インボイス対策ガイドブック|インボイス制度・電帳法対応の電子取引、電子データ保存ならClimberCloud(クライマークラウド)
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インボイス対策ガイドブック

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本記事は2023/07/13に更新しております。
インボイス制度対応 正確にできているか不安・・・部署別対応表も!これひとつでやること全部チェックできます!

01

インボイス制度とは?

インボイス制度とは、適正な消費税の仕入税額控除を行うため、新形式の請求書(適格請求書)発行が義務付けられる制度です。

インボイス制度とは

インボイス制度

• 適正な消費税の仕入税額控除を行うことを目的とした制度で、2023年10月1日からから始まる消費税の新制度

適格請求書を発行して保存する必要があり、本方式に則らない場合には消費税の控除を受けることができない

「登録申請の受付開始2021年10/1 登録申請の受付期限2023年9/30 インボイス制度運用開始2023年10/1

適格請求書とは

適格請求書とは、売手が買手に対し正確な適用税率や消費税額等を伝えるための請求書です。

6つの適格請求書への記載項目
① 適格請求書発行事業者の指名、または名称及び登録番号
② 取引年月日
③ 取引内容(取引が軽減税率の対象品目である場合には、その旨を記載)
④ 税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率*
⑤ 税率ごとに区分した消費税額等*
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

*:8%/10%の区分を明記する必要あり

仕入税額控除とは

仕入税額控除とは、同一商品における重複徴税を防止する制度です。

「インボイス制度未対応の場合
注意:インボイス制度対応を行わない場合 インボイス制度未対応だと売上先(買手)にインボイスを交付できないため、
インボイスを受け取れなかった売上先は仕入税額控除ができず、納付税額が大きく計算される
「インボイス制度対応の場合

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02

インボイス制度と電子帳簿保存法の関係

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法= 「インボイスの保存に関わる法律」

原則紙での保存が義務づけられている帳簿書類について一定の要件を満たした上で電子データによる保存を可能とすること及び、電子的に受領した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

紙の請求書の保存方法

紙の請求書の保存方法

電子請求書の保存方法

電子請求書の保存方法

インボイス制度導入によるWeb請求化のニーズの高まり

請求業務を紙媒体で運用することの課題は多岐に渡り、インボイス制度の導入により運用の煩雑性は増大するため、Web請求化のニーズが高まっています。

インボイス制度導入による業務負担

• 2019年から導入された、現行の区分記載請求書等保存方式は8%、10%といった税率ごとの合計金額の記載が必要

• 加えて、2023年より「適格請求書等保存方式」への変更により以下対応が追加で必要となる

・“発行事業者の名称”、”登録番号の記載”
・全適格請求書の7年間の保管

請求関連業務の煩雑化でWeb請求化へのニーズが高まる

• 紙媒体で問題ないものの、膨大な量の請求書における、データ照合や税率計算を手作業で行うことは非常に煩雑

• そのため、請求書を電子化することで、効率化・保存コストの低減に繋げるニーズが高まる見込み

請求関連業務の煩雑化でWeb請求化へのニーズが高まる

受領側としての電子化対応が必要に

インボイス制度への対応で取引先も請求書の電子化が進むため、受領側も電子データでの保存が必要になり、電子データで受領ができる状態(Web請求化)へ対応する必要があります。

Point

2024年1月1日から、電子データでやりとりした請求書等の書類に関しては、電子でのみ保存が認められる

インボイスを電子データで送付する場合のやりとり

インボイスを電子データで送付する場合のやりとり

Web請求化のメリット

請求書の発行のみでなく、送付/受領、保存/管理など関連するオペレーションをデジタル化・自動化することでコストを低減可能な点にあると考えられるため、インボイス対応とセットで対応することをおすすめします。

保存/管理

紙運用の場合の課題

  • • 紙の請求書を紙で保存、電子請求書を電子で保存しようとすると二重管理になってしまい、業務が複雑化してしまう
  • • 保管場所の確保が大変、また書類の検索が難しい
  • • コンプライアンス上の問題がある(紛失リスク等が存在)
  • • リモートでの作業ができない

Web請求化のメリット

  • 請求書の発行や受領と同時に書類の保管が可能
  • 物理的な保管場所が不要で書類の検索が容易且つ紛失などのコンプライアンスリスクが低減可能
  • (保存/管理以外も含め)リモートでの作業が可能

