システム連携とは？基幹を改修せずにつなぐ方式の選び方を4社の事例で解説

システム連携の方式は、技術の新しさで選ぶものではありません。つなぎたいシステムを改修できるか、そして作った仕組みを誰が保守するかで決まります。

 

1. 相手のシステムにAPI（外部から呼び出せる窓口）があれば、API連携が第一候補
2. 改修できなくても、PDF・CSV・画面操作を使えば業務はつなげる
3. 既存のクラウドサービス同士なら、開発不要の連携アプリがないか先に探す
4. 作る人と、止まったときに気づく人を決めてから始める

まずは、システム連携の意味と、つながっていないと何が起きるのかを整理しましょう。

意味と「データ連携」「データ統合」との違い

システム連携とは、異なるシステムの間でデータや書類を自動で受け渡し、業務をひと続きで処理できるようにすることです。たとえば、ワークフローで承認された請求書のPDFを、保存用のシステムへ自動で登録する仕組みがこれに当たります。

 

似た言葉に「データ連携」と「データ統合」があります。使い分けは企業や製品によって幅がありますが、おおむね次のように整理できます。

 

用語	主な目的	例
システム連携	業務の流れを止めずに、次のシステムへ渡す	承認済みの請求書PDFを、保存システムへ自動登録する
データ連携	システム間でデータそのものを受け渡す	販売管理の売上データを、会計システムへ送る
データ統合	散らばったデータを集め、一元的に活用する	各部門のデータを集約し、経営ダッシュボードで見る

 

本記事では、このうち「業務の流れをつなぐ」ことに焦点を当てます。

システムがつながっていないと起きること

システムがつながっていないと、人がその間を埋めることになります。代表的なのは次のような負担です。

 

1. 同じ内容を複数のシステムに入力する二重入力と、転記ミス
2. 紙やファイルを確認・整理するためだけの出社
3. データが合わないときに、元の書類を探す調査の手間

 

味の素トレーディング様では、支払関連の処理のために、コロナ禍でも出社して対応することがありました（取材当時）。システムの間を人がつないでいると、働く場所まで縛られてしまいます。

システム連携の方式は、大きく6つに分けられます。どれか1つを選ぶというより、業務ごとに組み合わせて使うのが一般的です。

 

方式	しくみ	相手システムの改修	反映のタイミング	作る人の目安	向いている場面
API連携	公開された窓口（API）を通じて、システム同士が直接やり取りする	不要（API公開が前提）	ほぼ即時	開発者、連携ツール	クラウドサービス同士、すぐ反映したい業務
CSV＋監視フォルダ	出力したCSVを決まったフォルダに置くと、相手側が自動で取り込む	ほぼ不要	定期（まとめて処理）	情報システム部門、ベンダー	帳簿データなどの定期的な受け渡し
仮想プリンタ・PDF連携	「印刷」の操作で帳票をPDF化し、保存先へ送る	不要	操作のたび	ベンダーの設定	改修できない基幹システムから帳票を出したい
RPA（＋OCR）	ソフトのロボットが画面操作やファイル処理を代行する。紙や画像はOCR（文字読み取り）で読む	不要	定時の実行が中心	現場部門でも可	APIがなく、画面操作しか手段がない
連携アプリ・連携ツール	製品同士をつなぐ既製のアプリやツールを、設定で使う	不要	製品による	設定担当者	既存のクラウドサービス同士を開発なしでつなぎたい
データベース連携	双方が同じデータベースを参照・更新する	必要なことが多い	ほぼ即時	開発者	社内の密接なシステム同士

 

API連携は、反映が速く、作り込めば手作業がほとんど残りません。ただし、相手側がAPIを公開していることが前提です。APIの仕組みはWebAPI超入門で詳しく解説しています。

 

連携ツールには、クラウド上で多くのサービスをつなぐ連携基盤（iPaaS）も含まれます。設定で済む範囲が広い一方、つなぐサービスが対応しているかを確認する必要があります。

古い基幹システムでよく使われるのは、CSVや仮想プリンタ、RPAといった「出口」を使う方式です。システムの中には手を入れず、外に出てきたファイルや画面から先を自動化します。

6つの方式から自社に合うものを選ぶには、次の3つの問いを順番に確かめると絞り込みやすくなります。

 

 

