システムリプレースの進め方｜「入れ替えるだけ」で終わらせない判断基準と事例

1. 範囲は「全部替える」「一部だけ替える」「残してつなぐ」の3つから選ぶ
2. 入れ替えるだけで終わらせず、業務の流れを見直す機会にする
3. 新旧を並走させるなら、始める前に終わりの期限を決める
4. 兼務の少人数でも、ベンダーの支援とマニュアル整備で回せる

まずは、システムリプレースについて基本的なことを整理しましょう。

意味と「リプレース」「リプレイス」の表記

システムリプレースとは、使っているシステムを新しいシステムに置き換えることです。英語の replace（取り替える）から来た言葉です。

 

「リプレース」と「リプレイス」は同じ意味で使われており、どちらも誤りではありません。本記事では「リプレース」に統一します。

 

置き換える対象は、サーバーなどの機器の場合もあれば、業務ソフトやクラウドサービスの場合もあります。本記事では、経費精算や書類の保存など、業務で使うシステムの入れ替えを中心に扱います。

マイグレーション・更改との違い

似た言葉に「マイグレーション」と「更改」があります。使われ方には幅がありますが、おおむね次のように区別されます。

 

用語	主な意味	主に変わるもの
リプレース	今のシステムを、別の新しいシステムに置き換える	システムそのもの（製品・仕組み）
マイグレーション	今のシステムやデータを、別の環境へ移す	動かす環境（OS、クラウドなど）
更改	同じシステムの機器やバージョンを新しくする	機器・バージョン

 

業務部門にとって大切なのは、言葉の違いより「操作や業務の流れが変わるかどうか」です。リプレースは操作も流れも変わることが多いため、業務の見直しとセットで考える必要があります。

リプレースを検討するきっかけ

きっかけは、保守期限や老朽化だけではありません。本記事で取り上げる事例では、次のような理由が挙がっています。

 

1. 使っている会計システムが、クラウド版へ切り替わることになった
2. 法改正への対応で、紙で保存していた書類を電子で保存する必要が出た
3. テレワークを進めたいのに、紙を確認するための出社が残っていた

 

アルプスファイナンスサービス様では、2020年夏に会計システムをオンプレミス版からクラウド版へ切り替えることが決まりました。同社はこれを機に、ワークフロー全体の最適化に着手しています（取材当時）。

 

「仕方なく替える」きっかけでも、業務を見直す機会として使えるかどうかで、得られる成果は大きく変わります。

リプレースは、導入後に失敗だったということも珍しくありません。理由はいつかありますので、以下では、その理由を解説します。

今の業務をそのまま新しいシステムに移してしまう

よくあるのが、業務の流れを変えずにシステムだけを新しくするパターンです。この場合、見えにくいところに手作業が残ります。

 

アルプスファイナンスサービス様は、経費精算の申請だけをペーパーレスにしても、原紙の保存義務があるため、書類整理のために社員が出社して作業を行う業務が残ると気づきました。申請の電子化だけでは課題の先送りにすぎない、という判断です（取材当時）。

 

そこで同社は、申請から書類の保存までを電子化できる組み合わせを選びました。入れ替える対象を「申請システム」ではなく「業務の流れ」で考えたことが、書類整理のための出社をなくす結果につながっています。

費用と範囲の感覚がつかめないまま製品を探す

範囲を決めずに製品を探し始めると、見積もりの大きさに戸惑うことがあります。

 

従業員10名（2021年9月末時点）のKK企画様は、書類の電子保存に対応した製品を調査して、順に問い合わせました。1社目は契約だけで数百万円、2社目は運用予算が数千万円規模という提案でした（取材当時）。

 

同社は4社目に問い合わせた製品で、2回のテレビ会議を経て採用を決めています。自社の規模で必要な機能はどこまでか。それを先に決めておけば、候補を早く絞り込めます。

トライアルや移行準備を軽く見る

無償トライアルは、使い勝手を確かめるだけの場ではありません。本番の設定を試す場でもあります。

 

KK企画様はトライアル終了時に「きれいな状態で始めたい」と考え、設定済みの環境を消去しました。その結果、正式契約後にゼロから設定し直すことになったと振り返っています（取材当時）。

 

トライアルで作った設定を本番に引き継げるかは、事前に確認しておきましょう。

リプレースの範囲は、次の3つのどれに当たるかで考えると整理しやすくなります。

 

 

