【保存期間まとめ】決算書類等の種類別の保管期間を一覧表で解説！電子帳簿保存法の改正点も

事業活動の内容を記録した書類や税金の計算のために根拠となる帳簿は、保管期間が法律で定められています。
次の一覧表で、決算書類等の種類別の保管期間を確認しましょう。

※1会社法上は10年間の保管義務があります。
※2 法人の青色繰越欠損金または災害損失金額が生じた事業年度の保管期間は10年（2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）です。
※3前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の場合は5年間です。
※4労働基準法の改正により、令和2年4月1日から5年間に延長されましたが、経過措置として当分の間は3年間が適用されます。

また、インボイス制度での適格請求書は7年間の保管が必要です。

電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、電子データで保存する際に守るべきルールを規定しています。
1998年に施行されて以降、何度か改正が行われましたが、2022年1月に大きな改正がありました。
その中でも重要なポイントである「電子取引データの保存義務化」と「スキャナ保存の要件緩和」について、詳しく解説しましょう。

電子取引データの保存義務化

電子帳簿保存法は、紙で保存すべき書類を電子データで保存することも認めるという法律です。
そのうえで、2022年1月の改正後2年間の宥恕措置を経て、電子取引による電子データについては、ルールに従って電子保存することが義務付けられました。

スキャナ保存の要件緩和

電子帳簿保存法が認める電子保存のひとつに、紙の書類を、スキャナを使って電子化する方法（スキャナ保存）があります。
スキャナ保存について、主な2022年1月の改正点は次の4つです。

また、2023年に以下の3点が改正されました。

決算書類等を電子データで保存することは、メリットとデメリットがあります。
メリットを活用し、デメリットへの対策を行えば、自社に合った方法を選択することができるでしょう。
次に、それぞれを紹介していきます。

メリット

決算書類等を電子保存するメリットは主に次の4つです。

①省スペース化

1つ目のメリットは省スペースで保管できることです。
決算書類等は10年間保管しなければならないものもあります。
また、1年間で発生する書類の量が多い場合、10年分を置いておくためのスペースを確保することは容易ではありません。そこで、紙ではなく電子データで保管すれば、保管スペースを大幅に減らすことができ、保管するための倉庫を借りるなどのコストも削減することができます。

②検索性向上

メリットの2つ目は検索性が向上することです。
電子データで保存する際には、データ名に取引年月日・取引金額・取引先名を入れる必要があります。
このような項目を条件にして検索可能にすることが義務づけられているからです。
電子データで保存することにより、帳簿や書類を簡単に検索することができるので、紙で保存するよりも探す手間が軽減されます。

③災害リスク軽減

決算書類等を電子保存するメリットとして、災害リスクの軽減も挙げられます。
紙で保管していると保管場所である会社や倉庫が被災した場合、会社にとって重要な書類が消失してしまう恐れがあります。
一方、電子データはクラウド上に保管することが可能です。
セキュリティが施されたクラウド上に電子データを保管すれば、会社が被災しても電子データの消失リスクは軽減できます。

④業務効率化

決算書類等の電子データ保管を導入すると、業務の効率化につながります。
書類を紙で保管すると、書類整理やファイリングなどを手作業で行わなければなりません。
一方、電子データで保管すると、このような負担を軽減することができます。
また、経費精算システムや会計システムと連動可能な電子保存システムを活用すれば、経理業務全体の効率化が期待できます。

デメリット

決算書類等を電子データで保管することにはデメリットもあります。
主に次の3つのデメリットを紹介しましょう。

①システム導入費用

1つ目のデメリットは、システム導入に費用がかかることです。
決算書類等を電子データで保存する際には、タイムスタンプの付与や検索性の確保など保存方法のルールに従う必要があります。
そのため、要件を満たすシステムを準備しなければなりません。
また、電子データを保存し閲覧するためのパソコンやディスプレイ、保存メディアなどを購入する費用も必要になり、初期費用に加え、ランニングコストが必要になります。

②セキュリティ対策

決算書類等を電子データで保存すると、セキュリティ対策が必要になることがデメリットとして挙げられます。
決算書類等には、会社の機密情報が記載されています。電子データで保管していると、ハッキングなどによる情報漏洩のリスクが高まります。
そのため、セキュリティ対策を万全に行う必要があり、その分、手間や費用が発生してしまいます。

③具体的な電子保存方法の確立

デメリットの3つ目は、具体的な電子保存方法の確立に手間がかかることです。
電子データの保存方法は、例えば、クラウドサービス、自社サーバー、電子帳簿保存法対応ソフトなど多種多様です。
その中から自社に合ったシステムを選択しなければなりません。
また、電子データで保存するためのルールを策定して、それを管理する人材も必要です。
社員に対して研修を行って自社の人材を教育したり、専門知識のある人材を採用したりするなど、電子保存のための人材を新たに確保しなければならないこともデメリットといえます。

紙でやり取りした書類は、紙で保存することもできます。
しかし、紙保存にもリスクがあるため、正しい保管方法があることを知っておくことが必要です。
ここからは、決算書類等を紙で保存する場合の注意点と保管方法のポイントを解説します。

注意点

紙保存の注意点は次の3つです。

①紛失・盗難・災害リスク

紙保存は、紛失や盗難、災害に関するリスクが高くなる傾向にあります。
書類が増えれば増えるほど管理が複雑になるからです。
決算書類等を紙で保存する際には、厳重な管理システムを構築しましょう。

②保管スペースの確保

紙で保管する場合、保管スペースの確保が必要になります。
保管義務のある書類は、定款や議事録、計算書類、帳簿、請求書、領収書など数が多く、保管期間が10年の書類もあります。
よって、保管スペースを有効活用できるよう書類を整理整頓するなど、保管方法を工夫することが必要です。

③検索性の低さ

決算書類等を紙で保管していると、必要な書類を探す際、手作業で探すことになります。
しかし、書類の保管方法によっては、書類の保管場所がわかりにくくなってしまい、書類を探すために時間がかかってしまうケースもあります。
紙で保管する際には、書類を探すことも考慮して保管ルールを定めましょう。

保管方法

決算書類等を紙で保管する方法のポイントを3つ紹介します。

①ファイリング

様々な書類を探しやすいように、書類の種類ごとに整理しファイリングしましょう。
さらに、年度や書類名をファイルの表紙に記載しておくと、ファイルを見ただけで中身がわかりやすくなります。

②書庫・キャビネット

書類を保管する際には、適切な温度・湿度で保管できる書庫やキャビネットを利用しましょう。
紙は温度や湿度によって劣化してしまいますので、劣化に注意して保管しましょう。

③防火・防水対策

火災や水害で被災すれば、紙の書類は消失する可能性が高くなります。
会社の機密情報を守るために、書類の保管場所には防火・防水対策を講じておきましょう。

決算書類等は種類ごとに細かく保管期間が定められています。
保管期間を守らず処分してしまうとペナルティを受ける恐れがあるため、保管期間は厳守し、適切な方法で保存することが重要です。
また、電子帳簿保存法に対応することで、業務効率化やコスト削減が期待できます。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化