契約の締結）

請求書払いを導入する際は、取引前に、取引先の企業に支払能力があるか確認するための与信審査が重要です。
与信審査を行うことで、支払能力に応じた与信枠を設定し、未回収のリスクを減らします。
与信審査で取引が可能になったら、取引内容、単価、支払日、支払方法などを決め、基本契約を結びます。その後、取引の都度、納品日などを定めた注文書を交わします。

2.請求書の発行・送付

商品の納品やサービスの提供が完了し、請求金額が確定したら請求書を発行します。
請求書は、記入漏れやミスがないように記載内容を確認してください。請求書には以下の項目を記載するのが一般的です。

請求書の送付には、紙の請求書を郵送する方法やPDFファイルを電子メールで送信する方法、クラウドサービスを利用して共有する方法などがあります。

3.入金確認と入金消込

請求書を送付してから、支払期日まで期間があるため、経理上では「売掛金」の処理を行います。
支払期日になったら入金されているかの確認をし、入金が確定したら、「売掛金」と支払われた金額を照合して、入金消込をしていきます。支払いについては銀行振込が一般的です。

4.催促・代金回収

期日までに入金がなく未払いの請求は、取引先へ催促の連絡をします。
担当者が支払いを忘れていたり、請求書を紛失していたりした場合には、すぐに入金してもらえるのがほとんどです。
しかし、何らかの理由で支払いが困難になり、故意に支払いをしてくれない場合は、催促状の送付が必要になります。最終的には法的措置を行うこともあります。

従来の支払方法（現金払い）との違い

企業間では、請求書払いが一般的ですが、従来の支払方法である現金払いを行っている企業もあります。現金払いとは、商品を購入した際に、代金をその場で支払う方法です。
一方、請求書払いは商品を受け取った後に代金を支払う方法ですが、一定期間の取引をまとめて請求するため、支払うまでに期間があります。
支払う側にとっては、企業内で資金管理ができ、計画的な資金運用が可能になります。

請求書払いの導入には、メリットばかりではなくデメリットも存在します。
以下で解説しますので、メリット・デメリットを理解してから導入の検討を行いましょう。

メリット

月に複数回にわけて取引がある場合、都度払いでは、請求・回収業務が毎回発生するため、作業的に負担となりミスも発生しやすくなります。
請求書払いを導入し、複数回ある取引を一括して請求処理することで、経理面の負担が減り業務が効率化されます。何社も取引先が存在するのであれば、業務効率化という面でも請求書払いはメリットといえるでしょう。

デメリット

一方でデメリットとして挙げられるのは、未回収になるリスクが高まる点です。
特に、新規の取引先では、与信審査が不十分のまま取引を進めてしまうと、代金の回収が困難になるケースもでてきます。
また、実際に未回収が発生した場合には、回収業務を行わなければなりません。
業務効率化を意図していたのに、かえって経理業務の負担が増えてしまうこともあり、さらに、回収できなければ金銭的な損失となってしまいます。

導入コスト

請求書払いを導入する際、取引先が少ない場合には、エクセルなどでも管理が可能ですが、取引先が多い場合や都度取引先が変わる場合などは、請求書発行や入金を管理するための「請求書発行（管理）システム」が必要になります。 「請求書発行（管理）システム」を導入することで、業務効率化やミスの軽減なども実現できるのでおすすめです。

請求書払いを導入することで、企業にとっては資金管理の効率化や顧客満足度の向上に取り組むことが可能です。
ここからは、導入する際の具体的な手順を解説します。

現状把握

自社の資金管理や取引先との関係において、請求書払いを行うことでどのくらいの効果があるか把握します。
例えば、少額の商品の販売や取引回数が極端に少ない場合は、請求書払いに変更して効果があるのかなど、さらに取引先のニーズや支払条件についても確認して、請求書払いにする必要があるかを明確にすることが大切です。
また、与信審査を行った取引先についても、経営状況を確認する継続的な与信管理が必要となります。

契約内容の調整

契約を交わす際は、内容について事前に調整を行いましょう。
特に、締め日や支払期日については、双方で必ず確認・同意をして契約を締結します。
また、銀行振込の手数料についても、トラブルの原因になる可能性があるため、どちらが負担するのかを明確にしておきましょう。

導入するシステムの選定

請求書払いには、請求書作成や発行・送付など請求書発行に関わる業務の自動化や効率化ができる「請求書発行（管理）システム」の導入が望ましいです。 システムの主な機能は、以下の通りです。