今のシステムへの不満が「操作や機能そのもの」なのか、「一部の機能」なのか、「システム同士の受け渡し」なのかで、取るべき範囲が変わります。

 

全部替える：
操作や機能そのものに大きな不満がある場合。業務フローごと見直す前提で進めます

 

一部だけ替える：
課題が「書類の保存・検索」や「法対応」など一部に限られる場合。使い慣れたシステムは残し、足りない機能を追加します

 

残してつなぐ：
それぞれのシステムに不満はなく、受け渡しに手作業が残っている場合。連携の仕組みで業務を流します

 

ブリヂストン化工品ジャパン様は、経費関連の申請・承認にナルボ社の『ワークフローEX』をすでに使っていました。同社はワークフローを残したまま、経費精算書類の保存だけを紙から電子へ移す方針を取りました（取材当時）。

 

フォーバルテレコム様も、2020年夏に導入したワークフロー「コラボフロー」を活かしたまま、書類の保存機能を連携で追加しています。すべてを内製するのは負荷が高すぎると判断し、開発不要の連携アプリを選びました（取材当時）。

 

全部を替える判断は、現場が操作を覚え直す負担も大きくなります。まず「残せるもの」を探すことが、リスクを抑える第一歩です。

 

---

監修者のコメント
リプレースの費用というと、ライセンス料や開発費に目が向きがちです。見落とされやすいのは、現場が操作を覚え直す時間です。替える範囲が広いほど、この負担は大きくなります。「替えなくてよいもの」を先に決めることは、費用だけでなく現場の負担を抑えることにもつながります。

---

 

次からは、どのように移行していくのか、並走期間はどれくらい必要なのかを解説します。

主な移行方式と向いている場面

新しいシステムへの切り替え方には、主に次の4つの方式があります。

 

方式	進め方	向いている場面	注意点
一括移行	決めた日に、全体を一度に切り替える	利用者や対象業務が少ない	問題が起きると影響が全体に及ぶ
段階移行	業務や機能ごとに、順番に切り替える	対象業務が多く、一度に止められない	完了まで時間がかかる
並行移行	新旧を同時に動かし、結果を比べてから切り替える	ミスが許されない業務	二重運用の手間とコストがかかる
パイロット移行	一部の部署で先に始め、問題がなければ広げる	部署によって使い方が違う	先行部署の結果が他部署に当てはまるとは限らない

 

最初の判断材料は、業務を止められる期間がどれくらいあるかです。経費精算や書類の保存のように毎日発生する業務では、並行移行や段階移行を検討するのが現実的です。

並走期間は「終わり」を決めてから始める

並行移行の弱点は、二重運用が長引きやすいことです。安全のつもりで紙と電子を両方続けると、現場の手間はかえって増えます。

 

アルプスファイナンスサービス様は2021年11月に運用を始め、最初の2カ月は紙と電子を併用しました。そのうえで、2022年1月に電子へ一本化しています（取材当時）。併用を2カ月に区切ったことで、二重運用を長引かせずに切り替えています。

 

並走を始める前に、「いつまでに」「どの条件を満たしたら」一本化するかを決めておきましょう。

 

---

監修者のコメント
並走期間は「長いほど安全」というものではありません。期限のない並走は、現場に「旧システムに戻ればよい」という逃げ道を残し、新しい運用が定着しにくくなります。期限と一本化の条件を、関係者と最初に合意しておくことが大切です。

---

 

ここまでの判断を、実際の進め方に落とし込むと次の6ステップになります。各ステップの下に、事例から見えた判断点を添えています。

 

 

目的の確認から一本化・定着までの流れです。上段が作業、下段がそのステップで決めておきたい判断点です。

目的と「替えない範囲」を決める

まず、何のために入れ替えるのかを言葉にします。「保守期限」「法対応」「テレワーク」など目的が決まれば、残すものと替えるものも見えてきます。

 

期限がある場合は、そこから逆算して計画を立てます。フォーバルテレコム様は、2020年9月に経理部から2021年4月の運用開始を求められました。そこから逆算し、10月に開始、12月に税務署へ申請、2021年4月に本運用を始めています（取材当時）。

 

なお、同社が対応した当時は、書類の電子保存に税務署長の事前承認が必要でした。令和3年度の税制改正で、この事前承認制度は廃止されています（令和4年1月1日施行。出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」）。

現場の声を聞いて要件をまとめる

要件は、情報システム部門だけで決めないことが大切です。実際に使う部署に、今の困りごとをヒアリングします。

 