つなぎたいシステムを改修できるか、ファイルで出せるか、誰が作り保守するか。この3つの問いで、候補となる方式が決まります。

つなぎたいシステムを改修できるか

最初に確かめるのは、相手のシステムにAPIがあるか、改修できるかです。APIがあれば、データの受け渡しをほぼ即時に自動化できます。

 

ブリヂストン化工品ジャパン様は、ワークフローシステムと保存システムをWebAPIで連携しました。その経験で得たAPIの技術を、自社開発した請求書発行システムとの連携にも応用しています（取材当時）。一度身につけた連携の技術は、次の連携に使い回せます。

帳票やデータをファイルで出せるか

改修できない場合は、システムから何を「出せるか」を確かめます。PDFやCSVを出せるなら、その出口から先を自動化できます。

 

味の素トレーディング様の基幹システムはグループ会社と共用で、個別に手を入れるには相当の手間とコストがかかりました。同社は基幹には触れず、担当者が出力したPDFを起点に、読み取り・登録・承認・保存を自動化しています（取材当時）。

 

ファイルも出せない場合は、画面操作をRPAで代行する方法が残ります。

誰が作り、誰が保守するか

方式を決める最後の問いは「誰が作り、誰が保守するか」です。ここを曖昧にしたまま作ると、担当者が異動したとたんに止まる仕組みになりかねません。

 

ユーザックシステム様では、SE経験のある経理担当者を含む経理チームが、情報システム部門の手を煩わせずに連携の仕組みを開発しました（取材当時）。現場で作るなら、現場が直せる道具を選ぶことが前提になります。

 

反対に、フォーバルテレコム様は、すべてを内製するのは負荷が高すぎると判断し、開発不要の連携アプリを選びました（取材当時）。作らない選択も、立派な方式選びです。

 

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監修者のコメント
連携は、作ることより「止まったときに誰が気づくか」の設計が大切です。夜間に動く仕組みほど、止まっても誰も気づかないことがあります。処理結果を担当者に通知する、件数を毎朝確かめるなど、気づく仕組みまで含めて設計しておきましょう。

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基幹システムを改修できないからといって、連携をあきらめる必要はありません。基幹はそのままにして、周辺の仕組みでつなぐ方法があります。

 

味の素トレーディング様は、AI-OCR、RPA、ワークフロー、保存の仕組みを組み合わせました。基幹システムには手を入れていません。担当者の作業は、支払依頼書をPDFで出力し、請求書とセットで指定フォルダに保存することだけになりました（取材当時）。

 

ただし、周辺でつなぐ方式には限界もあります。特にOCRで書類を読み取る場合は、書類の書式によって精度が変わります。

 

味の素トレーディング様では、支払依頼書が自社フォーマットだったため、AI-OCRで読取率100%を実現しました（検証で実証）。一方、ブリヂストン化工品ジャパン様は、FAXで届く注文書をAI-OCRで読み取り、自動登録する仕組みを構築しました。ただし現状は担当者の確認が必要だとしています（いずれも取材当時）。

 

書式を自社で決められる書類から自動化を始め、取引先から届く書類には人の確認を残す。このように線を引くと、精度の問題で業務が止まるのを防げます。

 

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監修者のコメント
RPAは、改修できないシステムをつなぐ「つなぎ役」として優れた道具です。ただし、画面の変更に弱いという性質があります。基幹システムの更新時期など、いずれAPIなどに置き換える時期を決めて使うと、保守の負担を抑えられます。

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ここからは、本記事で取り上げた4社の連携の構成を、課題・打ち手・結果の順に整理します。4社とも、NTTデータビジネスブレインズが提供する請求書クラウド「ClimberCloud（クライマークラウド）」を、既存のシステムと連携させて使っています。

 

ClimberCloudはWebAPIを公開しています。API連携のほか、仮想プリンタ経由やCSVの監視フォルダを使った連携、RPAやOCRとの組み合わせにも対応しています。連携のパターンはシステム連携の事例ページで紹介しています。

味の素トレーディング様：基幹は触らず、AI-OCR×RPAで支払申請をつなぐ

味の素トレーディング様は、味の素グループの中核商社です（従業員70名、取材当時）。

 

課題：
支払関連の処理のため、コロナ禍でも出社することがあり、経理部門のテレワーク強化が急務でした。電子帳簿保存法に対応する環境も新たに整える必要がありました。基幹システムはグループ会社と共用で、個別のカスタマイズには相当の手間とコストがかかります。

 

