電子契約書完全ガイド：導入前に知っておくべき知識を網羅的に解説

電子契約書はその名のとおり書面を必要としないデジタル形式の契約書ですが、単に紙の契約書をデータ化したものではありません。ここでは電子契約書とは何か、またメリットやデメリットについて整理していきましょう。

電子契約書の定義と仕組み

デジタル庁『デジタル庁第2回トラストを確保したDX推進SWGプレゼン資料「電子契約の有効性について」』に記載されていますが、実は、電子契約に関しては法的な定義がありません。「電子署名及び認証業務に関する法律（平成12年法律第102号）」の第二条などでは「この法律において「電子契約」とは…」というように法令の中で必要な範囲で定義されてはいますが、一般的な定義をしている法令はないようです。
電子契約書は、一般的に「紙を使用せず、インターネットを通じて締結される契約」として認識されています。従って、電子契約書は電子契約を結ぶ際に、作成・送信・保存される契約書データを指し、署名や印鑑の代わりに電子署名を使います。

電子署名は、誰がその契約を締結したのか証明するデータです。書面の契約書における署名・捺印の役割を果たしますが、あくまでデータであるため、実際のサインや印影の「画像」を必要としません。また、なかにはタイムスタンプもあわせて付与される電子契約書もあります。タイムスタンプは契約書の作成日時を示すデータで、改ざんの有無を証明するものです。

電子署名やタイムスタンプを付与しなくても契約自体は成立しますが、紙の契約書と同等の法的効力を持たせるためには電子署名やタイムスタンプが必要とされています。

電子契約の種類

電子契約にも種類があり、大きく「事業者署名型（立会人型）」と「当事者署名型」に分かれます。両者の主な違いは電子署名の発行者です。

事業者署名型（立会人型）は、電子契約サービスの提供企業が電子署名を付与する方式です。契約締結者の本人確認はメール認証とシステムログを利用して行います。クラウドタイプの電子契約サービスが主流で、当事者署名型よりも手軽に利用できるためビジネスシーンで広く浸透しています。

一方で、当事者署名型は、契約の当事者が電子署名を発行する方式です。電子署名の取得には認証局での審査が必要ですが、法的証拠力がより高いとされる点が特徴です。銀行の融資契約など、厳格な本人確認が求められる契約で主に利用されています。

電子契約のメリット・デメリット

電子契約を導入するメリットは、コスト削減や業務効率化、セキュリティの向上です。
まず、契約書の印刷や押印、郵送が不要になるため、こうした作業にかかっていた手間と費用を削減できる点が最大のメリットといえるでしょう。尚、電子契約書は印紙税の対象外のため、税負担も軽減できます。
そのほか、電子契約書の閲覧権限や編集権限の設定、アクセスログなどにより、情報漏洩のリスクも低く抑えられます。

反対に、デメリットも存在します。例えば、電子契約書の導入について取引先の同意が得られない場合は、従来どおり書面での契約締結が必要です。電子契約と紙の契約が混在して、逆に業務が煩雑になるおそれがあるほか、利用するサービスや契約の件数によっては月額費用が割高になりかねません。
また、現状、不動産関連の取引を中心に、電子契約が認められない場合がある点にも注意が必要です。

実際に電子契約を導入する際には、事前準備やサービスの比較検討、運用体制の構築など、様々な段階を踏む必要があります。ここでは、広く浸透している事業者署名型の導入手順をみていきましょう。

導入前の準備

電子契約の導入を決めたら、まずは、導入目的を明確にするために現状の契約業務で発生するタスクを洗い出します。サービスによって提供される機能や料金体系が異なるため、自社の課題を把握したうえで適切なサービスを選ばなければ、高いコストパフォーマンスや利便性を享受できません。

電子契約サービスの選定

導入準備で整理した内容をもとに、電子契約サービスを選定します。主に下記6点を比較し、総合的な判断が大切です。

導入・運用

利用するサービスも決まって、いよいよ電子契約を導入する際には、契約書業務の流れの再定義と社内規程の整備が必要です。契約書の作成や承認のフロー、誰にどの権限を与えるのかが定まったら、運用ルールを社内にアナウンスしましょう。