ブリヂストン化工品ジャパン様は、経理・購買・リスク管理の各部門にヒアリングしました。その結果、紙では書類を探すのに大きな手間がかかっていること、部署によって検索に使う項目が違うことがわかりました（取材当時）。

 

書類番号で探す部署もあれば、経費項目や申請者名で探す部署もあります。そこで同社は「検索項目を自由に設定できること」を最大の要件にしています。

候補を比較し、トライアルで確かめる

候補は複数を比べます。アルプスファイナンスサービス様は、会計システムメーカーの製品や広告で知名度のある製品など、3〜4製品を比較しました（取材当時）。

 

トライアルでは、使う部署にも触ってもらうことが有効です。ブリヂストン化工品ジャパン様は関連部署にも試用環境を用意し、検索のしやすさや使用感、改善の意見を集めました。あわせて、部署・役職・担当業務ごとの閲覧権限が要望どおり設定できるかを重点的に確かめています（取材当時）。

設定とユーザー説明会で準備する

製品が決まったら、マスタなどの設定と、使う人への説明を進めます。アルプスファイナンスサービス様は2021年6月から2カ月でマスタを設定し、9月末にユーザー説明会を開きました（取材当時）。

 

説明会は、操作を教えるだけでなく「なぜ変えるのか」を伝える場でもあります。目的が共有されていると、切り替え後の問い合わせや反発を抑えやすくなります。

テスト運用と並走で確かめる

本番の前に、実際の業務でテスト運用をします。アルプスファイナンスサービス様は約1カ月のテスト運用を経て、2021年11月に運用を始めました。フォーバルテレコム様も2021年3月に仮運用し、4月に本運用へ移っています（いずれも取材当時）。

 

並走する場合は、前の章で触れたとおり、一本化の期限と条件を先に決めておきます。

一本化して定着させる

一本化した後も、問い合わせへの対応と使い方の案内を続けます。ここで手を抜くと、せっかくの新しい仕組みが使われなくなります。

 

ブリヂストン化工品ジャパン様では、動画付きのマニュアルが整っていたため、操作の質問やサポート依頼が少なく済みました。社内の窓口となるICTインフラ課の負荷も大きく減ったと評価しています（取材当時）。

リプレースには専任チームが必要だと思われがちです。しかし事例を見ると、兼務の少人数で進めた企業もあります。

 

アルプスファイナンスサービス様では、メイン担当は1名で、通常業務と兼務していました。さらに途中で担当者が交代しています。新しい担当者は、提案元であるグループ会社ALSIのフォローで知識を身につけました（取材当時）。

 

少人数で進めるときは、次の3点を意識すると負担を抑えられます。

 

1. ベンダーやパートナーに頼める範囲（設定支援、問い合わせ対応、教育）を契約前に確認する
2. 設定内容と判断の理由を記録に残し、担当交代に備える
3. マニュアルや説明会で、使う人が自分で解決できる状態をつくる

 

アルプスファイナンスサービス様では、運用開始後のユーザーからの問い合わせも、丁寧に説明することで落ち着いたといいます。同社は今後、社内のサポート体制の充実やチュートリアルの活用も進める考えです（取材当時）。

 

---

監修者のコメント
ベンダーに任せてよいのは「作業」であって「判断」ではありません。何を替え、何を残すか。いつ一本化するか。この2つは、少人数であっても社内で決めるべきことです。判断の軸さえ社内にあれば、作業の多くは外部の力を借りて進めることができます。

---

 

ここからは、本記事で取り上げた4社の取り組みを、課題・打ち手・結果の順に整理します。4社とも、NTTデータビジネスブレインズが提供する請求書クラウド「ClimberCloud（クライマークラウド）」を導入した企業です。

 

ClimberCloudは、請求書の保存、受領、送付を行うためのクラウドサービスです。JIIMAの電子取引ソフト・電帳法スキャナ保存ソフト・電子帳簿ソフトの各法的要件認証を取得しています。料金は月額900円からの基本料金に、利用状況に応じた従量課金を加える形です（最新の料金は料金ページをご確認ください）。

アルプスファイナンスサービス様：会計システムの切替を機にワークフローを最適化

アルプスファイナンスサービス様は、アルプスアルパイングループで金融・保険・不動産などを担う企業です（従業員95名、2022年3月末時点）。

 

