請求書に印鑑は必要？種類・押し方・法律・電子印鑑まで徹底解説！

実は、法的にいえば請求書への押印は、義務ではありません。さらに、コロナ禍を機に印鑑の必要性を見直す動きが加速しました。 本章では、請求書における印鑑の必要性を、法律、ビジネスマナー、実務の面からみていきましょう。

法律上の必要性

印鑑がなければ法的効力が発生しない書面ももちろんあります。例えば、公的機関に提出する書類などです。

ビジネスマナーとしての必要性

法的には必要でないにも関わらず、実際の取引のシーンでは、押印が求められるケースが多くみられます。日本社会では、印鑑に対する信頼感があるためです。
目の前に押印のある請求書と、ない請求書があれば、押印のある請求書のほうが安心できませんか？

実務上の必要性

経理担当者が請求書を作成し、上長が請求書の内容を確認して押印しているようなケースでは、印鑑が「きちんと内容が確認された書類である」ことの証明になります。
また、自社は脱ハンコを進めていても、取引先が上記の理由で印鑑を重視している場合もあるでしょう。

印鑑にもさまざまな種類があり、それぞれ役割や使用場面が異なります。ここでは印鑑の種類と役割、請求書で使用する印鑑を整理しましょう。

印鑑の種類

企業で使用する主な印鑑は、下記の5種類です。

1. 会社実印（代表者印）

会社を代表する正式な印鑑で、会社設立登記をするときに登録する印鑑です。通常は役職名と会社名が彫られており、法的な役割を果たすための登記書類や重要な取引の際に使います。

2. 角印

会社の認印として使う四角形の印鑑です。請求書や領収書など、日常的にやりとりされる書類に押されます。

3. 銀行印（丸印）

銀行など金融機関に登録する（登録した）印鑑を銀行印といいます。通常、金融機関とのやりとり以外には使いません。

4. 訂正印

書類の誤記を修正する際に使う小さいサイズの印鑑です。理由は後述しますが、請求書での使用は避けたほうがよいとされています。

5. 電子印鑑

PCの画面上でPDFやExcel形式の書類に押せる印鑑が電子印鑑です。ペーパーレス化や在宅勤務の推進とともに急速に普及しています。

請求書に使われる印鑑

請求書に最もよく使われる印鑑は角印ですが、どの印鑑を使うべきか明確な決まりはありません。そもそも法的には、請求書への押印自体、必要ありません。
但し、請求書への訂正印の使用は避けましょう。請求書は、改ざんの有無が非常に重要な書類です。訂正印が押された請求書は、どのタイミングで訂正されたのかが判断できず、請求書の信憑性を損ねます。

ここからは、紙 / PDF / 電子請求書と請求書の種類に応じた印鑑の押し方を紹介します。

紙の請求書

一般的には、会社名や住所の記載部分に角印を押します。押印欄があればその位置に押しましょう。印影がかすれたり欠けたりしないよう、印鑑全体を紙にしっかり押し当てると印影がきれいに残ります。

PDFの請求書

PDFの請求書の場合、プリントアウトして印鑑を押す方法と、電子印鑑を用いる方法の2種類があります。前者については紙の請求書と同様です。また電子印鑑については次で説明します。

電子請求書

電子請求書には電子印鑑を使いましょう。実際の印影を画像化して電子印鑑を作成するか、電子印鑑専用サービスで対応します。 前者は、作成が容易である反面、複製が容易でセキュリティが担保されていない点がデメリットです。後者は、セキュリティが担保されているものの、コストがかかります。長所と短所を踏まえて判断しましょう。

印鑑としての実物を持たず、データ化された印鑑が電子印鑑です。電子署名との違いや使い方をみていきましょう。

電子印鑑とは

電子印鑑は電子文書への押印に用いられ、先述のとおり印影を画像化したものと、電子印鑑専用サービスによるものの2種類があります。
電子印鑑専用サービスでは押印者や押印日時などの情報を付与した電子印鑑を利用できるため、印影を画像化した印鑑と比べてセキュリティレベルは段違いです。