送付/受領

紙運用の場合の課題

  • • 郵送や受領の工数/コストがかかる
  • • 届いたかどうかの確認ができない(再送ができない)
  • • 取引先から電子での送付を要求されることがある

Web請求化のメリット

  • 郵送や受領の工数/コストがかからない
  • 送付/受領状況のトラッキングが可能(且つ再送処理なども簡易的に可能)

確認/修正

紙運用の場合の課題

  • • 発行時・受領時にかかわらず、登録番号や税率区分など、適格請求書の記載内容に相違がないか確認することが必要
  • • 紙の場合での確認は修正時の負担が大きい

Web請求化のメリット

  • 自動的な運用が可能となり、必要以上の確認作業が不要に
  • 書類に不備があった際の修正作業も簡易的に実施可能
「受領電子データの保存」+「Web請求化のメリット」という2つの観点から、
インボイス対応と合わせてWeb請求化に対応することをお勧めします。

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03

インボイス制度対応ステップ

インボイス制度への対応は大きく分けて4つのステップがあります。
方針を決めるところから運用定着までを分解し、適切な対応ができるように整理を行いましょう。

STEP1. 事前準備

方向性とスケジュールを決める

インボイス対応の方針策定

適格請求書に対応したフォーマット変更や、請求書の発行方法/受領方法(保存方法)の決定を行う

・はじめに必ず「現状把握」を行う

インボイス制度への対応は請求書の発行だけでなく、受領や保存、それに付随するシステムの改修など場合によっては時間がかかってしまうケースもある。 電子データで請求書をもらっているか、どのように請求書を保存しているか、現在利用しているシステムで対応が可能なのか、など事前に確認しておく。

はじめに必ず「現状把握」を行う
・定めておくべき「対応方針」
01.請求書の発行方法
・現在の発行や送信方法を見直す
・現在のやり方で対応する
02.請求書の受領方法
・事業者番号の確認に関する方針を決める
・電子受領の検討をする
・誰がどのように受領するかを明確にする
・事業者番号の確認に関する対応方針を決める
・電子での受領が出来る状態に変えていく
03.請求書の保存方法
・電帳法に対応した請求書の保存体制を構築する
・インボイス対応後に電帳法に対応した請求書の保存体制への切り替えを検討する
・請求書以外の情報も電子で保存できるようにする
・現在のやり方で対応する
04.システムの対応方針
・可能な限り既存システムを改修して対応する
・やりたいことを整理してベストな運用を再検討する
・どのように進めるのが良いか分からないため、相談から始める
電子保存要件の把握

インボイス受領時インボイス制度施行に伴い請求書の電子取引化が進むと想定されるため、電子保存要件の把握を行う

01.電磁記録について下記措置のいずれかへの対応
  • タイムスタンプが付された後にインボイスの授受を行うこと
  • 授受後7営業日以内にタイムスタンプを付すこと(事務処理規程を定めている場合は、2ヶ月+7営業日以内)
  • データの訂正・削除の記録が残る、または訂正・削除ができないクラウドシステム等を使用すること
  • 正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を定め、当該規定の保存及び規定に沿った運用を行うこと
02.保存期間
  • 適格請求書の発行側は控えを、受領側は原本をそれぞれ7年間保存すること
03.システム概要書等の備え付け
  • インボイスの保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと
04.操作説明書の備え付け、ディスプレイ及び紙への出力性の確保
  • 電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタを備え付け、電磁的記録をディスプレイおよび書面に、整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できること
05.検索機能の確保
  • 取引年月日、その他の日付け、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定できること
  • 日付けまたは金額に関わる記録項目については、範囲指定して条件を設定できること
  • 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること(and検索) 
スケジュールの策定

インボイス受領時インボイス制度施行に伴い請求書の電子取引化が進むと想定されるため、電子保存要件の把握を行う

スケジュールの策定
Step1 | インボイス対応の方針策定
・請求書の発行
・請求書の受領
・請求書の保存
・システムへの対応
Step2 | 登録申請
※登録申請後の審査に2週間から1ヶ月半かかるため注意

取引先への通知・事業者登録番号の収集
Step3 | 業務の見直し/システムの見直し
⚫︎業務の見直し ・経理部(社内運用)
・システム部(システム)
・営業部(顧客)
・購買部(仕入先)
●システムの見直し ・STEP1で定めたシステムへの対応方針に沿って進める
Step4 | 運用定着・改善
STEP1-4を必ず2023年9月30日までに行う