課題：
会計システムのクラウド版への切替が決まり、コロナ禍でテレワークの必要性も高まっていました。しかし既存の経費精算システムでは電子帳簿保存法への対応が難しく、申請だけ電子化しても書類整理の出社が残る状態でした。

 

打ち手：
3〜4製品を比較し、グループ会社ALSIが提案した『BIZUTTO（びずっと）経費』とClimberCloudの連携を採用しました。ClimberCloudについては、JIIMA認証、低コスト、検索機能の充実を評価しています。

 

 

2021年4月の検討開始から、2022年1月の電子への一本化までの流れです。最初の2カ月は紙と電子を併用しました。

 

結果：
経理の確認のためだけの出社が不要になり、すべての業務をテレワークで対応することも可能になりました。細かい検索条件で、目的の書類をすぐに探せるようになっています。

 

読者への示唆：
システムの切替は、業務の流れを見直す好機です。並走の期間を区切れば、兼務1名の体制でも、2021年4月の検討開始から2022年1月の一本化まで進められることを示しています。

 

詳しくはアルプスファイナンスサービス様の導入事例をご覧ください。

ブリヂストン化工品ジャパン様：使い慣れたワークフローは残し、保存だけを替える

ブリヂストン化工品ジャパン様は、ブリヂストンの産業・建築資材の販売・施工を担う企業です（従業員758名）。

 

課題：
経費関連の申請・承認には『ワークフローEX』を導入済みでした。同社は2024年からの電子帳簿保存法への本格対応を見据え、経費精算書類を紙保存から電子保存へ移す方針を立てました。検討を始めたのは2022年6月頃です（取材当時）。

 

なお、メールなどで受け取った電子取引データを紙に印刷して保存できる宥恕措置は、2023年12月31日で廃止されています（出典：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」）。

 

打ち手：
ナルボ社に「ワークフローEXと最も相性がよく、自社の使い方に合う製品」を相談し、推薦されたClimberCloudを検討しました。WebAPIが公開され、試用環境も用意されていました。関連部署も巻き込んでトライアルを行い、2022年9月に導入を決定、2023年1月に本稼働しています。

 

結果：
経理・購買・リスク管理の各部門から、検索したい項目ですぐ探せて業務効率が大きく上がったという声が上がりました。紙の使用量が大きく減り、申請書を印刷・保存するための出社も不要になっています。続けて取り組んだWeb請求の仕組みは、取引先への説明に時間をかけたうえで2024年5月に稼働しました。

 

読者への示唆：
既存のワークフローを残し、足りない保存機能だけを替えることで、現場の操作を大きく変えずに電子化を進められます。

 

詳しくはブリヂストン化工品ジャパン様の導入事例をご覧ください。

フォーバルテレコム様：期限から逆算し、開発しない連携で間に合わせる

フォーバルテレコム様は、通信サービスや業務支援ソリューションを提供する企業です（従業員83名、2021年3月末時点）。

 

課題：
2020年夏に受領請求書の回覧・承認のためワークフロー「コラボフロー」を導入しました。9月に経理部から、電子帳簿保存法にも対応させて2021年4月から運用したいと要望を受けます。当時の要件では、2020年12月末までに税務署への申請が必要でした。スケジュールに余裕がなく、すべて内製するのは負荷が高すぎるうえ、電子帳簿保存法の知識も不足していました。

 

打ち手：
コラボスタイルとストラテジットが開発した連携アプリ「コラボフロー for ClimberCloud」を採用しました。Web管理画面の設定だけで連携でき、スクラッチ開発は不要です。電子帳簿保存法の対応実績が多いコンサルタント（TOMAシステムコンサルタンツ）の紹介も受けました。

 

結果：
2020年10月にプロジェクトを始め、2021年4月に本運用へ移りました。受領請求書の処理が電子化され、業務効率が大きく向上しています。経理スタッフからは、毎日出社しないと業務が終わらなかった状態から、週2回程度の出社で対応できるようになったという声が出ています。

 

読者への示唆：
期限があるときほど、作り込まずに既存の部品を組み合わせる判断が効きます。なお、当時必要だった税務署への事前承認は、現在の制度では不要です。

 

詳しくはフォーバルテレコム様の導入事例をご覧ください。

KK企画様：小規模企業が費用とトライアルで学んだこと

KK企画様は、食料品の企画・開発・製造・販売を行う企業です（従業員10名、2021年9月末時点）。

 