打ち手：
AI-OCR「DX-Suite」、RPA「WinActor」、kintone、ClimberCloudを組み合わせました。WinActorの夜間バッチで支払依頼書の伝票番号・日付・取引先・金額・通貨を読み取り、kintoneへ自動登録します。承認後のデータはClimberCloudへ連携・保存します。業務フローの可視化や社内規定の作成は、外部のコンサルタント（TOMAコンサルタンツグループ）が主導しました。社内は、新しい業務フローを定着させるための社内説明会に力を注いでいます。

 

 

 

担当者がPDFを指定フォルダに保存すると、読み取り・登録・承認・保存までが自動で流れます。基幹システムには手を入れていません。

 

結果：
2020年12月にプロジェクトを始め、2021年4月に本格運用に入りました。支払関連の帳票の出力とファイリング作業が不要になり、業務効率が大きく向上しています。同社はテレワークの観点で「大成功」と評価しています。

 

読者への示唆：
基幹を改修できなくても、出口のファイルを起点にすれば、申請から保存までをひと続きにできます。

 

詳しくは味の素トレーディング様の導入事例をご覧ください。

フォーバルテレコム様：既存ワークフローに、連携アプリで保存機能を足す

フォーバルテレコム様は、通信サービスや業務支援ソリューションを提供する企業です（従業員83名、2021年3月末時点）。

 

課題：
2020年夏に導入したワークフロー「コラボフロー」を、電子帳簿保存法にも対応させる必要が生じました。スケジュールに余裕がなく、すべて内製するのは負荷が高すぎると判断しました。

 

打ち手：

コラボスタイルとGMO AIコネクトが開発した連携アプリ「コラボフロー for ClimberCloud」を採用しました。Web管理画面の設定だけで連携でき、スクラッチ開発は不要です。コラボフローで承認された申請書の添付PDFは、ClimberCloudへ自動で登録されます。タイムスタンプの付与と、検索用項目のCSVの連携も同時に行われます。

 

結果：
2021年4月に本運用を始め、受領請求書の処理が電子化されました。経理スタッフは、毎日出社しないと業務が終わらなかった状態から、週2回程度の出社で対応できるようになっています（取材当時）。

 

読者への示唆：
既存のクラウドサービス同士をつなぐなら、まず開発不要の連携アプリがないかを探すと、期間も負担も抑えられます。

 

詳しくはフォーバルテレコム様の導入事例をご覧ください。

ユーザックシステム様：経理チームが自ら作った、ノータッチの受領・保存

ユーザックシステム様は、RPA『名人シリーズ』などを提供するITソリューション企業です（単体139名・グループ188名、2022年6月期）。

 

課題：
同社は、主要な仕入先から月次の請求データ（Excel）をメールで受け取っていました。これを自社のRPA『Autoメール名人』でCSVに変換し、販売管理システムへ連携していました。電子帳簿保存法への対応を精査したところ、このやり取りが「電子取引」に当たり、検索の要件を満たした保存が必要だとわかりました。

 

打ち手：
1カ月のトライアルで、検索の要件をプログラム開発なしで自由に設定できることを確かめ、2022年8月に導入を決めました。9月に開発を始め、11月に『Autoメール名人』『Autoジョブ名人』とClimberCloudを連携した自動化の仕組みを完成させています。

 

 

メールで受け取った請求データが、販売管理システムへの連携と、検索項目を付けた保存の両方に自動で流れます。

 

結果：
1カ月の試験運用を経て、2023年1月からノータッチで運用しています。メールの受領から検索要件の設定・保存までが自動化され、新たな業務負荷は生じていません。想定外の効果として、請求と支払のデータが合わないときに、仕入先名などから元データをすぐ検索できるようになりました。

 

読者への示唆：
現場で使い慣れた道具の延長で作れば、情報システム部門に頼らずに連携を作り、保守していくこともできます。

 

詳しくはユーザックシステム様の導入事例をご覧ください。

ブリヂストン化工品ジャパン様：API連携の経験を、請求業務の連携へ広げる

ブリヂストン化工品ジャパン様は、ブリヂストンの産業・建築資材の販売・施工を担う企業です（従業員758名）。

 

課題：
経費関連の申請・承認にはナルボ社の『ワークフローEX』を導入済みでした。紙で保存していた経費精算書類を電子保存へ移すにあたり、部署ごとに検索の項目が違うため、検索項目を自由に設定できることが求められました。

