【経理初心者向け】支払明細書の書き方・発行方法・保管方法を徹底解説

支払明細書は、企業同士や企業と個人の間で行われた取引について「いつ、何を、いくつ、いくらで取引して何がいくら差し引かれ、最終的にいくら支払う予定なのか」を示す書類です。
例えば、毎月の締め日で区切り、一定の期間内に発生した取引をまとめて記載するケースが多くみられます。具体的には、業務委託報酬の支払明細書や給与明細書などがわかりやすいでしょう。

企業が行う商取引においては、基本的にお金を払う側（買い手）が、支払い予定の金額やその内訳を説明する目的で発行します。例として、業務委託報酬の支払明細書には、その月に委託した業務内容、単価、源泉徴収税額などを記載します。

取引金額やその内訳を記載する書類といえば請求書や領収書も該当しますが、支払明細書とはどう違うのでしょうか。それぞれ整理していきましょう。

請求書との違い

支払明細書と請求書の違いは2つあります。
まず、書類の発行者です。支払明細書の発行者は基本的にお金を支払う側（買い手）ですが、請求書の発行者はお金を受け取る側（売り手）です。
次に、果たす役割も異なります。支払明細書は支払う金額や内訳を取引相手に説明する役割を担いますが、請求書の役割は取引先にお金の支払いを求めることです。

領収書との違い

領収書との違いも2つあります。
第1に、請求書と同様、領収書もお金を受け取る側（売り手）が発行します。
第2に、書類の発行時に金銭の受け渡しが済んでいるかどうかです。領収書の発行はお金を受け取ってから（お金が支払われてから）ですが、支払明細書はお金の支払い前に発行します。

支払明細書・請求書・領収書を発行する流れ

ここで、例として1ヵ月間に行われた取引について支払明細書・請求書・領収書のそれぞれを発行するタイミングについて整理しておきましょう。

先ほど述べたとおり、商取引において支払明細書の作成は義務ではなく、決まったフォーマットもありません。一方で支払明細書は要件を満たせば適格請求書（インボイス）としても認められます。
そこで、ここでは支払明細書の基本的な項目と、インボイスとするために必要な項目を紹介します。

基本的な項目

まず、支払明細書に一般的に記載される項目は下記のとおりです。

掛取引などで取引日と支払日が数ヵ月ずれる場合には、残高の情報を記載します。また「送付後、◯日までにご連絡がない場合は確認済みとします」といったひと言を添えてもよいでしょう。

適格請求書（インボイス）とするために追加で必要な項目

支払請求書を適格請求書（インボイス）として発行するには、基本的な項目に加えて下記を記載します。

インボイス（適格請求書）についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

【最新版】インボイス（適格請求書）の書き方完全ガイド｜見本・作成方法・注意点・よくある質問

支払明細書も、請求書や領収書と同様、手書きで作成するほか、表計算ソフトや文書作成ソフト、また会計ソフトでも作成できます。 それぞれのメリットやデメリットをみていきましょう。

手書きによる発行

文具店や事務用品店で数十枚綴りになった支払明細書を入手できます。このテンプレートを使って、手書きで記入欄を埋めていきます。
業務でPCを使わない、取引数が少ない場合には手書きでも問題なく運用していけるかもしれません。
しかし、やはりPCで作成するよりも時間がかかるうえ、手書きのクセによる文字の見間違い（0と6など）が起きやすい方法です。PCが普及している今、手書きのメリットはほとんどないといえるでしょう。

Excelなどのソフトを使用して発行

表計算ソフトや文書作成ソフトを使って書類を作成している事業者は多いでしょう。
数式やコピー＆ペーストといった手書きにはない機能を使って、効率的に書類を作成できます。
毎月、同じ取引を繰り返すような場合には前回のものを複製し、日付など書き換えが必要な箇所のみ入力しなおせば、発行にそれほど時間も要しません。

逆にいえば、こうした修正が必要な箇所の見落としによる細かなミスが起こりやすい点はデメリットとなります。またコピー＆ペーストをすると数式が破損しやすい点も気をつけるべきポイントです。

会計ソフトで発行

日々の記帳や決算を主機能とする会計ソフトですが、各種書類も作成できます。
ITや経理の知識に不安がある方でも、テンプレートの表示に沿って必要な情報を入力していくだけで比較的スムーズに作成できる方法です。会計ソフトに自社や取引先の情報を事前に登録しておけば、入力の手間もさらに省けます。
さらに、インボイス制度対応のテンプレートも用意されているため、制度対応も簡単です。

但し、一度作成した書類の修正はやや面倒なケースがある点、また月額利用料が発生する点はデメリットといえるでしょう。

自社が発行した支払明細書の控えや、取引先から受け取った支払明細書に関しては、請求書や領収書とは違って保存が義務づけられているわけではありません。
しかし、何かあったときのために一定期間は保存しておこうと考える方も多いでしょう。
ここでは紙媒体と電子データ形式、それぞれの保存方法を紹介します。

紙媒体での保存

紙で発行 / 受け取った支払明細書はルールをつくってファイリングしておきましょう。
ルールとは、たとえば入金（支払い）ステータス別、取引先別など、入金状況や請求書と連携して管理しやすい形で設定します。
なお、支払明細書には5年間、7年間といった保存期間の定めもないので、処分も任意のタイミングで構いません。

電子データでの保存

PDFやCSVファイルなど、紙ではなくデータで保存しておく方法です。保存先もPC本体のほか、USBメモリや外付けのHDD、クラウド保存などがあります。
いずれにしても、紙媒体での保存と同様にルールを設けて保存しましょう。

支払明細書は、請求書や領収書に比べて馴染みの薄い書類かもしれません。ここでは支払明細書に関するよくある質問を3つ紹介します。

支払明細書を出すタイミングはいつですか？

回答

ひとつの取引あるいは一定期間の取引について、支払うべき金額が確定したときに支払明細書を発行します。締め日を設けている場合は締め日の後、速やかに発行しましょう。

支払明細書は適格請求書として認められますか？

回答

認められます。但し、適格請求書の記載内容の要件を満たしている必要があります。詳しくは本記事の「支払明細書の書き方」の章をご覧ください。

支払明細書を出さないとどうなりますか？

回答

企業が行う商取引に関する支払明細書は作成しなくても問題ありません。
ただし、毎月支払明細書を発行していて、その支払明細書をもとに取引先が請求書を作成しているような場合には、発行失念のミスとして取引先に迷惑がかかる恐れがあります。
尚、給与明細書や退職金の明細書は所得税法で交付が義務づけられているため、交付しないと法律違反になります。

最後に、本記事の要点を簡単に振り返っておきましょう。

• 支払明細書とは支払いが確定した取引金額とその内訳を示すもの
• 給与明細書などを除き、作成は義務ではない
• 支払明細書は記載内容の要件を満たせばインボイス（適格請求書）としても認められる

業務委託報酬の支払いなど、一定期間の取引をまとめて支払う場合や、源泉徴収などで取引額から差し引かれる金額がある場合、支払明細書を作成すると取引先が請求書を作成しやすくなります。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
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※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化