STEP2.登録申請

事業者登録を行い通知を行う

申請書の作成

インボイスには紙で登録する方法と、e-TAXという国税庁が運営するインターネットのオンラインサービスから登録する方法の2種類がある

適格請求書発行事業者の登録申請書は、税務署に提出する必要がある。国税庁のWebサイトから「適格請求書発行事業者の登録申請書」をダウンロード後、印刷して必要事項を記入する。
※紙での手続き以外にも、インターネットでの手続きが可能

・紙での登録申請

国税庁のサイトから申請書のダウンロード
ダウンロードした書類データを印刷して必要項目を記載する。

適格請求書発行事業者の登録申請手続(国内事業者用)|国税庁

※紙の場合は国税庁に郵送で提出が必要

・インターネットでの登録申請

e-Taxソフト(WEB版)を利用し、
インターネットから登録申請を行うことが可能。

・登録申請時の流れ

01.e-Taxソフトからログイン
02.データの作成
03.データの送信
04.審査

e-Tax

e-Taxの利用可能時間
・火曜日~金曜日

※休祝日及び12月29日~1月3日を除く
※休祝日の翌稼働日は8時30分から

※インターネットの場合はデータ送信で国税庁へ送信される

国税庁への提出

申請書に必要事項を記入し国税庁に提出する。審査に通り、手続きが完了するとインボイス発行事業者となり、「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」で確認できるようになる

紙で申請を行う場合は、各地域のインボイス登録センターへ郵送し、インターネット場合は、e-Taxという国税庁が運営するオンラインサービスから申請が可能となっている。「インボイス発行事業者」となり、国税庁の「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」で登録情報が確認できるようになる。

・紙での登録申請

各地域のインボイス登録センターへ郵送し、審査を行う。2週間から1ヵ月半かかるため、余裕をもって早めの対応を行う。

※紙の場合は国税庁に郵送で提出が必要

e-Tax
・インターネットでの登録申請

e-Taxでデータの作成(申請書の作成)からデータの送信にて国税局への提出が一貫して行える。

e-Tax

e-Taxのダウンロードはこちら

登録完了
「インボイス発行事業者」となり、国税庁の「インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト」で登録情報が確認できるようになる。
取引先への通知

継続的に取引を行う企業や事業者に対して、インボイス発行事業者になった旨と登録番号を通知する

継続的に取引を行う取引先に対して、登録番号や交付・受領方法の連絡を実施する適格請求書発行事業者番号の通知と依頼を兼ねた文書を作成して送付するなど、取引先の登録状況も確認するようにする。

・通知する内容
  • 適格請求書発行事業者の氏名または名称
  • 登録番号

登録が終わり、税務署から登録番号の通知および公表が行われたら、継続的に取引を行う取引先に対して、登録番号を通知する。

・取引先へ通知する時の文章例

1. 弊社登録番号

TXXXXXXXXXXXX

頭文字がTの13桁の登録番号です。

2. 課税事業者のご確認及び
登録番号に関するご依頼

例文)
課税事業所の場合、貴社の適格請求書発行事業者登録番号を以下の問い合わせ先までご連絡お願いします

取引先への登録番号の通知とご依頼する文書例
取引先への登録番号の通知とご依頼する文書例

STEP3.業務フローシステムの見直し

システム含め運用体制を確認する

業務における変更点の確認

インボイス制度が開始後は、「保存・受領」に関する業務が増えるため、業務を負担する対応を検討しておく必要がある

スケジュールの策定
システムの見直し

適格請求書の発行が可能な請求書発行システム、電帳法対応の書類保存システムなどの検討をする

STEP1の「インボイス対応の方針策定」で定めたシステムに関する方針に則って、対応すべきシステムを明確にし、見直す観点の確認をする。
クラウドの普及によりAPIでの連携など、より良い運用・連携方法の検討も重要ではあるが、必ず対応しなければならないことに関しては、見直しが必要な項目を整理しておく。

・対応すべきシステム
  • 販売管理システム
  • 会計システム
  • 請求書発行システム
  • 請求書受領システム
  • 請求書保存システム
・見直す観点
・消費税8%・10%を分けて管理できるか
・適格請求書のフォーマットに沿って作成できるか
・電子データの保存ができるようになっているか