 

打ち手：
ナルボ社の推薦を受け、ワークフローEXとWebAPIで連携しました。2022年9月に導入を決め、2023年1月に本稼働しています。続けて、自社開発した請求書発行システムも、ワークフローEXとの連携で得たAPIの技術でClimberCloudとつなぎました。取引先への説明に時間をかけたうえで、2024年5月にWeb請求の仕組みを稼働させています。

 

結果：
経理・購買・リスク管理の各部門から、検索したい項目ですぐ探せるようになったという声が上がりました。Web請求では、取引先から「FAXで先に」「メールで先に」と頼まれることが一切なくなったといいます。一方、FAXの注文書をAI-OCRで自動登録する仕組みは、現状では担当者の確認が必要としています（取材当時）。

 

読者への示唆：
最初の連携で身につけた技術は、社外とのやり取りなど次の連携の土台になります。ただし、精度が足りない部分は人の確認を残す設計が現実的です。

 

詳しくはブリヂストン化工品ジャパン様の導入事例をご覧ください。

 

基幹システムを変えずに連携できるか、方式から相談したい方へ。ClimberCloudは、API・仮想プリンタ・CSV・RPAなど、今のシステムに合わせた連携の方法をご提案します。

 

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▶ 現行システムとの連携について見る
▶ ClimberCloudのサービス紹介資料をダウンロードする

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ここでは、システム連携を検討するときに出てきやすい疑問に、本記事の内容と事例をもとにお答えします。

システム連携とデータ連携の違いは何ですか？

データ連携は、システムの間でデータそのものを受け渡すことを指します。システム連携は、それを含めて業務の流れ全体をつなぐことを指して使われることが多い言葉です。厳密な区別はなく、企業や製品によって使い方に幅があります。

古い基幹システムでも連携できますか？

できる場合が多くあります。APIがなくても、PDFやCSVを出力できれば、その出口から先を自動化できます。ファイルも出せない場合は、RPAで画面操作を代行する方法があります。

情報システム部門がいなくても連携を作れますか？

方式によっては可能です。設定だけで使える連携アプリや、現場向けのRPAなら、業務部門が作ることもできます。ただし、止まったときに誰が気づき、誰が直すかは、作る前に決めておく必要があります。

システム連携図は、どう書けばよいですか？

左から右へ、業務の順番にシステムを並べ、受け渡すもの（PDF、CSV、データ）を矢印の上に書くと伝わりやすくなります。本記事の事例の図のように、人が手を動かす箇所を色分けすると、自動化された範囲がひと目でわかります。

RPAとAPIは、どちらを選べばよいですか？

相手のシステムにAPIがあるなら、変更に強いAPIが第一候補です。APIがなく、ファイルも出せない場合はRPAが現実的です。RPAを使う場合は、いずれ置き換える時期を決めておくと、保守の負担を抑えられます。

システム連携は、基幹システムを作り替えなくても実現できます。方式は、技術の新しさではなく「改修できるか」「ファイルで出せるか」「誰が作り、誰が保守するか」の3つの問いで選びます。

 

事例の4社は、それぞれ条件が違いました。改修できない基幹の外側でつないだ企業、連携アプリで開発せずにつないだ企業、現場が自ら作った企業、API連携の経験を社外とのやり取りに広げた企業です。

 

まずは、手作業でシステムの間を埋めている業務を一つ選び、どの問いに当てはまるかを確かめるところから始めてみてください。

 

今のシステムを活かしたまま、申請・請求・保存の流れをつなぎたい方へ。連携の方式から、大規模な利用や他社サービスからの移行まで、ご相談いただけます。

 

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▶システム連携の事例

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つないだデータを全社で集めて活用する段階に進むなら、データ連携のハブとなる姉妹サービスのノーコード・クラウドデータベース「Slopebase（スロープベース）」もあわせてご覧ください。

 

出典（本記事で紹介した導入事例）

味の素トレーディング株式会社様 kintoneとClimberCloudの連携事例
株式会社フォーバルテレコム 様 導入事例
導入事例／ユーザックシステム株式会社 様
導入事例／ブリヂストン化工品ジャパン株式会社 様

 

本記事の内容は執筆時点の情報に基づいています。法令・制度の取り扱いや製品の仕様・料金は変更される場合がありますので、最新情報は各公式情報をご確認ください。導入事例の内容は各社取材当時のものです。