忘れてはいけないのが、取引先への連絡です。電子契約の導入を知らせて合意を得ましょう。

法的に有効な形での電子契約の運用や、電子契約書の保存方法については法律でルールが定められています。ここでは電子契約に関連する主な法律を整理しておきましょう。

電子署名法

電子署名法は、電子契約で使われる電子署名が法的効力を持つためのルールを定めた法律です。

この法律によれば、電子署名は「契約書が契約者本人の意思で作成されたこと」ならびに「電子契約書が改変されていないこと」を証明するものとされています。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、インターネットを介した取引で発生した各種書類データを、紙に出力せずデータのまま適切に保存するための法律です。具体的には、電子契約書のほか、データでやりとりした請求書・領収書など税務に関連する書類データが該当します。
こうした書類データは、タイムスタンプの付与や書類を確認できるディスプレイの備付けなど、要件を満たした形での保存が求められます。

契約書は、法人なら7年（会社法上は10年）、個人事業主なら5年の保存義務（詳細は本コラム記事「【保存期間まとめ】決算書類等の種類別の保管期間を一覧表で解説！電子帳簿保存法の改正点も」参照）もあるため、電子契約を導入するなら電子帳簿保存法への対応は必須です。

関連法規・ガイドライン

電子契約に関連するその他の法律として、まず「契約」のルールを定めている民法が挙げられます。
民法第522条によれば、契約の成立は以下のように定義されています。

また、電子契約が認められていない取引もあるため、自社の主な取引内容が該当していないか確認しておきましょう。

質問：電子契約書と紙の契約書の違いは何ですか？

回答

電子契約書は、文字どおりデータ形式の契約書で、紙の書面を必要としません。それに伴い、印刷や押印、郵送も不要なため、コスト削減や業務の効率化が期待できます。

質問：電子契約書は法律的に有効ですか？

回答

電子署名法に基づいて作成された電子署名が付与された電子契約書は、法的効力を持ちます。契約者本人が書類を作成したこと、書類が改ざんされていないことが保証されているかがポイントです。

質問：電子契約書には収入印紙は必要ですか？

回答

質問：電子契約書を紙で印刷して保管しても良いですか？

回答

質問：電子契約書の最新情報はどこで確認できますか？

回答

電子契約書や電子署名に関する情報は、デジタル庁や国税庁、内閣府が発信しています。

• 電子契約書とは、書面を使用せず、インターネットを介して締結したデータ形式の契約書
• 業務効率化やセキュリティの向上を期待できるが、取引先が合意しない場合は書面での契約を継続することになる
• 国税庁が発信する電子帳簿保存法に関する情報や内閣府によるDXに関する発信を確認しよう

近年はクラウド型の電子契約サービスが利用ハードルの低さから広く利用されています。それでも、導入時には業務フローの見直しや運用体制の整備、取引先の合意など様々な準備が不可欠です。こうした手間や時間はどうしてもかかりますが、定着すればコスト削減や業務効率化が見込めるため、DX推進の観点からも導入を検討するとよいでしょう。

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革（DX）を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス （書類送付）

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

02.データ保管サービス（電帳法対応）[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

03.データ保管サービス（電帳法対応）[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

ClimberCloudで電子保管が可能な帳票

国税関係帳簿書類は原則紙保存ですが、電子データ保存を認める特例として電子帳簿保存法が存在します。
ClimberCloudは全ての電子帳簿保存法条項に対応した帳簿・書類の電子保管が可能です。

国税関係帳簿

自己が発行した帳簿

・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿

該当条項

4条第1項
作成データを保存（帳簿申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-決算関係書類

自己が発行した書類

・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証

国税関係書類-取引関係書類（紙）

自己が発行した書類の写し

・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類

相手方から受領した書類

・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類

該当条項

4条第2項
作成データを保存（書類申請）
4条第3項
紙のスキャンデータを保存
（スキャナ保存申請）

JIIMA認証

電子取引ソフト法的要件認証 スキャナ保存ソフト

電子取引

国税関係書類以外の書類

・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約

該当条項

7条(義務)
授受したデータを保存

JIIMA認証

電子取引ソフト

*電子取引により授受した書類は電子での保存が2022年1月より義務化