電子署名と電子印鑑の違い

電子署名の明確な定義はありませんが、一般的には電子ファイルに作成者の本人確認機能や改ざん防止機能を持たせる技術・仕組みを指します。印鑑や手書きの署名の代わりにもなります。
一方、電子印鑑は技術や仕組みではなく、あくまで「印鑑そのもの」です。
したがって電子署名のほうが電子印鑑よりも汎用性が高いといえるでしょう。

電子印鑑の使い方

まずは、電子印鑑を自作または専用サービスにて用意します。自作する際は背景透過とトリミングを忘れずに行いましょう。押印は請求書（Word・Excel・PDFなど）の該当箇所に印影の画像を挿入する形で行います。

DX推進やリモートワークの普及により、脱ハンコの動きが加速しています。ここでは、印鑑を取り巻く環境を整理しましょう。

政府の取り組み

政府は、行政手続きにおける押印の見直しを進めています。例えば、2022年には、14,992の行政手続きのうち99.4%に対して押印廃止の方向で取り組むと発表しました。
また、企業や自治体のデジタル化を後押しするために、電子帳簿保存法などの法改正が重ねられています。

企業の動向

企業でも脱ハンコの動きが広がっています。特に、コロナ禍をきっかけとする在宅勤務の増加や法改正などにより、電子契約サービスや電子印鑑の導入が進んでいます。
とはいえ、中小・零細企業などでは押印を求める慣習が根強く残っているところもあり、脱ハンコへの取り組みは企業規模や業界によって差がある状況です。

電子印鑑の普及

印鑑が不要な書類も多いとはいえ、ビジネスマナーや慣習の面で印鑑を必要とするシーンもあります。ペーパーレス化・脱ハンコが進むなかで電子ファイルにも押せる印鑑として電子印鑑が注目されています。 電子印鑑は、まだ広く浸透しているとはいえませんが、デジタル化の流れが不可逆である以上、今後もニーズは高まっていくでしょう。

請求書における印鑑の役割の変化

請求書は、法的には押印を不要とする書類です。また、電子署名といった技術の発達により物理的な押印がなくても信頼性やセキュリティを担保できるようになりました。
それでも印鑑がなくならない理由は、書類の完全性を視覚的に確認できるものとして定着しているからでしょう。実物の「ハンコ」は衰退しても電子印鑑といった形ですぐにはなくならないものと考えられます。

請求書における印鑑・押印について、よくある3つの質問を紹介します。

質問：請求書に印鑑がない場合、どうなる？

回答

法的には請求書への押印は不要です。内容に誤りのない請求書であれば問題なく取引を進められます。

質問：印鑑を押す位置を間違えたら、どうなる？

回答

そもそも請求書への押印は義務ではありませんが、場所を間違えて押印された請求書は取引先から信頼性に欠けるものと捉えられる可能性が高いでしょう。
先述のとおり、請求書については訂正印の使用も避けたほうがよいため、この場合は請求書を再作成しましょう。

質問：電子印鑑は法的に有効？

回答

電子印鑑の法的効力は認印と同様で、裁判になったときの証拠能力は低いとされています。ただしタイムスタンプなどで、押印者や押印日時を証明できるものであれば効力は高まるといえるでしょう。

最後に、まとめに代えて本記事の要点をおさらいしましょう。

• 法的な観点からいえば請求書への押印は不要
• 政府はDXや脱ハンコを推進しており、社会全体でも同様の動きが進んでいる
• 印鑑によって書類の信頼性を視覚的に確認できるため、押印を根強く重視する企業もある
• DXに取り組みながら印鑑文化にも対応するため、引き続き電子印鑑のニーズが高まると考えられる
• タイムスタンプを付与できる電子印鑑であれば改ざんのリスクを抑え、信頼性を保てる

請求書への押印は法的には必要ないとはいえ、押印されている請求書のほうが何となく安心できる方も多いでしょう。
印鑑は、書類の発行者が書類を作成したこと、管理者によって内容がきちんと確認された書類であることを証明する役割を持つためです。
こうした価値観を持つ取引先に対応しながらデジタル化にも対応するには、電子印鑑の使用が選択肢のひとつとなるでしょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

Web請求機能について

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

電子データ・電子取引対応保存機能について

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

電子データ・電子取引対応保存機能について

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化