【2024年版】電子取引の保存要件は？改正電子帳簿保存法で変わったことや注意点を解説

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿・書類のデータ保存に関する法律です。1998年に施行され、2022年には経理のデジタル化の観点から電子取引のデータ保存の義務化が盛り込まれ、大きな関心を集めています。 「電子データによる保存」は、大きく下記の3種類に分類され、本記事では3つの区分のうち、主に、「電子取引データ保存」について解説していきます。

ひとつずつみていきましょう。

電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿や書類を、プリントアウトせずデータのまま保存することです。例えば、会計ソフトで作成した各種帳簿や決算関係の書類をクラウドやハードディスクにデータとして保存しておいても法律的には問題ないと認められています。

スキャナ保存

紙で作成した書類や、取引先などから受け取った紙の書類の画像データによる保存も法的に認められています。具体的には、紙の書類をスキャナでPCに取り込み、画像データとして保存しておくといった形です。

電子取引データ保存

見積書や請求書などの電子取引データをメール等によって受領した場合、受け取った書類をプリントアウトして紙で保存するのではなく、データでの保存が義務づけられました。例えば、Excelで作成した請求書を取引先にメールで送信した場合、その請求書はExcelデータのまま保存しておかなければなりません。

そもそも、電子取引とはどのようなものが該当するのでしょうか。
電子取引をひと言で表すと「紙ではなくデータ形式でやりとりされた、取引に関する情報」で、契約書や請求書など、従来紙でやりとりしていた場合に、保存が必要な書類をExcelファイルやPDFファイルといったデータ形式で作成して、やりとりしたものを指します。

ここからは「電子取引データ保存」の保存要件を整理していきましょう。

保存要件の概要

保存対象となる電子取引データ・保存形式・保存場所・保存期間は下記のとおりです。

また、「可視性の確保」と「真実性の確保」を満たした状態でデータを保存する必要があります。簡単に言うと、「可視性の確保」とは、検索機能などを使って誰でもデータを確認できる状態であること、「真実性の確保」とは、タイムスタンプや訂正履歴などを記録してデータが改ざんされていないことを証明できることになります。

可視性の確保とは

1に関しては、多くの事業者が通常の業務でPCやプリンタを購入していると思うので、その説明書等が誰でも見られる状態であれば問題ありません。
2の検索要件を詳しくいうと、取引した日付・取引金額・取引先で検索可能な状態を指します。経理システムや文書管理システムを導入していれば心配ないでしょう。
もし、そうしたシステムを導入していない場合、最も簡単な方法は、電子取引データを保存する際に、ファイル名を工夫することで解決することができます。
例えば、「240831_(株)◯◯システム_1000000」といった「取引した日付」「取引先」「取引金額」が記載されたファイル名での保存です。こうしたファイル名なら、OSのファイル検索機能で取引日・取引金額・取引先の条件を入力することで、該当するファイルを探し出すことができるからです。

真実性の確保とは

1は相手方に、2は自社にタイムスタンプを押せるシステムが必要です。また、3に関しては、経理システムや会計ソフトで対応しているものがあります。
要件を満たせるシステムやソフトウェアを導入していない企業では、電子データの取り扱いに関する規程を設ける4の方法によって、真実性の確保を満たすケースが多いようです。

前述のとおり、電子帳簿保存法は2022年に大幅に改正されました。改正内容のなかで、特に注意したいポイントを2つ紹介します。

電子取引データの保存は「義務」に

2022年の改正で電子取引データの保存が義務化されましたが、実は2023年末までは電子取引データをプリントアウトした書面による保存も認められていました。

2022年の改正の時点では、大企業であっても対応準備中の事業者が多く、中小企業においては制度の認知が不十分だったためです。そこで、2022年、2023年の2年間はやむを得ない事情がある場合に限り、書面での保存も可能とされていました。
しかし、2024年以降はこうした措置も終了し、電子取引データの紙での保存は認められていません。もし、違反があった場合は、その態様により、青色申告の承認が取り消される恐れがあります。

