請求書を電子データで保存するメリットとは？

本記事は2023/12/05に更新しております。

インボイス制度対応正確にできているか不安・・・部署別対応表も！これひとつでやること全部チェックできます！

〈トピックス〉

１．紙で受け取った請求書の保存方法
２．電子データで受け取った請求書の保存方法
３．自社発行した請求書控えの保存方法
４．請求書を電子データで保存する方法
５．請求書を電子データで保存するメリット
６．ClimberCloudとは

請求書は証憑書類であり、取引内容を明確にする重要な書類です。
税務署の調査に備えたり、取引先とのトラブルを防いだりするのに役立ちます。
従来は、紙で保存する方法が一般的でした。
しかし、近年では電子データとして保存する方法が主流となっています。
今回は、請求書を電子データで保存する方法・メリットについて解説します。

紙で受け取った請求書の保存方法

１.紙で保存する方法

: 手渡しや郵送など紙で受領した請求書は、原則相手から受け取った原本を保存・保管することが定められています。
タグ付けやファイリングなどの作業を行い、書類庫に保管します。

２.電子データとして保存する方法

: 電子帳簿保存法では、「スキャナ保存」…紙の請求書をスキャンし、電子データとして保存する方法が認められています。

電子データ保存手順

STEP1 請求書の原本をスキャナーで読み込む or スマートフォンで撮影する

STEP2 データをシステムにアップロードする

STEP3 2ヶ月以内に画像データにタイムスタンプを付与する or 訂正削除の記録が残るシステムを利用する

STEP4 定められた期間内(原則7年間)システム上で保存する

インボイスを電子データで送付する場合のやりとり

３.紙で保存するデメリット

1. 管理に手間がかかる: 紙の書類は、保管場所の確保やファイリングの手間がかかります。
また、紛失や破損のリスクもあります。

2. 検索性が低い: 紙の書類を探すには、どの書類がどのファイルに保管されているかの場所を理解しておく必要があります。また、大量の書類があると、目的の書類を見つけ出すのに時間がかかります。

3. 費用がかかる: 紙の書類を保存するには、保管費用がかかります。

４.電子化した請求書の原本は破棄可能？

紙の請求書を電子化して保管する場合、電子帳簿保存法の真実性と可視性を担保する要件を満たせば、紙の原本は不要と定められており、破棄できます。

ポイント: 解像度要件(200dpi以上　256階調24ビットカラー)を満たして電子化できるか; データを一定期間保存し続けられるか; 要件を満たすための機能（タイムスタンプ・訂正削除記録）が、システムに備わっているか; 改ざんや不正会計のリスクを防止できるか

詳しいスキャナ保存要件はこちら

月900円～!
バックオフィスの作業を!
これ一つで簡単に!

導入に関するお問い合わせ

資料請求無償トライアル

電子データで受け取った請求書の保存方法

電子データとして保存する方法

PDFをはじめ、電子取引※で授受した請求書は紙で保存できず、電子データのまま保存する必要があります。 2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法によって、電子データで受領した請求書、領収書などは紙での保存が禁止されました。 ※「電子取引」とは、紙ではなく電子データで授受した取引情報のことです。