課題：
国税関係帳簿書類を7年間保存するためにトランクルームを2つ借りていましたが、それでも保管場所が足りませんでした。月末のファイリング作業も、働き方改革を圧迫していました。

 

打ち手：
税理士から入手したJIIMA認証製品の一覧（34製品）をもとに、目についた順に問い合わせました。2020年6月、4社目として問い合わせたのがClimberCloudです。月額基本料金の低さと従量課金、トライアルで実感した使いやすさとサポートを評価しています。当時の制度ではスキャナ保存に事前の申請が必要で、承認まで3カ月かかったため、その期間をトライアルにあてました。2020年8月に正式契約、9月にテスト運用、10月に本格稼働しています。

 

結果：
以前は月末に何百枚もの書類に穴をあけて綴じ、索引を付けてキャビネットに保存するまで3日かかっていました。導入後は、スキャンしたPDFをアップロードするだけになり、週3日のテレワークも実現しています。

 

読者への示唆：
小規模企業ほど、必要な機能と費用の上限を先に決めておくと選定が早く進みます。また、トライアル環境の設定は本番に引き継ぐ前提で扱うのが安全です。

 

詳しくはKK企画様の導入事例をご覧ください。

 

今のシステムを残すか、替えるか。範囲の整理から相談したい方へ。ClimberCloudのサービス紹介資料では、既存のワークフローや会計システムと組み合わせた使い方と、料金体系を紹介しています。

 

---

▶ClimberCloudのサービス紹介資料をダウンロードする

---

 

ここでは、システムリプレースを検討するときに出てきやすい疑問に、本記事の内容と事例をもとにお答えします。

リプレースとリプレイスは、どちらが正しいですか？

どちらも英語の replace をカタカナにしたもので、同じ意味で使われています。社内やベンダーとの間で表記を統一しておけば、どちらを使っても問題ありません。

リプレースとマイグレーションの違いは何ですか？

リプレースはシステムそのものを別の新しいシステムに置き換えること、マイグレーションは今のシステムやデータを別の環境へ移すことを指すのが一般的です。基幹システム全体の移行を検討している場合は、マイグレーションの解説記事（Slopebase）も参考になります。

新旧の並走期間は、どれくらい取ればよいですか？

業務の内容によるため一律には言えません。大切なのは、始める前に期限と一本化の条件を決めることです。本記事の事例では、紙と電子の併用を最初の2カ月とし、その後に一本化しています。

情報システム部門が少なくても進められますか？

進められます。事例では、メイン担当1名が通常業務と兼務し、途中で担当交代がありながらも、ベンダーの支援を受けて一本化まで進めています。頼める範囲を契約前に確認し、設定の記録を残しておくことがポイントです。

トライアルでは何を確認すればよいですか？

使い勝手に加えて、実際に使う部署での検索のしやすさ、権限の設定、本番への設定の引き継ぎ可否を確認します。関連部署にも試用してもらうと、要件の抜け漏れに気づきやすくなります。

システムリプレースは、古いものを新しいものに入れ替えるだけの作業ではありません。業務の流れを見直し、手作業や出社を減らす機会です。

 

成果を出すには、まず「何を替えないか」を決め、範囲を「全部替える」「一部だけ替える」「残してつなぐ」から選びます。そのうえで移行方式を選び、並走するなら期限を先に決めます。

 

体制は兼務の少人数でも組めます。判断の軸を社内に持ち、作業はベンダーやパートナーの支援を活用しましょう。事例の企業も、そうして一本化と定着まで進めています。

 

既存システムを活かしたまま、書類の保存や受け渡しの部分から入れ替えたい方へ。他社サービスからの移行や、既存システムとの連携を含めてご相談いただけます。

 

---

▶資料請求・無償トライアル・導入に関するお問い合わせ

• ---

   

 

基幹システムの段階的な刷新や、全社のワークフロー整備まで視野に入れる場合は、姉妹サービスのノーコード・クラウドデータベース「Slopebase（スロープベース）」もあわせてご覧ください。

 

出典（本記事で紹介した導入事例）

• 導入事例／アルプスファイナンスサービス株式会社 様
• 導入事例／ブリヂストン化工品ジャパン株式会社 様
• 株式会社フォーバルテレコム 様 導入事例
• KK企画株式会社 様 導入事例

 

本記事の内容は執筆時点の情報に基づいています。法令・制度の取り扱いや製品の仕様・料金は変更される場合がありますので、最新情報は各公式情報をご確認ください。導入事例の内容は各社取材当時のものです。