但し、あくまで電子データでやり取りしたものが対象のため、もともと紙でやりとりした書類に関しては、紙のまま保存しても問題ありません。

タイムスタンプがない場合は事務処理規程を作成する

要件を満たした形で電子取引データを保存することは、データの作成・受け取りから保存までの業務フローにも影響がおよぶでしょう。特に「真実性の確保」に対応するハードルは高いといえます。

電子帳簿保存法に対応できるうえ業務効率化も期待できるといった観点から、できればタイムスタンプを付与できるシステムを導入したいところです。しかし、初期費用やサービス利用料がかかるため、導入が難しい場合もあるでしょう。

国税庁のWebサイトで規程のサンプルを入手できるため、活用するとよいでしょう。尚、税理士など専門家に相談しながら作成すると安心です。

ここでは電子取引データの保存に対応するメリットと導入時の課題をそれぞれみていきましょう。

メリット

電子取引データの保存に対応する主なメリットは、省スペース化・業務効率化・災害リスクの軽減の3点です。

省スペース化に関しては、言わずもがなですが、紙の書類を保存する際に必要なファイルやバインダー、キャビネットが不要になり、オフィスのスペースを有効活用できます。

次に、業務効率化につながる点は最大のメリットといえるでしょう。データであれば検索も容易なため、必要な書類を探す時間を短縮できます。また、紙の書類は従業員が出社していなければ取り扱えませんが、データになれば、リモートワークでも作業が可能となり、労働環境の改善にもつながります。

さらに、火災や地震といった災害時には人の命が最優先となるため、書類は焼失・汚損する可能性は非常に高くなります。
また、書類を保存しているキャビネットの倒壊によるケガのリスクもあります。

導入時の課題

一方で、電子取引データの保存に対応する際には、コスト面、セキュリティ対策、運用体制の整備が課題となりがちです。

電子帳簿保存法に対応する会計ソフトやクラウドサービスを導入するには初期費用や月額利用料が発生します。
サービス内容や機能によって価格にも幅があるため、業務フローを精査して必要な機能の見極めも必要かもしれません。
金銭的なコストに加えて、時間や労力の面でもリソースが必要となります。

次に、セキュリティ対策も入念に行う必要があります。
ウィルス対策のほか、情報の改ざんや漏洩にも気を配らなければいけません。重要なファイルにはパスワードを設定する、各種ソフトやPCのアカウントを整備するなど、運用ルールを整えましょう。 但し、運用ルールを整えるにも、社内に知見のある人材が必要となります。

ここでは電子取引データの保存に関してよくある質問を3つ紹介します。

質問：現在利用している会計ソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしているかわかりません。

回答

まずは、利用中のソフトウェアがJIIMA認証を取得しているか確認しましょう。商品パッケージや商品サイトに記載があるはずです。それでもわからなければサポートデスクに問い合わせるとよいでしょう。

質問：紙で受け取った書類もデータ化して保存しなければいけませんか？

回答

もともと紙でやりとりしていた書類に関してはデータ化する必要はありません。

質問：添付ファイルでなくメール本文で見積書等のやりとりをした場合の保存方法は？

回答

メール本文をPDF化またはスクリーンショットで画像データとして保存しましょう。ファイル名は取引の日付・取引額・取引先がひと目でわかるように設定すると「可視性の確保」の要件を満たせます。

最後に、本記事の要点を簡単にまとめておきます。

• 電子取引データの保存は企業の義務であり、適切な対応や人材の育成が求められる
• 電子取引データとは、紙ではなくデータ形式でやりとりされた、取引に関する情報（契約書、領収書、請求書など）
• 電子取引データの保存においては「可視性の確保」と「真実性の確保」を満たす必要がある

2022年に大幅に改正された電子帳簿保存法。
電子取引データの保存については2年間の猶予期間を終え、紙での保存ができなくなりました。
改正のポイントを押さえた適切な対応や、運用体制の整備が求められます。
自社に合った保存方法がわからない、何とか対応はしているものの業務フローが整理できていないといった場合は、専門家への相談も検討しましょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化