Web請求書で取引先との関係をスムーズに～「受け取る側」もメリットがたくさん！～

Web請求書とは、インターネット上で送受信できる電子データによる請求書のことです。

Web請求書の主な作成方法は、Web請求書を発行できるWeb請求書発行・管理システムなどを利用する方法です。請求書をWordやExcelで作成してPDF化し、メールやインターネットを経由して送付する請求書も、Web請求書のひとつです。

従来の紙による請求書は、発行や送付に時間や手間がかかり、経理担当者の負担となっていましたが、Web請求書であれば、請求書の印刷や送付業務などから解放され、請求業務の効率化やコストの削減が期待できます。

近年、Web請求書は広く使われるようになりました。その理由は、便利さだけではありません。次のような様々な背景があります。

近年加速しているDX推進やペーパーレス化の流れによって、Web請求書を導入する企業が増えています。新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークが広く普及したことも背景のひとつです。慢性的な人材不足により、少人数で業務を回すための効率化やコスト削減が重視されるようになったことも、Web請求書の普及を後押ししています。

2022年に改正された電子帳簿保存法により、帳簿書類のデータ保存に関する条件が緩和されたため、請求書をデータで保存するハードルも下がりました。さらに、2023年のインボイス制度の開始に伴う経理担当者の負担の増加から、業務の効率化を目指してWeb請求書を導入する企業も増えています。

加えて、2024年には郵便料金の値上げも実施されました。

請求業務といえば、郵送作業の負担を思い浮かべる方も多いでしょう。紙の請求書からWeb請求書に移行することで、面倒な郵送作業が不要になるだけでなく、様々なメリットが生まれます。

劇的な業務効率化

Web請求書への移行によって郵送作業が不要となり、請求業務を大幅に効率化できます。

請求書を郵送する場合、一般的には、印刷した請求書を三つ折りにして封筒に入れ、糊付けして封をするといった一連の作業を行います。切手の貼付や郵便局への持ち込みも必要です。こうした煩雑な作業の中で、切手の貼り間違いや宛先の誤りなどのミスが発生することも少なくありません。

しかし、Web請求書なら、インターネットを経由して取引先にデータを送付するだけで請求が完結します。紙の請求書に比べると格段に少ない労力で請求業務が完了することは、Web請求書を導入する大きなメリットです。

また、会計ソフトと連携できるWeb請求書発行・管理システムを導入することで、請求データと売上データの突合せや入金の消込など、郵送以外の作業も効率化することができます。

大幅なコスト削減

紙の請求書からWeb請求書に移行することで、次のコストを削減できます。

一つひとつは小さなコストでも、毎月発生するコストのため負担は小さくありません。こうしたコストを削減できる点は、Web請求書の大きなメリットです。

業務の効率化によって少ない人数で業務を回せるようになるため、人件費の削減も期待できます。

送付状況の可視化と管理負担軽減

送付状況を確認できる点や、管理の負担が軽減される点も、Web請求書を使うメリットです。

Web請求書発行・管理システムを使えば、請求書を送付したかどうか、相手が請求書を受け取っているかどうかを把握できます。メールで送付した場合も、履歴から送信日時を確認できるため、請求書を送付したかわからなくなる心配はありません。

再発行や修正は、パソコン上の作業ですぐに対応できます。再発行に伴うタイムラグや、口頭での修正箇所の確認なども不要となり、取引先とスムーズにやりとりできます。

Web請求書の控えも、データのまま管理できます。印刷やファイリングの手間が省けるほか、検索によって必要な請求書をすぐに見つけられる点もメリットです。

請求漏れ・遅延リスクの低減

紙の請求書を郵送する場合は、取引先に届くまでに数日かかります。

一方、Web請求書であれば、メールやシステム上で送付すると相手にすぐ届きます。取引先から「請求書はいつ届く？」と問い合わせが入ることも少なくなるでしょう。郵送のタイムラグを考えずに済むため、日数の余裕をもって請求業務ができます。

テレワーク環境下での請求業務実現

請求業務をはじめとする経理業務は、書類を取り扱う業務が多く、テレワークが難しいとされてきましたが、Web請求書への移行によって、パソコンとインターネット環境があれば時間や場所を問わず請求書を作成・発行できるため、柔軟な働き方にもつながるでしょう。

Web請求書への移行によるメリットは、発行する側だけのものではありません。以下では、受け取る側にとってのWeb請求書のメリットを紹介します。

メリット1：即時受け取り＆確認で処理がスピーディーに

取引先は、発行されたWeb請求書をすぐに受領できます。請求内容をより早く確認できるため、支払いの準備に素早く取り掛かれます。月次決算の早期化にもつながるでしょう。

メリット2：ペーパーレス化で管理がラクに

紙の請求書よりも楽に管理ができる点は、発行する側だけでなく受け取る側のメリットでもあります。紙の請求書のデメリットである、ファイリングによる保管、請求書を探す手間、紛失のリスクが解消されます。

メリット3：経理処理の効率化

Web請求書発行・管理システムによっては、受け取ったWeb請求書を既存のシステムと自動で連携できるものもあります。例えば、会計ソフトであれば、請求データから自動的に仕訳が作成されるものもあり、業務をより効率化できます。システムへの手入力が不要であるため、ミスの削減にも有効です。

