Web請求/Web受領サービスを始めるべき理由

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類を紙ではなく電子データで保存可能とする法律のことです。
2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されましたが、宥恕(ゆうじょ)期間が終了する2024年1月からは電子取引(インターネット取引や電子メールによる取引等を指す)で扱った電子データの紙保存は禁止され、電子データのまま保存することが義務付けられます。

インボイス制度

2023年10月から導入されたインボイス制度とは、課税事業者が「登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」の一定の事項が記載された適格請求書(インボイス)を保存することで、仕入税額控除の適用を受けられる制度のことです。

適格請求書(インボイス)は紙・電子データのどちらによる交付も認められていますが、国税庁のHPでは電子帳簿保存法に基づいた保存の検討が推奨されています。

Web請求/Web受領とは請求書や領収書を電子データでやり取りする方法のことで、メールや専用のシステムを利用して請求書を送受信します。
従来の紙の書類でのやり取りにおけるさまざまなデメリットを解消でき、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応に有効なだけでなく、業務全体の効率化や働き方改革が期待できます。

時間・費用が削減できる

Web請求/Web受領サービスを使って電子データで請求書を交付する場合、わずか数分で取引先に請求書を届けることができます。
今まで紙の請求書を交付する際に作成・郵送から取引先が受領するまでにかかっていた時間がぐっと短縮できるのです。また、紙の請求書を郵送する為に必要だった印刷代や郵送代といった費用も削減できます。

紛失・破損など、税務上のリスクを軽減できる

紙の請求書には紛失・破損のリスクが付きまといます。 電子帳簿保存法やインボイス制度では、長期にわたっての書類保存が求められる為、紛失・破損のリスクが少ない電子データで保存することは心的負担も軽減できます。

請求書の保存・検索・管理が簡単にできる

紙の請求書を保存する場合、ファイリングやデータ入力等さまざまな作業に時間と労力を費やします。
しかし、Web請求/Web受領サービスで保存する場合は請求書のフォルダ分けやデータ入力を簡単に行うことができる為、業務負担の軽減が期待できます。
また、電子データで保存を行う場合、キーワード検索や関連書類を紐付けての管理も容易になる為、請求書を探す際にも手間がかかりません。

電子帳簿保存法とインボイス制度に対応できる

インボイス制度では適格請求書(インボイス)を紙・電子データのどちらで交付することも認められていますが、電子取引にあたる方法で交付された場合、電子帳簿保存法に基づいて電子保存することが義務付けられます。
紙の書類での保存を続けていた場合、取引先からの適格請求書(インボイス)が電子取引で交付された際に管理方法が混在してしまいますが、Web請求/Web受領サービスによる管理へいち早く移行し一元化しておくことで、スムーズに対応することができるのです。

Web請求/Web受領を始めるには、主に以下の2つの方法があります。

自社でシステムを構築する

自社でシステムを構築する場合、リソースを占有でき、自社のニーズに合わせて柔軟なカスタマイズを行える点がメリットです。
しかし、その反面リソースを確保する為の初期費用やランニングコストがかかったり、セキュリティ対策やバージョン管理といった運用・保守の作業もすべて自社で担う必要がある等、負担の大きさが懸念されます。

クラウドサービスを利用する

クラウドサービスを利用する場合、初期費用やランニングコストを抑えて導入できる点がメリットです。
導入のハードルが低い為、継続して利用できそうなサービスか、実際に操作を試しながら検討することができます。

自社のニーズに対応しているサービスを選ぶ

現在Web請求/Web受領機能を提供しているサービスはさまざま存在しています。
自社の業務内容や取引先とのやり取りの方法を考慮しつつ、適切なサービスを選ぶことが大切です。

インボイス制度への対応が充実しているサービスを選ぶ

適格請求書(インボイス)は通常の請求書に比べ、確認すべき項目が増えています。
また、取引先からの請求書を登録番号の有無で区分して管理できるようにすることも重要です。
適格請求書(インボイス)の確認・管理をよりスムーズに行えるサービスであるかにも着目してみましょう。

Peppolに対応しているサービスを選ぶ

Peppolとは、電子文書をネットワーク上でやり取りする為のグローバルな標準規格のことです。
Peppolに対応しているサービスで請求書のやり取りを行う場合、受領後の手作業やチェック等を全自動化できる為、さらなる業務効率化が見込めます。

今後Peppolのやり取りが普及した場合、会社間で別々のWeb請求/Web受領サービスを使っている場合の懸念点にも対応できると予想される為、あらかじめPeppolに対応しているサービスを選んでおくこともおすすめです。

電子帳簿保存法に続きインボイス制度が始まり、今までと同じやり方では対応に追われる問題が出てきました。
紙の書類で行っていたやり取りを見直して、Web請求/Web受領サービスを利用してみましょう。
まずはWeb請求/Web受領機能両方に対応しているクラウドサービスでスモールスタートし、運用しながらさらに検討を進めていくのがおすすめです。

以下のようなことを検討中の場合、ぜひWeb請求/Web受領サービスを始めてみましょう！

• 請求書のやり取りを効率化・省力化したい方(業務効率化を図りたい方)
• ペーパーレス化を推進したい方
• 紙の保管・郵送等の経費削減をしたい方
• インボイス制度・電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスをお探しの方