業務プロセス可視化で「あの人しか分からない」属人化をなくす6ステップ｜代表的な課題と解決策を紹介

属人化の原因は大きく以下の4点です。

属人化の解消には、業務の流れや手順の可視化が欠かせません。その理由を具体的に3つみていきましょう。

理由1：業務の全体像を把握できる

業務プロセスを可視化すると、誰がどのタイミングでどのタスクを担っているのかがはっきりします。業務の進め方が共有され、担当者が急に休職・異動しても誰かが代替しやすくなります。

理由2：業務の標準化を進められる

業務プロセスの可視化は業務の標準化につながります。タスクや担当者の棚卸しによって無駄や負担の大きな箇所が浮き彫りになり、効率的な手法や手順へと再定義できるためです。

理由3：継続的な業務改善が可能になる

業務を分解してみると、ボトルネックとなっている部分を特定できます。問題点を発見できれば改善のPDCAを回していけます。

さて、ここからは実際に業務プロセスを可視化し、属人化の解消など業務改善に取り組んでいく手順を6つのステップで紹介します。

ステップ1：可視化する業務を選定する

まず、可視化したい業務を部署内で話し合って決めましょう。管理職の一存ではなく部署内で意見を出し合うことで、可視化効果の高い業務を優先的に選定できます。
対象業務を定めたら関係者をリストアップします。

ステップ2：業務内容を棚卸しする

次に、対象業務の手順・タスクを関係者全員へのヒアリングで洗い出します。マニュアルをはじめ関連資料があれば事前に確認しておくと、ヒアリングを効率的に進められます。
可能であれば、タスクごとの所要時間まで確認しましょう。

ステップ3：フローチャートを作成する

全関係者からタスクを棚卸しできたら、フローチャートに整理します。 まず紙やホワイトボードに手書きでまとめ、それからExcelや専用ツールに落とし込む流れがおすすめです。手書きは一見非効率ですが、情報の整理や理解が進みやすいといわれています。

ステップ4：問題点を特定する

続いて、フローチャートをもとに関係者で話し合い、属人化の原因となっている箇所を特定します。以下のような観点で分析しましょう。

ステップ5：改善策を立てて実行する

特定した問題点に対して改善目標を数値で設定するとともに、具体策を検討します。
以下は具体策の検討にあたり有効な切り口です。

ステップ6：効果を測定する

改善に取り組み始めたら、定期的に数値で効果を測りましょう。あわせて担当者へのヒアリングも実施し、現場で改善効果を実感できているか、新たな課題がないかを把握します。

業務プロセスの可視化は様々な関係者を巻き込む取り組みです。始める前に押さえておきたいポイントを3つ紹介します。

ポイント1：経営層や管理職のコミットメント

業務プロセスの可視化は、経営層や管理職が率先して取り組んでこそ効果を発揮します。可視化は業務改善の一手段であり、真の目的は財務体質の強化や企業価値の向上など、全社に影響するものだからです。
バックオフィスの業務改善は売上拡大のような即効性はありませんが、継続的な取り組みで効果を得やすい活動です。

ポイント2：現場の担当者のモチベーション維持

業務プロセスの可視化にあたり、現場の担当者には通常業務の傍ら、ミーティングやヒアリングに対応してもらう必要があり、負担の増加は避けられません。

ポイント3：スモールスタート

本来は、全業務についてプロセスを可視化し、改善に取り組めれば理想です。しかし、それでは負担が大きすぎて頓挫する可能性が高くなります。
したがって、まずは特定の業務に絞って着手し、小さくても早く改善効果を得るほうが効率的です。成功体験によって意欲が高まり、次の改善にも取り組みやすくなります。

業務プロセス可視化は属人化の解消だけでなく、様々な業務改善につながる取り組みです。ここではその好事例を3つ紹介します。

事例1：【製造業】業務標準化により育休取得率が向上

まずは、業務プロセスの可視化によって属人化の解消と効率化を図り、残業時間の減少とともに休暇の取得率が上昇した事例です。

この会社では、タスクを棚卸しする際にタスクの所要時間まで記録し、属人化した業務や重複業務を可視化しました。そのうえでマニュアルを作成し、業務の引き継ぎや人材教育に取り組んで属人化を解消しています。
同時に重複業務の効率化を図り、改革前は1カ月あたり20時間だった残業時間が、業績を維持したまま1.1時間にまで削減できたそうです。

取り組みの結果、「この人がいないと回らない」という業務がなくなり、誰もが急な事情でも休みやすくなったといいます。男性の育休取得者も増加するなど、働き方の改善にもつながっています。

事例2：【運送業】アナログ作業の改革で経営資源の効率活用が可能に

次に、会社の在り方から見直す内容の中期経営計画を掲げ、脱属人化とシステム構築に取り組んで経営資源の効率活用を可能とした事例です。

優先度が高い業務のプロセスを可視化し、紙と人に依存したアナログ作業を集中的に改めていきました。具体的には、専門職の暗黙知の可視化と、部門をまたいだ業務標準ツールの導入に取り組んでいます。

こうして業務最適化が進んだ結果、人材育成と新規事業の確立に経営資源を投下できる基盤を構築できました。
なお、本事例は専門家の支援を受けて進められています。

事例3：【卸売業】業務量の削減により月次決算早期化を実現

最後に、月次決算を早期化した事例をみていきましょう。
この会社では月次決算に1カ月以上を要しており、締め作業の遅れが常態化していました。原因も追究できていませんでしたが、一部事業の譲渡にあたり、迅速な経営判断を可能にするためにメスを入れることとなります。

まず、関係者へのヒアリングから、原因は属人化による業務量過多だと判明しました。次に業務プロセスを可視化・整理・分析し、非効率な箇所の特定に至ります。
改善策として会計システムの導入と、既存システム間でのデータ連携に取り組み、決算早期化の見通しを立てられました。

これまで、業務プロセス可視化を実施したことはなかったそうですが、外部の支援機関の協力も受けながら、着実に取り組みを成功させた事例といえます。

多くの企業でみられる業務属人化は非効率の温床となるうえ、担当者不在時のリスクを高めます。属人化の解消には業務プロセスの可視化が有効です。業務全体の流れやタスク、担当者が明確になり、課題の特定や改善策の検討に役立ちます。
バックオフィス業務の改善は企業全体のコスト削減に直結し、フロントオフィスの売上拡大の基盤となります。スモールスタートで継続的に取り組んでいきましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
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※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

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該当条項

4条第2項
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4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

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該当条項

4条第2項
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4条第3項
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（スキャナ保存申請）

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