メリット4：テレワークでも請求書処理が可能に

Web請求書を導入すれば、受け取る側もテレワークを推進しやすくなります。発行する側と同様に、パソコンとインターネット回線があれば受け取った請求書を確認できるため、経理担当者は、出社することなく請求書の処理や確認、支払いの準備などを進められます。

Web請求書へのスムーズな移行には、取引先の協力が不可欠です。以下では、Web請求書を導入するためのステップと、取引先と良好な関係を保ちながら移行を進めるコミュニケーション方法について解説します。

Step1：導入目的とメリットの丁寧な説明

まずは取引先に、Web請求書へ移行したい旨を伝えましょう。

取引先にとってのメリットを伝えることで、前向きに検討してもらいやすくなります。インボイス制度への対応や電子帳簿保存法の改正に伴う電子化の流れなどを移行の理由として伝えれば、理解を得やすいでしょう。

移行の意図を明確に伝え、双方の認識をそろえるために、口頭だけではなくメールや文書での案内をおすすめします。

但し、取引先によっては、従来通り紙の請求書を受領したいという場合もあります。

Step2：移行時期と手順の明確な案内

取引先の了承を得られたら、移行する時期や手順、必要な準備について具体的に案内しましょう。

請求書のフォーマットに変更がある場合は、その旨も伝えておくと親切です。

Step3：問い合わせ窓口の設置と丁寧な対応

問い合わせ窓口を設けておくと、双方にとって安心です。案内のメールや文章に、問い合わせ窓口の担当者やメールアドレス、電話番号などを記載しておきましょう。

取引先からの問い合わせに対応するには、Web請求書を導入する流れやシステムなどについて理解を深めておくことが大切です。

Step4：段階的な移行

一斉にWeb請求書へ切り替えるのではなく、段階的に進める方がよい場合もあります。

例えば、個別の取引先の希望に合わせて、移行時期の調整が必要な場合もあるでしょう。ある時点から完全に移行するのではなく、紙とWeb請求書を併用する時期を作り、状況を見ながら移行するという方法もあります。

Web請求書への移行について了承を得られない取引先には、引き続き紙の請求書を発行する必要があります。

Step5：利用するシステムの安全性・信頼性の提示

利用するシステムに関する説明も不可欠です。

請求書のデータは取引に関する重要な情報であるため、外部に漏れないようにしなければなりません。システムの安全性や信頼性について丁寧に説明し、安心してもらうことが大切です。

Web請求書発行・管理システムを選ぶ場合は、次のポイントをチェックしましょう。

それぞれのポイントについて、以下で詳しく紹介します。

機能

機能はWeb請求書発行・管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。

まず、電子帳簿保存法に沿った電子データ保存ができるかどうかを確認しましょう。Web請求書は電子帳簿保存法の「電子取引」に該当し、電子データのまま保存しなければなりません。システムによって電子帳簿保存法への対応状況が異なるため、電子取引に適したデータの保存ができるかどうかを確認する必要があります。

自社がインボイスの登録事業者であり、請求書をインボイスとする場合は、記載項目の要件を満たすかどうかの確認も必要です。インボイスの作成に対応したシステムを選ぶと安心です。

請求書作成に関する基本的な機能も確認しましょう。

料金体系

料金体系についても、事前にしっかりと確認しましょう。Web請求書発行・管理システムの中には、1か月の発行枚数に制限があるものや、ID数によって料金が変わるものもあります。

従来の請求業務にかかっていたコストと、システム導入によって効率化できるコストを比較し、費用対効果を考えることも大切です。

操作性

双方にとって使いやすいかどうかも、Web請求書発行・管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。

発行や送受信の手順は複雑でないか、直感的に操作できる画面かどうかなどを確認しましょう。取引先の操作方法や画面についても確認しておくと、問い合わせが入った際にスムーズな説明ができます。

サポート体制

トラブルが起きたときに、サポートを受けられるシステムであれば安心です。サポートの内容や対応曜日・時間帯などを確認しましょう。

既存システムとの連携

既存のシステムとの連携が可能であれば、より効率的な活用が可能です。会計ソフトや販売管理ソフトと連携ができれば、請求金額や取引先情報などを入力し直す必要がありません。

Web請求書を導入する際は、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応が不可欠です。

Web請求書は電子帳簿保存法上の「電子取引」に該当します。電子取引ではデータでの保存が義務化されたため、「真実性の確保」「可視性の確保」の2つの要件を満たさなければなりません。具体的には、次のような対応が必要です。

インボイス制度の登録事業者であれば、取引先の求めに応じてインボイスを発行しなければなりません。Web請求書をインボイスとして使う場合は、次の記載要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法とインボイス制度の詳しい内容については、以下の記事を参考にしてください。

紙の請求書からWeb請求書に移行することで郵送作業が不要となり、業務効率化やコスト削減などが期待できます。取引先にとっても、支払業務や月次決算の早期化、ペーパーレス化による業務効率化などのメリットがあります。取引先との関係を良好に保ちながら時代の変化に対応するために、ぜひWeb請求書への移行を検討してみてください。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化