インボイス制度の対応に関する課題を解決するためにはシステム利用が有効。
請求書送付と受領の各フローで「見直す必要がある内容」と「見直した方が良い内容」を整理する。

請求書送付フロー
見直す必要がある内容
請求の種類・金額の確定
・消費税8%・10%を分けて管理できるか
請求書の作成/発行
・適格請求書のフォーマットに沿って作成できるか
請求書の送付
請求書の保存
・電子データの保存ができるようになっているか
入金管理/消込
見直した方が良い内容
請求の種類・金額の確定
請求書の作成/発行
請求書の送付
・WEB送付にシステムを切り替える
請求書の保存
・電子帳簿保存法に対応する
入金管理/消込
・入金データと仕訳データが自動化できる
・入金消込のシステムを導入する
請求書受領フロー
見直す必要がある内容
請求書受領
・事業者番号など適格請求書であるかの確認
請求書の保存
仕訳記帳
送金管理/消込
見直した方が良い内容
請求書受領
・相手の利用サービスに依存しない書類の一元管理
・WEBで受領ができる(システムに切り替える)
請求書の保存
・電子帳簿保存法に対応したシステムに対応する
仕訳記帳
・仕訳データ作成
送金管理/消込
・自動入金できる

STEP4.運用

運用を定着させバックオフィスDX実現のために改善する

運用定着・改善

社員に対してインボイス制度の基本を理解してもらい、スムーズに対応できるよう社内に周知する
システム間のAPI連携や、各書類の電子化を進める

スケジュールの策定
・運用定着のためのアクション例
  • 社員向けの説明会を実施する
  • マニュアルを作成して配布する
  • 相談窓口を設置する
  • 一部の部署で試行して評価する
  • 情報のレポートラインの整備
・バックオフィスDXの実現に向けて(改善)

インボイス制度への対応時に関わるDXは進めておきましょう

システム間でAPI連携をする
・現行システムとの連携
現行システムの請求書をPDF化し、取引先等のパラメータ情報を同時に連携することで、電子取引機能から各社へURLをメール発信し、請求書の閲覧やダウンロードを可能にします。
現行システムとの連携
・現行システムとの連携
現行システムから帳簿データをCSVデータで出力し、監視フォルダへ格納することでClimberCloudへ連携、電子帳簿保存法に対応した電子保管を可能にします。
現行システムとの連携
・現行システム(ワークフロー製品)との連携
コラボスタイル社のコラボフローとの連携事例。コラボフローで申請されたワークフローの承認添付書類がClimberCloudへ自動登録され、電子帳簿保存法に対応した保管を可能にします。
現行システム(ワークフロー製品)との連携
・保管文書との連携
現行システムからWebAPI連携することにより、ClimberCloudが保管している文書や対象データの抽出・ダウンロードが可能です。
保管文書との連携
独自開発をしているシステムと他サービスの連携による補完
現行システムの課題
● コスト(人件費/外注費)が高い
● 運用管理が煩雑になる
● 自社がやりたいことが実現できない
現行システムの課題
クラウドでAPI連携

● クラウドにより、追加開発コストを削減できる
● 運用管理の負担を軽減できる
● 自社がやりたいことが連携により実現しやすい

クラウドでAPI連携
請求書以外の電子化対応

バックオフィスDX領域

国税関係帳簿
国税関係帳簿
自己が発行した帳簿
・総勘定元帳
・仕訳帳
・その他補助簿
国税関係書類 - 決算関係書類
国税関係書類-決算関係書類
自己が発行した書類
・貸借対照表
・棚卸表
・損益計算書
・その他決算書類
国税関係書類 - 決算関係書類
国税関係書類-決算関係書類
自己が発行した書類の写し
・請求書控
・見積書控
・各種契約書
・領収書控
・注文書控
・その他準ずる書類
相手方から受領した書類
・請求書
・見積書
・各種契約書
・領収書
・注文書
・その他準ずる書類
電子取引
電子取引
国税関係書類以外の書類
・Web請求書
・FAX※PDF
・メール添付
・電子契約
インボイス制度への対応領域

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導入に関するお問い合わせ

04

インボイス制度導入のスケジュール

インボイス制度導入のスケジュール

*:2022年1月1日から2023年12月31日までの間において電子受領した請求書を保存要件に従って保存することができなかったことについて、やむを得ない事情があると認められ、かつ、その請求書について出力書面を提示または提出できる場合には、引き続き出力書面による保存が可能(令和4年度税制改正)