自社の問題解決に繋がる請求書発行（管理）システムを選定しましょう。

社内体制の整備

請求書払いの導入には経理部門を中心とした社内体制を整備する必要があります。
以下の準備が挙げられます。

導入と運用の注意点

導入の準備が整ったら、担当者にシステムの動作確認作業をやらせてみましょう。
運用当初は問題が生じる場合があります。事前に確認することで、本番運用前に不具合の解消が行えます。
運用が始まったら、支払いの遅延や未払リスクを確認し、必要に応じて対策を行いましょう。

請求書払いを導入する際には、発生し得るいくつかのリスクを理解して、それらを最小限に抑える対策を講じることが重要です。
考えられるリスクについて解説し、リスクに対する対策もご紹介します。

未払リスクと対策

請求書払いでは、商品などを納品した後で支払いが行われるため、支払いの遅延や未払いのリスクがあります。
特に新規取引先や信用状況が不明な企業との取引においては、そのリスクが高まります。
取引前に、与信審査を実施し支払能力の確認をしておくことや支払い条件を定めておくなど対策をしましょう。

法的なリスクと対策

支払い遅延や未払いが発生した場合に、取引先とトラブルになる可能性があります。
解決しない場合には、最終的に、法的手段をとらざるを得ないため、事前にしっかりとした契約が必要です。請求書払いの契約時に以下の対策を講じましょう。

セキュリティリスクと対策

請求書発行（管理）システムには、取引先の個人情報や取引情報が含まれており、不正アクセスなどによる情報漏洩へのリスクがあります。
そのため、データの暗号化などの対策を行うと同時に、適宜、システムのアップデートを行い、常にシステムを最新のものにしておきましょう。
また、社員に対しても情報セキュリティに関する教育を実施して、情報漏洩のリスクを認識させることも必要です。

ここからは実際に請求書払いを導入した事例のご紹介です。

事例1：サロン用品・業務用美容商材の製造・卸・販売業

導入の背景

カタログ販売、ネット販売に力を入れていたが、入金確認後の商品発送など、取引先ごとにかかる作業の手間を省きたかった。

事例2： オフィス家具などのカタログ通販の企業

導入の背景

事業の急成長にともない、商品発送前の入金確認に時間を要するようになり、顧客からクレームを受けていた。

上記の事例でもわかるように、請求書払いを導入することで、業務効率化が実現でき、また、一般的となっている請求書払いに対応したことで、結果的に取引先が増えるという副次的な効果を生むケースもあります。

請求書払いの会計処理と税務処理は、導入する企業にとって重要な業務です。
仕訳方法や消費税の取扱いを理解して正確な経理業務を行いましょう。以下でポイントを解説します。

会計処理のポイント

会計処理では、商品やサービスを提供（販売）した時と、入金を確認した時に仕訳を行う必要があります。

請求書を発行した時点での売上の仕訳

借方勘定科目に売掛金、貸方勘定科目に売上高とし、金額は請求額とします。
摘要に取引先名や商品名、何月分の支払であるかなどを記載するとわかりやすいでしょう。

入金の確認ができた時点での仕訳

借方勘定科目に普通預金、貸方勘定科目に売掛金とし、金額は入金額とします。
銀行口座摘要には請求書発行時と同様に取引先名などがあると良いでしょう。
また、実際の入金額は、請求した金額と異なる場合があります。入金額は必ず確認してから仕訳処理を行ってください。

税務上の注意点

税務上の注意点として覚えておきたいのが、インボイス制度です。
インボイス制度は、消費税のルールで、適格請求書（インボイス）だけが仕入税額控除の対象となるものです。
適格請求書は登録した事業者しか発行できないため、インボイスを発行したい場合、適格請求書発行事業者の登録が必要となります。
また、税率ごとに区分した消費税額等の記載や端数処理ルールなどにも対応しなければなりません。

請求書払いは、昨今のDX推進により電子請求書への移行が加速していくでしょう。
電子データ化により、発行・受領・保存が容易になり、導入時のコストはかかりますが、将来的には、コスト削減や業務効率化が実現できると考えられます。

ここまで、請求書払いの仕組みやメリット・デメリットなどを解説しました。

請求書払いを導入することで、請求書作成や回収などの経理業務の負担を軽減し業務の効率化ができるというメリットがある一方で、未回収のリスクというデメリットも存在します。
請求する側も支払う側も、仕組みや注意点を理解したうえで請求書払いを活用することが重要です。
自社に合った請求書払いのシステムを選定し、経理業務の効率化とキャッシュフロー改善、リスク管理の軽減を行いましょう。

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ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

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