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06

ベンダー比較

Web請求サービスを取り巻く問題

サービスが多すぎて選択できない

問題
ツールが多過ぎて、自社がやりたいことがどのようにすれば実現できるのかがわからない
インボイス対応
インボイス対応
サービスが多くて選択できない
サービスが多くて選択できない
問題
安易にサービスを導入してしまうと、以下のような状態になってしまう
サービス導入時の失敗例
追加コストの発生
・機能追加やAPI連携をしようと思ったらオプションで思いのほか追加費用が発生してしまった
標準機能とオプション機能の認識の違いが起きやすいポイントのため要注意!
失敗してもすぐにやめられない
・一度導入してしまうと、最低利用期間があるため、問題があっても仕方なく運用でカバーをせざるを得ない
スモールスタートで徐々に対応を広げていけばよかった
法改正に対応できない
・新しい法制度等への対応がされず、追加でサービスを検討しなければならない
導入前にトライアルができない
・話だけを聞いて導入を決めたため、実際に使ってみると想像と違った
問題
Web請求サービスの乱立により、電子データの管理が煩雑になるため、担当者への負担が多くなる
担当者への負担が多くなる

Web請求サービス検討時の対応

無料トライアルの活用

サービス導入時の失敗例」でご紹介した通り、自社に適しているかどうかをあまり検討せずにサービスを導入した場合、失敗するケースも多く見られます。 そこで、無料トライアルを活用して、失敗しないための検討手順でサービスを選定するのが良いでしょう。

解決策
無料トライアルを実施して、自社が実現したい状態にすることが出来るのかを検証してみる
STEP1:ピックアップ
自社がやりたいことができそうな会社を数社ピックアップする
ピックアップ
STEP2:トライアル
無料トライアルの実施
・操作性の確認
・API連携
トライアル

Climber CloudでのAPI連携例

現行システムとの連携
現行システムとの連携
受領請求書の保管1
受領請求書の保管1
受領請求書の保管2
受領請求書の保管2
保管文書との連携
保管文書との連携
STEP3:検証
実現したいことが本当にできるか検証した上で選定する
検証

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07

ClimberCloudとは

ClimberCloudとは

バックオフィス※業務のデジタル変革(DX)を支援する、
電子帳簿保存法完全対応の
クラウド型
Web請求/電子帳簿保管サービス

ClimberCloud

※バックオフィス業務とは経理や総務、人事、法務、財務などといった直接顧客と対峙することの無い社内向け業務全般を行う職種や業務のこと

ClimberCloudが提供するサービス

ClimberCloudは、3つのサービスでバックオフィス業務のデジタル変革を支援します。

01.Web請求サービス (書類送付)

• 請求書などのClimberCloud上に保存された書類を、取引先へメール送信が可能
• ワークフローや自動連携オプションの利用により自動送付も可能

Web請求サービス(書類送付)
Web請求機能について

02.データ保管サービス(電帳法対応)[ 自社による保存機能 ]

• 会計帳簿、決算関係書類、取引関係書類(自·他社発行)などの電子保存が可能
• 各電子帳簿保存法の要件を充足

データ保存サービス(電子帳簿保存法対応)[ 自社による保存機能 ]
電子データ・電子取引対応保存機能について

03.データ保管サービス(電帳法対応)[ 他社による保存機能 ]

• 受領用URLを発行し、取引先が当該URLに書類を格納
• 相手の利用サービスなどに依存せず書類の一元管理が可能
• URL発行は取引先あたり初回のみのため、運用も簡単

データ保存サービス(電子帳簿保存法対応)[ Web受領サービス(書類受領) ]
電子データ・電子取引対応保存機能について

導入企業様におけるClimberCloudの利用メリット

01
ClimberCloud一つで実現可能!
  • 1.

    インボイス制度&電子帳簿保存法対応した書類の電子保存
  • 2.

    Web請求・Web受領
02
ClimberCloud一つで
各種JIIMA認証取得済
法要件に対応した
電子書類データの一元管理が可能
03
少額から始められる
無駄のない従量課金制
04
API・自動登録
ツールでデータ連携が
スムーズ!
05
トライアル期間あり
無料でお試し!
ClimberCloudで電子保管が可能な帳票
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